招标档案管理制度

招标档案管理制度一、总则1.目的为加强公司招标档案管理，规范招标档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保招标档案的完整、准确、系统和有效，为公司各项工作提供可靠的参考依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有招标项目档案的管理，包括工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等各类招标活动所形成的文件资料。3.管理职责招标部门负责招标项目文件资料的收集、整理、初步分类和移交工作。确保招标过程中各类文件资料的真实、完整和及时提交。档案管理部门负责对招标档案进行统一接收、审核、整理、归档、保管和提供利用服务。指导和监督招标部门的档案整理工作，对不符合要求的档案提出整改意见。相关部门及人员在招标过程中涉及的其他部门和人员，应按照各自职责，做好相关文件资料的形成、积累和移交工作。二、档案收集1.收集范围招标前期文件：包括招标申请、项目审批文件、资金来源证明、招标代理委托合同等。招标文件：招标文件初稿、审核修改记录、招标文件最终版本及相关补充文件。投标文件：投标单位的投标函、商务部分、技术部分、价格部分等投标文件副本及开标一览表等。评标文件：评标办法、评标标准、评标报告、评标委员会成员签到表、评标过程记录等。定标文件：定标报告、中标通知书、定标过程会议纪要等。合同文件：中标合同文本、合同签订审批表、合同补充协议等。其他文件：招标过程中的往来函件、答疑纪要、开标记录、投标保证金缴纳及退还凭证、中标服务费发票及支付凭证等相关资料。2.收集要求招标部门应在招标活动结束后[X]个工作日内，将本部门负责收集的文件资料进行整理，并移交至档案管理部门。对于在招标过程中形成的电子文件，应同时移交相应的电子存储介质，并确保电子文件的格式正确、内容完整且与纸质文件一致。所有文件资料应确保真实、有效，签字盖章齐全，字迹清晰，不得擅自修改、涂抹或伪造。三、档案整理1.整理原则遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法招标档案按照项目类别进行一级分类，每个项目类别下再按照文件形成阶段进行二级分类，具体如下：工程建设项目前期文件招标文件投标文件评标文件定标文件合同文件其他文件货物采购项目前期文件招标文件投标文件评标文件定标文件合同文件其他文件服务采购项目前期文件招标文件投标文件评标文件定标文件合同文件其他文件3.整理步骤初步整理招标部门在移交文件资料前，应对其进行初步分类、排序和编号。编号应遵循唯一性原则，确保每个文件都有一个独立的编号。编号格式可采用"项目名称阶段代码顺序号"，例如："[工程名称]ZB001"。审核整理档案管理部门接收招标部门移交的文件资料后，对其进行审核。审核内容包括文件的完整性、准确性、规范性等。对于不符合要求的文件，应及时退回招标部门进行补充或整改。审核通过后，档案管理部门按照分类方法对文件进行进一步整理，剔除重复、无效的文件，对破损或褪色的文件进行修复或复制。装订编目将整理好的文件资料按照顺序进行装订，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。装订后，编制档案目录，目录应包含文件编号、文件题名、日期、页数等信息。同时，为每份档案编制卷内备考表，记录卷内文件的整理情况及其他需要说明的事项。四、档案归档1.归档流程档案管理部门在完成文件资料的整理后，填写《招标档案归档登记表》，详细记录档案的项目名称、类别、归档日期、档案数量等信息。将整理好并装订成册的档案按照类别和保管期限分别存入档案库房的相应位置。同时，在档案管理系统中录入档案的相关信息，建立电子档案目录，以便于查询和利用。2.保管期限招标档案的保管期限根据项目性质和重要程度分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：永久保管涉及公司重大决策、重要资产处置、长期经济合同等具有重要历史价值和法律依据的招标档案。长期保管一般工程建设项目、重要货物采购项目和服务采购项目的档案，保管期限为[X]年。短期保管一般性的货物采购项目和服务采购项目的档案，保管期限为[X]年。3.密级划分根据招标项目的内容和性质，对档案进行密级划分，分为绝密、机密、秘密和非密四级。密级档案应按照公司保密制度的相关规定进行保管和利用。五、档案保管1.库房管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。档案架应排列整齐，标识清晰，便于查找和存取档案。档案应按照类别、保管期限和密级分别存放，不得随意堆放。2.档案存储介质管理对于存储招标档案电子文件的存储介质，应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。存储介质应存放在安全、干燥、通风的环境中，避免受到损坏或丢失。同时，应建立电子档案存储介质的使用记录，记录存储介质的编号、存储内容、使用时间、归还时间等信息。3.档案清查档案管理部门应定期对招标档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，填写《档案清查登记表》，记录清查结果和处理情况。六、档案利用1.利用原则严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保档案信息的安全和保密。遵循档案利用的审批程序，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅或复制招标档案。在档案利用过程中，应爱护档案，不得对档案进行涂改、圈划、抽取、撤换、损坏等行为。2.利用方式查阅因工作需要查阅招标档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据审批情况，为查阅人提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。查阅档案应在档案管理部门指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出。借阅因特殊情况需要借阅招标档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。档案管理部门按照批准的借阅期限和范围提供档案，并在《档案借阅登记表》上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非规定用途。复制如需复制招标档案，复制人应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途、复制份数等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理部门指定专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并在《档案复制登记表》上记录复制人姓名、复制时间、复制内容、复制份数等信息。3.利用记录档案管理部门应建立健全档案利用记录制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。利用记录应包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、利用方式、利用内容、审批情况等信息。利用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果真实可靠。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括招标部门负责人、法务部门人员、财务部门人员等相关人员。鉴定小组负责对到期的招标档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定内容档案的保管期限是否已满。档案的现实利用价值和历史保存价值。档案的完整性和准确性。4.鉴定程序档案管理部门定期对到期的招标档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。将需鉴定的档案清单提交给档案鉴定小组，鉴定小组对档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，提出鉴定意见。对于确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组组长签字、公司分管领导批准后，方可进行销毁。5.销毁方式档案销毁应采用安全、环保的方式进行，可采用粉碎、焚烧等方式。销毁过程应有专人负责监督，确保档案信息彻底销毁。销毁后，在《档案销毁登记表》上记录销毁时间、销毁方式