财务印鉴使用管理制度

财务印鉴使用管理制度一、总则1.目的为加强公司财务印鉴的管理，规范印鉴使用流程，防范财务风险，确保公司资金安全和财务工作的正常运转，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及财务印鉴的管理与使用。3.定义本制度所称财务印鉴，是指公司在银行开户时预留的用于办理各类支付结算业务的财务专用章、法定代表人印章（或授权代理人印章）以及财务人员个人名章等。二、印鉴的保管1.印鉴保管原则财务印鉴应实行分开保管，确保印鉴使用的安全性和独立性。严禁将财务专用章、法定代表人印章及财务人员个人名章交由同一人保管。2.保管人员职责财务专用章保管人：负责保管财务专用章，严格按照本制度规定使用印鉴，不得擅自将印章交予他人使用。在使用印鉴时，应认真审核相关文件、凭证，确保手续完备、用途合规。定期检查财务专用章的保管情况，如发现印章损坏、遗失等异常情况，应及时报告并采取相应措施。法定代表人印章保管人：负责保管法定代表人印章（或授权代理人印章），按照公司授权范围和审批程序使用印章。妥善保管印章，防止印章被盗用、冒用或丢失。对印章使用情况进行详细登记，以备查阅。财务人员个人名章保管人：负责保管本人个人名章，在办理财务业务需要加盖个人名章时，应确保业务真实、合法，并在规定的范围内使用。不得随意将个人名章交予他人使用，如因特殊情况需要委托他人代盖，须经本人书面授权，并做好登记。3.保管要求财务印鉴应存放在安全可靠的保险柜中，保险柜钥匙由保管人员分别妥善保管，不得随意乱放或交予他人代管。保管人员临时离岗时，应将印鉴妥善保管，不得随意放置或交予他人代保管。如因事需要长时间离岗，应将印鉴移交指定的临时保管人员，并办理交接手续。严禁在空白支票、空白票据、空白合同等重要空白凭证上预先加盖财务印鉴。三、印鉴的使用1.使用范围财务印鉴主要用于办理公司各类款项的支付、资金结算、票据背书、财务报表盖章、税务申报等与财务相关的业务。2.使用流程申请：经办人填写《财务印鉴使用申请表》，详细注明用印事项、金额、支付对象等内容，并签字确认。申请表应附相关的文件、合同、发票等原始凭证，确保用印事项真实、合法、合规。审核：申请表提交至部门负责人进行审核，部门负责人应根据业务实际情况，对用印事项的真实性、必要性、合规性进行审查，并签署审核意见。审核通过后，申请表流转至财务负责人进行审批。审批：财务负责人对用印事项进行全面审核，重点关注资金来源、用途、支付方式等是否符合公司财务制度和相关规定。如审批通过，在申请表上签署审批意见，并注明支付方式、支付时间等要求。对于重大资金支出或涉及重要财务事项的用印申请，需经公司分管领导或总经理审批。用印：印鉴保管人员根据已审批的《财务印鉴使用申请表》，严格按照规定的用途、范围和程序使用印鉴。在加盖印鉴时，应确保印章清晰、端正，与申请表上的用印事项一致。同时，对每次印鉴使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印事项、金额、审批人、经办人等信息。3.特殊情况处理如遇紧急资金支付业务，无法及时按照正常流程进行申请、审批时，经公司分管领导或总经理口头同意后，可先办理支付业务，但事后必须及时补办相关审批手续，并在规定时间内完成印鉴使用登记。对于涉及银行账户变更、销户等重大事项需要使用财务印鉴时，除按照正常流程进行申请、审批外，还需提前与银行沟通协调，确保手续齐全、操作规范。四、印鉴的变更与挂失1.印鉴变更因公司名称变更、法定代表人变更、银行账户信息变更等原因需要变更财务印鉴时，由相关部门提出申请，并提交变更后的营业执照、法人身份证明、银行账户变更证明等文件。财务部门根据申请和相关文件，重新刻制财务印鉴，并办理印鉴预留银行手续。同时，对原印鉴进行封存保管，按照公司档案管理制度进行存档。印鉴变更后，应及时通知各相关部门和客户，确保公司财务工作的正常开展和对外业务的顺利进行。2.印鉴挂失如发现财务印鉴遗失、被盗用或冒用等情况，保管人员应立即向公司财务负责人报告，并及时采取挂失措施。挂失时，应向开户银行提交书面挂失申请，并提供相关证明材料。公司财务部门应配合银行进行挂失处理，按照银行要求办理相关手续。同时，对印鉴遗失或被盗用等情况进行调查，查明原因，追究相关人员责任。在完成挂失手续后，根据公司规定重新刻制印鉴，并办理印鉴预留银行手续。原挂失印鉴作废，不再使用。五、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对财务印鉴的保管和使用情况进行审计检查，重点审查印鉴保管是否符合规定、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门自查财务部门应定期对财务印鉴的保管和使用情况进行自查，确保印鉴管理工作严格按照本制度执行。自查内容包括印鉴保管情况、使用登记记录、审批手续等。对自查中发现的问题，应及时进行整改，消除风险隐患。3.违规处理对于违反本制度规定保管、使用财务印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，责令限期改正，