项目部工程资料文件归档管理办法330

项目部工程资料文件归档管理办法330一、总则1.目的为加强项目部工程资料文件的规范化管理，确保工程资料的完整性、准确性和系统性，为工程建设、竣工验收及后期维护提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于项目部承担的所有工程项目资料文件的归档管理工作。3.管理原则工程资料文件归档管理遵循真实性、完整性、准确性、及时性和规范性的原则。二、职责分工1.项目经理负责全面领导和监督项目部工程资料文件归档管理工作。协调解决资料归档管理工作中出现的重大问题。2.项目技术负责人组织制定工程资料文件归档管理计划和方案。指导和审核工程资料文件的编制、整理和归档工作。3.各部门负责人负责本部门工程资料文件的收集、整理和初步审核工作。确保本部门提供的资料符合归档要求，并按时移交至资料管理部门。4.资料管理人员负责工程资料文件的集中收集、分类整理、编目装订、存储保管和检索利用等工作。对归档资料的完整性、准确性和规范性进行检查和审核。建立工程资料文件管理台账，记录资料的收集、整理、移交、借阅等情况。三、资料分类与归档范围1.工程前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。工程招投标文件、合同协议等。2.施工技术文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程测量记录、图纸会审记录、设计变更通知等。施工日志、工程质量检验批验收记录、分项分部工程质量验收记录等。材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告等。3.工程质量控制文件工程质量事故报告及处理记录。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程质量检验报告、功能性试验报告等。4.工程安全与文明施工文件安全生产许可证、安全专项施工方案等。安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理记录等。文明施工方案、文明施工检查记录等。5.工程进度文件总进度计划、月进度计划、周进度计划等。进度计划执行情况报告、进度调整记录等。6.工程造价文件工程预算书、工程结算书、工程变更费用签证等。工程款支付申请表、工程款支付证书等。7.工程竣工验收文件单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等。工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水等专业图纸）。工程质量保修书、使用说明书等。8.其他文件与工程有关的会议纪要、来往信函、通知等。工程影像资料，如照片、录像等。四、资料收集与整理1.收集要求各部门应指定专人负责工程资料文件的收集工作，确保资料的及时、完整收集。收集的资料应真实、有效，具有可追溯性。对于外来文件，如设计变更通知、监理指令等，应及时签收、登记，并按要求传递给相关部门。2.整理要求资料管理人员应按照归档范围和分类标准，对收集到的资料进行分类整理。资料应统一采用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。对于图纸资料，应折叠成A4规格，并在右下角加盖竣工图章。资料应按照顺序编号，编制目录，便于查找和检索。五、资料编目与装订1.编目要求工程资料文件应编制卷内目录，目录内容包括序号、文件题名、日期、页次、备注等。卷内目录应排列在卷内文件首页之前。案卷封面应填写工程名称、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。案卷脊背应填写档号、案卷题名等内容。2.装订要求资料应采用线装或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。六、资料存储与保管1.存储方式工程资料文件应采用纸质档案和电子档案相结合的方式存储。纸质档案应分类存放于专用的档案柜中，档案柜应标识清晰，便于查找。电子档案应存储于专用的存储设备中，并进行备份，备份存储设备应异地存放。2.保管要求资料管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。档案存放地点应保持干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。档案保管期限应按照国家和地方有关规定执行，重要档案应长期保存。七、资料检索与利用1.检索方式建立工程资料文件检索系统，提供多种检索方式，如按工程名称、项目名称、文件题名、日期等进行检索。资料管理人员应定期维护检索系统，确保检索信息的准确性和及时性。2.利用要求因工作需要查阅工程资料文件的，应填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可借阅。借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得损坏、丢失、涂改或转借他人。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。归还资料时，资料管理人员应认真检查资料的完整性和完好性，如有问题，应及时与借阅人员沟通解决。八、资料归档流程1.资料形成部门整理各部门在工程建设过程中，应按照资料收集与整理要求，及时对本部门形成的资料进行整理，并移交至资料管理部门。2.资料管理部门审核资料管理部门收到各部门移交的资料后，应进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，应退回形成部门进行补充或修正。3.资料编目与装订审核通过的资料，资料管理部门应按照编目与装订要求进行编目和装订。4.资料存储与保管编目装订后的资料应及时存储于档案柜或电子存储设备中，并按照保管要求进行保管。5.资料归档备案在工程竣工验收前，资料管理部门应将整理好的工程资料文件进行归档备案，确保工程资料符合竣工验收要求。九、监督与考核1.监督检查项目部应定期对工程资料文件归档管理工作进行监督检查，及时发现和解决存在的问题。对于违反本办法规定的行为，应责令限期整改，并对相关责任人进行批评教育。2.考核评价建立工程资料文件归档管理工作考核评价机制，对各部门和资料管理人员的