招标投标档案管理暂行规定

招标投标档案管理暂行规定一、总则（一）目的为加强招标投标档案管理，规范招标投标活动中的文件资料收集、整理、归档和保管等工作，确保招标投标档案的完整性、准确性和系统性，维护招标投标活动的真实性和严肃性，特制定本暂行规定。（二）适用范围本规定适用于各类依法必须进行招标的工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等招标投标活动中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则招标投标档案由招标人或其委托的招标代理机构负责集中收集、整理和归档，实行统一管理，确保档案的完整性和规范性。2.真实有效原则档案内容必须真实反映招标投标活动的全过程，文件资料应来源可靠、内容准确、手续完备，不得伪造、篡改。3.分类科学原则按照招标投标活动的流程和文件资料的性质进行科学分类，便于档案的整理、查阅和保管。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）招标人职责1.建立健全招标投标档案管理制度，明确档案管理机构和人员职责。2.组织、指导和监督招标代理机构及其他参与招标投标活动的单位做好档案管理工作。3.负责收集、整理、归档本单位在招标投标活动中形成的文件资料，并对档案的真实性、完整性和准确性负责。4.按照规定向有关部门报送招标投标档案，并接受监督检查。（二）招标代理机构职责1.在招标人委托范围内，按照档案管理要求，负责收集、整理、归档招标投标活动中的文件资料。2.协助招标人做好档案管理工作，及时向招标人移交档案，并对档案整理的规范性和完整性负责。3.接受招标人及有关部门的监督检查，按照要求提供档案资料。（三）其他参与单位职责参与招标投标活动的投标人、评标专家、监督部门等单位，应按照各自职责，妥善保管在活动中形成的文件资料，并按照规定向招标人或相关部门提供。三、档案内容及分类（一）前期准备文件1.项目审批、核准或备案文件，包括可行性研究报告批复、项目立项批复等。2.招标代理委托合同，明确招标代理机构的职责、服务范围、费用等内容。（二）招标公告及相关文件1.招标公告，包括招标项目名称、内容、规模、资金来源、招标人及联系方式等信息，应在指定媒体发布。2.资格预审公告（如有），包含资格预审条件、标准和方法等内容。3.招标公告及资格预审公告发布的证明材料，如媒体发布截图等。（三）资格审查文件1.资格预审文件，包括资格预审申请书格式、申请人须知、资格审查标准和方法等。2.资格预审申请文件，由潜在投标人编制，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、财务状况、人员资质等相关证明材料。3.资格后审文件（如有），包含资格后审的条件、标准和方法等，以及投标人在投标文件中提供的资格证明文件。（四）招标文件1.招标文件，涵盖招标项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容。2.招标文件的澄清、修改文件，记录对招标文件的补充、修改内容及通知发布方式和时间。（五）投标文件1.投标函，投标人对投标报价、工期、质量等实质性内容的承诺。2.法定代表人身份证明或授权委托书，证明投标人代表的身份和权限。3.投标报价表，明确各项报价明细。4.技术规格偏离表，对比招标文件技术要求，说明投标文件的技术响应情况。5.商务条款偏离表，阐述投标文件对商务条款的响应差异。6.资格证明文件，如营业执照副本、资质证书、业绩证明、财务状况、人员资质等相关材料。7.其他投标文件内容，如技术方案、售后服务承诺等。（六）开标、评标文件1.开标记录，记录开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件密封情况等。2.评标委员会组成文件，包括评标专家名单及专家资格证明材料。3.评标报告，详细记录评标过程、评标结果，包括评标委员会对各投标人的评审意见、推荐中标候选人名单及理由等。4.评标过程中形成的其他文件，如投标人的澄清、说明材料，评标委员会的讨论记录等。（七）定标及中标文件1.定标决策文件，招标人关于确定中标人的决策过程记录。2.中标通知书，明确中标人名称、中标价格、工期等主要中标信息。3.中标人的投标文件副本，作为合同签订的参考依据。（八）合同文件1.合同文本，明确双方权利义务、项目内容、价格、工期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订过程中的往来函件、补充协议等，记录合同签订的协商过程和最终确定的合同内容。（九）其他文件1.招标投标活动中的会议纪要、工作联系单等，记录活动中的重要事项和沟通情况。2.投诉处理文件，包括投诉书、受理通知书、处理决定书等，涉及招标投标活动中的投诉及处理情况。3.其他与招标投标活动相关的文件资料。四、档案整理要求（一）整理流程1.收集：及时收集招标投标活动各环节产生的文件资料，确保无遗漏。2.分类：按照上述档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。3.编号：为每份文件资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号可采用年份+项目编号+类别编号+顺序号的方式。4.装订：对纸张规格不一致或破损的文件进行统一整理和修补，采用左侧装订方式，确保整齐、牢固。5.编目：编制档案目录，目录应包括文件编号、题名、日期、页号、备注等内容，确保目录与档案内容一一对应。（二）整理规范1.文字材料应字迹清晰、内容完整，如有修改应加盖公章或相关人员签字确认。2.图纸应折叠成A4幅面，图标栏露在外面，并加盖竣工图章。3.声像材料应图像清晰、声音清楚，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类整理。4.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可转移性，并按照档案管理要求进行命名和分类存储。五、档案归档要求（一）归档时间1.招标投标活动结束后，招标人或招标代理机构应在规定时间内完成档案整理工作，并及时归档。一般应在合同签订后[X]个工作日内完成归档。2.对于分阶段实施的项目，应在每个阶段结束后及时归档该阶段的文件资料。（二）归档方式1.纸质档案应按照分类顺序依次装入档案盒，在档案盒封面和脊背上注明项目名称、档案类别、起止日期等信息。2.电子档案应存储在移动存储设备或专用服务器上，并建立相应的文件夹结构，按照档案分类进行存储。同时，应制作电子档案目录，与纸质档案目录相对应，便于查找和管理。3.声像档案应刻录成光盘，并附上文字说明，与纸质档案一并归档。（三）归档手续1.档案整理人员应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理人员接收档案后，应对档案的完整性和规范性进行检查，如发现问题应及时与移交人员沟通并整改。六、档案保管与利用（一）保管要求1.设立专门的档案库房，确保库房安全，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案的损坏、丢失等问题。4.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（二）利用规定1.建立档案查阅制度，明确查阅档案的范围、审批程序和利用方式。2.内部查阅档案需填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外部单位查阅档案应持有单位介绍信或相关证明文件，经招标人或档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。查阅档案如需复制，应按照规定办理审批手续。4.查阅档案应做好记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。七、监督检查（一）监督主体1.招标人应加强对自身及招标代理机构档案管理工作的监督检查，确保档案管理工作规范有序。2.行业主管部门、招标投标监管部门等应定期对招标投标档案管理情况进行监督检查，发现问题及时责令整改。（二）检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况，包括档案管理机构设置、人员职责、档案整理流程、归档时间要求等。2.档案内容的完整性、准确性和规范性，检查档案是否涵盖招标投标活动的各个环节，文件资料是否真实有效、格式规范。3.档案保管条件和安全措施落实情况，查看档案库房是否符合要求，档案存储是否安全。4.档案利用情况，检查查阅制度的执行情况，查阅记录是否完整。（三）整改要求1.对于监督检查中发现的问题，招