某地产公司甲供材料设备管理制度

某地产公司甲供材料设备管理制度一、总则（一）目的为加强某地产公司（以下简称"公司"）甲供材料设备的管理，规范采购行为，确保工程质量和进度，控制成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司开发项目中甲供材料设备的采购、供应、验收、存储、发放及结算等全过程管理。（三）定义1.甲供材料设备：指由公司负责采购，供应至项目施工现场，用于工程建设的各类材料和设备。2.采购部门：负责甲供材料设备采购工作的部门。3.项目管理部门：负责对甲供材料设备的到货验收、存储、发放及现场使用等进行管理的部门。4.成本管理部门：负责甲供材料设备成本控制、结算审核等工作的部门。二、职责分工（一）采购部门职责1.根据项目需求计划，编制甲供材料设备采购计划，并组织实施采购工作。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.负责与供应商签订采购合同，明确采购数量、规格、价格、交货时间、质量标准等条款。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保按时、按质、按量供应材料设备。5.收集、整理采购相关资料，如采购申请、采购合同、发票、验收报告等，归档保存。（二）项目管理部门职责1.根据工程进度，提前向采购部门提交甲供材料设备需求计划。2.负责组织甲供材料设备的到货验收工作，对材料设备的数量、规格、质量等进行检验，填写验收报告。3.安排专人负责甲供材料设备的存储管理，建立库存台账，确保材料设备存储安全、完好。4.根据施工进度和实际需求，及时办理甲供材料设备的发放手续，监督材料设备的现场使用情况，防止浪费和挪用。5.配合采购部门处理甲供材料设备的退换货等事宜。（三）成本管理部门职责1.参与甲供材料设备采购计划的编制，提供成本控制建议。2.负责甲供材料设备采购预算的审核和控制，监控采购成本。3.参与采购合同的审核，对合同价格、付款方式等条款进行把关。4.负责甲供材料设备的结算审核工作，确保结算金额准确无误。5.定期对甲供材料设备成本进行分析，提出成本节约措施和建议。（四）工程设计部门职责1.在设计阶段，明确甲供材料设备的规格、型号、技术要求等，为采购工作提供准确的设计文件。2.根据工程变更情况，及时调整甲供材料设备的需求计划，并通知相关部门。（五）财务部门职责1.负责甲供材料设备采购款项的支付审核和账务处理。2.配合成本管理部门进行甲供材料设备的成本核算和分析。三、采购管理（一）采购计划编制1.项目管理部门应根据工程进度计划，提前[X]天向采购部门提交甲供材料设备需求计划，需求计划应明确材料设备的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购部门结合项目管理部门提交的需求计划、库存情况以及市场供应情况，编制甲供材料设备采购计划。采购计划应包括采购明细、预计采购时间、采购预算等内容。3.采购计划需经采购部门负责人审核，报公司分管领导审批后实施。如遇特殊情况需调整采购计划，应按原审批流程进行审批。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，通过招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。选择供应商时，应综合考虑其产品质量、价格、信誉、供货能力等因素。2.对拟合作的供应商进行调查评估，收集其营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料，填写供应商评估表。评估合格的供应商方可列入合格供应商名录。3.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商及时淘汰。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购数量、规格、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经成本管理部门、法务部门审核。成本管理部门重点审核合同价格及成本控制条款，法务部门重点审核合同的合法性、完整性等条款。审核通过后，报公司分管领导审批签字。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目管理部门、成本管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门及时掌握合同执行情况。（四）采购过程跟踪1.采购部门应建立采购进度跟踪机制，定期与供应商沟通，了解采购合同执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。2.如遇供应商无法按时交货、产品质量不符合要求等情况，采购部门应及时采取措施，如催促供应商加快交货进度、要求供应商更换产品等，并将相关情况及时通知项目管理部门和其他相关部门。3.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，遇重大问题应及时请示汇报。四、验收管理（一）验收准备1.项目管理部门在甲供材料设备到货前，应提前做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.验收小组应由项目管理部门、施工单位、监理单位等相关人员组成，明确各成员的职责分工。3.验收方案应明确验收依据、验收标准、验收流程、验收内容等，确保验收工作的规范化和标准化。（二）到货验收1.甲供材料设备到货后，供应商应提前通知采购部门和项目管理部门。项目管理部门组织验收小组按照验收方案进行验收。2.验收内容包括材料设备的数量、规格、型号、外观质量、产品合格证、质量检验报告等。验收小组应严格按照验收标准进行检验，对验收结果进行详细记录，并填写验收报告。3.如发现材料设备数量短缺、规格不符、质量不合格等问题，验收小组应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。整改或退换货完成后，重新进行验收。（三）验收结果处理1.验收合格的甲供材料设备，验收小组应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。项目管理部门应及时将验收结果通知采购部门和财务部门。2.验收不合格的甲供材料设备，验收小组应出具不合格报告，明确不合格原因和处理意见。采购部门负责与供应商协商处理，要求供应商承担相应的责任。3.对于因验收不合格导致的工程延误、成本增加等损失，公司将根据合同约定追究供应商的责任。五、存储管理（一）存储场地规划1.项目管理部门应根据工程实际情况，合理规划甲供材料设备的存储场地，确保存储场地安全、干燥、通风良好。2.存储场地应划分不同的区域，分别存放不同类型的材料设备，并设置明显的标识牌，标明材料设备的名称、规格、型号、批次等信息。（二）库存台账建立1.项目管理部门应安排专人负责甲供材料设备的库存管理，建立库存台账。库存台账应详细记录材料设备的出入库时间、数量、规格、型号、领用部门等信息。2.库存管理人员应定期对库存进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。（三）存储保管措施1.对于易受潮、易腐蚀、易损坏的材料设备，应采取相应的防护措施，如防潮、防锈、防震等。2.对易燃易爆等危险物品，应按照相关安全规定进行存储和管理，确保存储安全。3.定期对存储的材料设备进行检查和维护，及时清理过期、损坏的材料设备，确保材料设备的质量和性能。六、发放管理（一）发放申请1.施工单位根据工程进度和实际需求，填写甲供材料设备发放申请表，注明材料设备的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给项目管理部门。2.项目管理部门审核发放申请表，确认申请信息准确无误后，签字批准。（二）发放流程1.库存管理人员根据项目管理部门批准的发放申请表，办理甲供材料设备的发放手续。发放时，应核对材料设备的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放准确无误。2.发放完成后，库存管理人员应在库存台账上记录发放情况，并更新库存数量。同时，将发放凭证交施工单位签字确认。（三）发放监督1.项目管理部门应定期对甲供材料设备的发放情况进行检查，监督施工单位是否按照规定使用材料设备，防止浪费和挪用。2.如发现施工单位存在浪费或挪用甲供材料设备的行为，项目管理部门应及时制止，并要求施工单位限期整改。情节严重的，公司将按照合同约定追究施工单位的责任。七、结算管理（一）结算申请1.采购合同执行完毕后，采购部门应及时收集整理采购相关资料，包括采购合同、发票、验收报告、出入库凭证等，并填写甲供材料设备结算申请表，提交给成本管理部门。2.结算申请表应详细注明采购项目名称、合同编号、采购金额、已付款金额、应结算金额等信息。（二）结算审核1.成本管理部门收到结算申请表及相关资料后，对采购合同执行情况、发票真实性、验收结果、结算金额等进行审核。2.审核过程中，如发现问题，成本管理部门应及时与采购部门、项目管理部门等相关部门沟通核实，并要求提供补充资料或做出解释。3.成本管理部门审核完成后，出具结算审核报告，明确结算金额及审核意见。结算审核报告需经成本管理部门负责人签字确认。（三）结算支付1.财务部门根据成本管理部门出具的结算审核报告，办理甲供材料设备的结算支付手续。支付时，应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付。2.财务部门在支付结算款项前，应核对发票信息、合同条款等，确保支付金额准确无误。支付完成后，及时进行账务处理。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对甲供材料设备管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、验收管理情况、存储管理情况、发放管理情况、结算管理情况等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立甲供材料设备管理考核评价机制，对采