存货管理制度

存货管理制度一、总则1.目的本制度旨在加强公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、领用、盘点等环节的操作流程，确保存货的安全完整，提高存货运营效率，降低存货成本，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及存货管理的部门和人员，包括采购部门、仓库管理部门、生产部门、销售部门以及财务部门等。3.存货定义本制度所称存货，是指公司在日常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，主要包括原材料、在产品、产成品、半成品、周转材料等。二、职责分工1.采购部门负责根据生产计划和销售订单，编制合理的存货采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购订单的执行情况。负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的各种问题，如交货延迟、质量不符等，并及时反馈给相关部门。负责收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。2.仓库管理部门负责存货的验收入库、存储保管、发出领用等工作，确保存货的数量准确、质量完好。负责仓库的日常管理，包括仓库的安全、卫生、防火、防盗等工作，定期对仓库进行盘点，保证账实相符。负责根据库存情况，及时向采购部门反馈缺货信息，协助采购部门进行采购决策。负责对库存存货进行分类存放、标识管理，建立存货台账，详细记录存货的出入库情况。3.生产部门负责根据销售订单和生产计划，合理安排生产任务，制定物料需求计划，并及时提交给采购部门和仓库管理部门。负责生产过程中存货的领用、消耗控制，提高生产效率，降低生产成本。负责对生产过程中的在产品进行管理，定期盘点在产品数量，确保在产品的安全完整。4.销售部门负责根据市场需求和销售预测，制定销售计划，并及时反馈给生产部门和仓库管理部门。负责销售订单的接收、审核和下达，跟踪销售订单的执行情况，及时处理客户反馈的问题。负责组织产成品的发货工作，确保发货的准确性和及时性。5.财务部门负责制定存货核算方法，准确记录存货的采购成本、生产成本、销售成本等，定期进行存货的账务处理和财务报表编制。负责对存货采购、存储、领用等环节的资金进行监控和管理，确保资金的合理使用。参与存货盘点工作，对盘点结果进行审核和分析，及时发现存货管理中存在的问题，并提出改进建议。三、存货采购管理1.采购计划编制采购部门应根据生产计划、销售订单以及库存状况，定期编制存货采购计划。采购计划应明确采购的存货品种、数量、规格、预计到货时间等信息。在编制采购计划时，采购部门应充分考虑市场供应情况、价格波动因素、交货周期等，确保采购计划的合理性和可行性。采购计划编制完成后，应提交给相关部门进行审核，审核通过后报公司领导审批。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估和选择机制，通过实地考察、资质审核、样品检验、市场调研等方式，对供应商的信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。根据评估结果，选择合格的供应商，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如减少采购量、暂停合作、更换供应商等。3.采购订单下达采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应详细注明所采购存货的品种、数量、规格、价格、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。在下达采购订单后，采购部门应及时跟踪订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有交货延迟、质量不符等问题，应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如催促交货、拒收货物、要求赔偿等。4.采购验收仓库管理部门负责对采购的存货进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对存货的数量、规格、质量、外观等进行仔细检查。对于验收合格的存货，仓库管理部门应及时办理入库手续，并在存货台账上记录入库日期、品种、数量、规格等信息。对于验收不合格的存货，仓库管理部门应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。采购部门应负责收集、整理采购发票等相关凭证，并及时提交给财务部门进行账务处理。财务部门应根据采购发票和入库单等凭证，核对采购成本，确保采购成本的准确性。四、存货存储管理1.仓库规划与布局仓库管理部门应根据存货的特点和类别，对仓库进行合理规划和布局。仓库应划分为不同的区域，如原材料区、在产品区、产成品区、周转材料区等，并设置明显的标识牌。各类存货应按照规定的区域进行存放，不得随意混放。同时，应根据存货的出入库频率和存储条件，合理安排存货的存放位置，便于存货的收发和管理。2.存货入库管理存货到达仓库后，仓库管理人员应首先核对送货单与采购订单的一致性，确认无误后，方可进行验收。验收人员应按照验收标准对存货进行验收，验收合格后，在送货单上签字确认，并办理入库手续。入库手续应包括填写入库单、登记存货台账等环节。入库单应详细注明存货的品种、数量、规格、入库日期、供应商名称等信息，并由仓库管理人员、验收人员、送货人员等签字确认。入库单应一式多联，分别传递给财务部门、采购部门等相关部门。3.存货存储保管仓库管理人员应定期对存货进行检查和盘点，确保存货的数量准确、质量完好。如发现存货有损坏、变质、短缺等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保存货的存储安全。对于易受潮、易变质、易燃、易爆等特殊存货，应采取相应的特殊存储措施，如密封保存、冷藏保存、隔离存放等。仓库管理人员应建立存货保管档案，详细记录存货的入库时间、存储位置、保管状况、出入库情况等信息。存货保管档案应妥善保存，以备查阅。4.存货出库管理各部门领用存货时，应填写领料单，并经相关负责人审批后，方可到仓库领取存货。领料单应详细注明领用存货的品种、数量、规格、用途等信息。仓库管理人员应根据领料单的内容，对存货进行发放。发放时，应核对领料单与存货台账的一致性，确保发放的存货数量准确、规格相符。存货发放后，仓库管理人员应及时在存货台账上记录出库日期、领用部门、领用数量等信息，并更新存货库存余额。同时，应将领料单传递给财务部门，作为成本核算的依据。五、存货领用管理1.领用申请各部门因生产经营需要领用存货时，应填写领用申请单，注明领用存货的品种、数量、规格、用途、预计使用时间等信息，并提交给本部门负责人审批。领用申请单应根据实际需求填写，不得虚报、多报。如有特殊情况需要超额领用存货，应说明原因，并提交额外的审批。2.审批流程部门负责人应对领用申请单进行审核，审核内容包括领用的必要性、合理性、数量准确性等。审核通过后，签字批准领用申请单。对于金额较大或涉及重要生产经营活动的领用申请，还需报公司领导审批。公司领导应根据公司的生产经营计划、财务状况等因素，对领用申请进行综合评估，做出审批决策。3.领用发放仓库管理部门根据审批后的领用申请单，对存货进行发放。发放时，应核对领用申请单与存货台账的一致性，确保发放的存货数量准确、规格相符。仓库管理人员应在领用申请单上签字确认发放情况，并将领用申请单存档。同时，应及时更新存货台账，记录存货的出库信息。4.领用记录与跟踪各部门应建立存货领用记录台账，详细记录领用存货的品种、数量、规格、用途、领用时间、使用情况等信息。存货领用记录台账应定期与仓库管理部门的存货台账进行核对，确保账账相符。各部门应加强对领用存货的管理，合理使用存货，避免浪费和闲置。对于已领用但未使用完的存货，应及时办理退库手续，交回仓库管理部门。仓库管理部门应定期对各部门的存货领用情况进行统计和分析，及时发现存货领用过程中存在的问题，并提出改进建议。六、存货盘点管理1.盘点计划制定财务部门应会同仓库管理部门、生产部门等相关部门，定期制定存货盘点计划。盘点计划应明确盘点的范围、时间、人员分工、盘点方法等内容。盘点范围应涵盖公司内所有的存货，包括原材料、在产品、产成品、半成品、周转材料等。盘点时间应根据公司的生产经营特点和实际情况确定，一般可分为月度盘点、季度盘点、年度盘点等。盘点人员应包括仓库管理人员、财务人员、生产人员等，明确各人员的职责分工，确保盘点工作的顺利进行。盘点方法可采用实地盘点法、抽盘法等。2.盘点实施在盘点前，仓库管理人员应将存货进行整理和分类，做好盘点前的准备工作。同时，应将存货台账与实物进行核对，确保账账相符。盘点人员应按照盘点计划的要求，对存货进行逐一盘点。盘点过程中，应认真记录存货的实际数量、规格、质量等信息，并与存货台账进行核对。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并记录差异情况。对于盘点过程中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时填写盘点差异报告表，详细说明差异的原因、金额、处理建议等内容，并提交给相关部门进行审批。3.盘点结果处理相关部门应根据盘点差异报告表，对盘点结果进行审批。审批通过后，财务部门应根据审批结果进行账务处理，调整存货账面价值，确保账实相符。对于盘盈的存货，应按照同类或类似存货的市场价格入账，并计入当期损益。对于盘亏、毁损的存货，应根据不同的原因进行处理，如属于责任人赔偿的部分，应计入其他应收款；属于管理不善等原因造成的损失，应计入管理费用；属于自然灾害等不可抗力因素造成的损失，应计入营业外支出等。仓库管理部门应根据盘点结果，对存货管理中存在的问题进行分析和总结，制定改进措施，加强存货管理，防止类似问题再次发生。七、存货核算与财务处理1.存货核算方法财务部门应根据公司的实际情况，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。存货核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司领导批准，并在财务报表附注中予以说明。财务部门应按照选定的存货核算方法，对存货的采购成本、生产成本、销售成本等进行准确核算。采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。生产成本包括直接材料、直接人工、制造费用等。销售成本应根据销售数量和单位成本进行计算。2.账务处理财务部门应根据采购发票、入库单、领料单、销售发票等相关凭证，及时进行存货的账务处理。采购存货时，应借记"原材料"等存货科目，贷记"应付账款"等科目；领用存货时，应借记"生产成本"、"制造费用"、"管理费用"等科目，贷记"原材料"等存货科目；销售存货时，应借记"主营业务成本"科目，贷记"库存商品"等存货科目。财务部门应定期对存货的账务进行核对和结账，确保账务处理的准确性和及时性。同时，应编制存货报表，如存货明细表、存货周转率分析表等，为公司管理层提供决策支持。3.财务分析与监控财务部门应定期对存货的财务状况进行分析，如存货周转率、存货占总资产的比例、存货结构等。通过财务分析，及时发现存货管理中存在的