疾病预防控制档案管理办法范本

疾病预防控制档案管理办法范本一、总则1.目的为加强疾病预防控制档案的科学管理，提高档案利用效率，有效保护和利用档案资源，为疾病预防控制工作提供有力支持，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于疾病预防控制机构（以下简称"疾控机构"）在疾病预防、控制、监测、科研、培训等工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案管理。3.管理原则遵循统一领导、分级管理、分类科学、完整准确、安全保密、方便利用的原则，确保档案管理工作规范化、标准化、信息化。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度、工作流程和标准规范，并组织实施。集中统一管理疾控机构各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作进行全面管理。指导和监督各部门档案管理工作，开展档案业务培训和考核。负责档案信息化建设，推动档案数字化管理，建立和维护档案信息管理系统。定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进工作方法和提高管理水平。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。按照档案管理要求，及时将本部门形成的档案材料进行分类整理，编制目录清单，并定期移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案整理、编研、利用等工作，提供相关业务信息和资料。对本部门档案的保管和安全负责，发现问题及时报告档案管理部门。三、档案的收集与整理1.收集范围疾病预防控制工作中形成的各类文件、报告、记录、报表、数据、图表、照片、录像、音频等资料。疾病监测、疫情报告、防控措施落实、实验室检测、科研项目、培训活动、应急处置等工作产生的相关材料。设备采购、物资管理、财务管理、人事管理等行政管理工作形成的文件和资料。对外交流合作、会议活动、宣传报道等工作中产生的有保存价值的资料。其他与疾病预防控制工作相关的具有保存意义的档案材料。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和特点，及时收集本部门工作中产生的各类档案资料，确保档案收集的完整性和及时性。档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合耐久性要求。对于电子文件，应确保其原始性、真实性和完整性，按照电子档案管理相关规定进行收集和存储。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类标准应统一、规范，确保档案分类科学合理，便于检索和查询。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、疾病预防控制业务类、科研项目类、教育培训类、财务管理类、人事管理类等类别。编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。编目：对每一份档案编制目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应打印或书写清晰，一式多份，分别用于档案管理部门留存、提供利用和移交等。装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理和装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管1.保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫防鼠设备、温湿度监测设备等，确保档案保管条件符合要求。对档案密集架、档案柜等设备进行定期检查和维护，确保其正常使用。3.档案存放按照档案分类编号顺序，将档案整齐存放于档案密集架或档案柜中，标识清晰，便于查找。对不同保管期限的档案进行分区存放，便于管理和鉴定。建立档案存放位置索引，记录每类档案的存放位置，方便快速查阅。4.档案安全管理建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，配备监控设备，防止档案丢失、损坏和泄密。定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。对档案的借阅、利用等情况进行严格登记，确保档案使用过程的安全。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据档案的保存价值和现实利用需求，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和审查。3.鉴定内容审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有保存价值。参考国家有关档案保管期限的规定，结合疾控机构的实际情况，确定档案的保管期限。对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。销毁清册经档案管理部门负责人审核，报疾控机构分管领导批准后实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁清册上签字确认。销毁后的档案应在销毁清册上注明"已销毁"字样，并将销毁清册永久保存。六、档案的统计与编研1.统计工作建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。档案管理人员应定期对档案统计数据进行汇总分析，及时掌握档案管理工作动态，为档案管理决策提供依据。按照规定向上级主管部门和相关部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确性和及时性。2.编研工作根据疾控机构工作需要和档案资源状况，开展档案编研工作，编写档案参考资料、专题汇编、大事记等。档案编研成果应具有实用性、针对性和系统性，能够为疾病预防控制工作提供有益的参考和借鉴。编研工作应注重保护档案原件的完整性和真实性，在确保档案安全的前提下，合理开发利用档案资源。七、档案的利用1.利用原则遵循方便利用、服务为本的原则，积极为疾控机构内部各部门和社会有关方面提供档案利用服务。在档案利用过程中，应严格遵守国家有关法律法规和档案管理规定，确保档案信息的安全保密。2.利用方式查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记。借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。3.利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案内容、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保存，便于查询和统计分析。八、电子档案管理1.电子档案收集在电子文件形成过程中，应同步进行收集，确保电子文件的原始性、真实性和完整性。对电子文件的元数据、背景信息等进行收集和整理，与电子文件一并保存。2.电子档案整理按照电子档案分类方案，对电子档案进行分类整理，确定其保管期限和密级。对电子档案进行编号、著录，建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。3.电子档案存储采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行集中存储。存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。建立电子档案存储环境监测系统，确保存储环境符合要求，保障电子档案的安全。4.电子档案利用提供电子档案在线查阅、借阅、复制等利用服务，方便利用者获取档案信息。在电子档案利