某公司员工差旅费的报销规定

某公司员工差旅费的报销规定一、总则1.目的为了加强公司差旅费的管理，规范差旅费报销行为，保证出差人员工作需要，同时节约费用开支，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工因公务需要出差所发生的差旅费报销。3.基本原则差旅费必须用于与公司业务相关的出差活动，严格执行审批制度。遵循勤俭节约、务实高效的原则，合理控制差旅费支出。确保报销凭证真实、合法、有效，严禁虚报、冒领差旅费。二、出差审批1.出差申请员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、预计费用等信息。2.审批流程《出差申请表》需经部门负责人审核，确认出差必要性和合理性。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，交财务部门备案。未经审批的出差费用，财务部门不予报销。三、差旅费报销标准1.交通费用飞机票因工作需要乘坐飞机的，须经公司领导批准。飞机票应按照经济舱标准购买，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前说明并经领导审批同意。乘坐飞机可报销往返机场的市内交通费（如机场大巴、地铁等），凭有效票据实报实销。火车（高铁、动车）票乘坐火车（高铁、动车）应优先选择二等座，因特殊情况需乘坐一等座或商务座的，需经领导批准。乘坐火车（高铁、动车）超过8小时（含8小时）的，可报销软卧车票；连续乘坐火车（高铁、动车）超过12小时（含12小时）的，可报销卧铺车票。长途汽车票乘坐长途汽车的，凭有效票据实报实销。市内交通费出差期间市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天标准为[X]元。市内交通费应凭正规发票报销，发票上需注明日期、起止地点等信息。乘坐出租车的，需在发票背面注明事由。若因特殊情况需乘坐出租车且无发票的，需在出差结束后及时填写《出租车费用报销说明》，经部门负责人和分管领导签字确认后，可按照市内交通费标准报销相应金额。2.住宿费用住宿标准根据出差地区的不同分为三类：一类地区：[列举一类地区城市名称]，住宿费标准为每人每天[X]元。二类地区：[列举二类地区城市名称]，住宿费标准为每人每天[X]元。三类地区：[列举三类地区城市名称]，住宿费标准为每人每天[X]元。同性两人一同出差的，应安排合住标准间，按上述标准报销住宿费。如有特殊情况需单独住宿的，需提前说明并经领导批准，住宿费标准可按上述标准的150%报销。住宿费用应凭正规发票报销，发票上需注明住宿日期、住宿地点、住宿人数等信息。3.餐饮补贴出差期间餐饮补贴按出差自然（日历）天数计算，每人每天标准为[X]元。餐饮补贴已包含出差期间的正常餐饮费用，不再另行报销餐饮发票。但因业务需要发生的招待费，需单独填写《招待费报销申请表》，按公司招待费规定报销。4.其他费用因出差发生的订票费、保险费、行李托运费等，凭有效票据实报实销。出差期间因工作需要发生的邮寄费、快递费等，凭有效票据实报实销。四、差旅费报销流程1.报销准备出差结束后，出差人员应及时整理出差期间的所有费用报销凭证，包括但不限于交通票据、住宿发票、餐饮发票、其他费用发票等，并确保凭证真实、合法、有效。2.填写报销单出差人员需填写《差旅费报销单》，将整理好的报销凭证粘贴在报销单后面，并按照报销单上的要求填写详细信息，包括出差日期、出差事由、目的地、各项费用金额等。3.部门审核部门负责人对《差旅费报销单》及附件进行审核，确认出差事由真实性、费用合理性及报销凭证完整性。审核通过后，在报销单上签字。4.财务审核财务部门对报销凭证和报销单进行审核，重点审核票据真实性、合法性、报销标准合规性等。对不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求出差人员补充或更正。审核通过后，财务人员在报销单上签字。5.领导审批分管领导对审核后的《差旅费报销单》进行审批，审批通过后签字确认。6.报销支付经领导审批后的报销单交财务部门办理报销支付手续。财务部门根据公司资金情况，通过银行转账等方式将报销款项支付给出差人员。五、特殊情况处理1.临时出差因工作临时需要出差的，出差人员应在出差前电话向部门负责人和分管领导汇报出差情况，并在出差结束后及时补办出差申请和审批手续。2.多人出差多人一同出差的，可由一人统一填写《差旅费报销单》，但需注明其他出差人员姓名，并附上其他出差人员的费用明细清单。3.出差期间因私绕道原则上不允许出差期间因私绕道。如因特殊情况确需绕道的，绕道期间的交通、住宿等费用自理，且绕道期间不享受餐饮补贴。同时，需提前向部门负责人和分管领导说明绕道原因及预计时间，并经批准。4.其他特殊情况对于其他未在本规定中明确的特殊情况，由出差人员提出书面申请，经部门负责人、分管领导和财务部门共同研究后，报公司领导审批确定处理办法。六、报销时间规定1.出差人员应在出差结束后[X]个工作日内办理差旅费报销手续。逾期未办理的，需书面说明原因并经部门负责人批准，否则财务部门有权拒绝受理。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核和支付工作。如遇特殊情况需要延长审核时间的，财务部门应及时向出差人员说明原因。七、监督与处罚1.公司财务部门负责对差旅费报销情况进行定期检查和不定期抽查，发现问题及时进行纠正。2.对于虚报、冒领差旅费的行为，一经查实，公司将追回虚报冒领的费用，并视情节轻重给予相应的处罚：情节较轻的，给予警告处分，并处以虚报冒领金额[X]倍的罚款。情节严重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分，并处以虚报冒领金额[X]倍以上[X]倍以下的罚款。构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。八、附则1.本规定自发布之日起