某公司煤炭采购销售管理制度

某公司煤炭采购销售管理制度一、总则1.目的为加强公司煤炭采购与销售管理，规范采购与销售行为，降低采购成本，提高销售效益，保障公司煤炭业务的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司煤炭采购、销售业务的全过程管理，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、煤炭质量检验、销售合同签订与履行、货款结算等环节。3.基本原则合法性原则：煤炭采购与销售活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。效益性原则：在保证煤炭质量的前提下，努力降低采购成本，提高销售利润，实现公司经济效益最大化。规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行采购与销售操作，确保业务活动的规范化、标准化。风险防范原则：对采购与销售过程中的各类风险进行识别、评估和控制，防范经营风险。二、采购管理1.采购计划采购部门应根据公司煤炭需求预测、生产计划、库存状况等因素，定期编制年度、季度、月度采购计划。采购计划应明确煤炭的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并报相关领导审批后执行。在执行过程中，如因生产计划调整、市场变化等原因需要变更采购计划，应及时办理变更手续，并通知相关部门。2.供应商选择与管理建立供应商准入制度，对拟合作的供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、煤炭经营许可证、质量检验报告等相关证件的审核。采购部门应通过实地考察、市场调研、同行推荐等方式，对供应商的生产能力、产品质量、信誉状况、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商建立合作关系。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括煤炭质量标准、价格条款、交货方式、交货期、验收方法、付款方式等内容。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作策略。考核指标包括煤炭质量、交货期、价格、售后服务等方面。3.采购合同签订与执行采购部门根据采购计划与选定的供应商签订采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和完整性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、质量检验部门、财务部门等，以便各部门协同执行。采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息，确保煤炭按时、按质、按量到货。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，并向相关领导汇报。对于采购合同的变更或解除，必须按照法律法规规定及合同约定的程序办理相关手续，并及时通知相关部门。4.煤炭质量检验质量检验部门应按照国家相关标准和公司要求，对采购的煤炭进行严格的质量检验。检验内容包括煤炭的发热量、灰分、挥发分、硫分、水分等指标。煤炭到货前，质量检验部门应提前做好检验准备工作，确保检验设备、试剂等符合要求。煤炭到货后，应及时进行抽样检验，出具检验报告。如发现煤炭质量不符合合同要求，质量检验部门应立即通知采购部门，并按照合同约定处理。采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、降价等措施，直至达到质量要求。建立煤炭质量检验档案，记录每次检验的结果和相关信息，为质量追溯和供应商管理提供依据。三、销售管理1.市场调研与销售计划销售部门应定期开展煤炭市场调研，了解市场需求、价格走势、竞争对手情况等信息，为制定销售策略提供依据。根据市场调研结果和公司生产能力、库存状况等因素，制定年度、季度、月度销售计划。销售计划应明确煤炭的品种、规格、销售数量、销售价格、目标客户等内容，并报相关领导审批后执行。在执行过程中，如因市场变化、客户需求调整等原因需要变更销售计划，应及时办理变更手续，并通知相关部门。2.客户开发与管理销售部门应积极开拓市场，开发新客户。通过多种渠道收集客户信息，建立客户档案，对客户的基本情况、购买能力、信用状况等进行详细记录。对潜在客户进行跟踪和拜访，了解客户需求，提供优质的产品和服务，建立良好的合作关系。加强对现有客户的管理，定期回访客户，了解客户满意度，及时解决客户提出的问题和投诉。根据客户需求和反馈，调整销售策略和服务措施，提高客户忠诚度。3.销售合同签订与履行销售部门根据销售计划与客户签订销售合同。销售合同应明确煤炭的品种、规格、数量、价格、交货方式、交货期、付款方式等内容，确保合同的合法性、有效性和完整性。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、质量检验部门、发货部门、财务部门等，以便各部门协同履行。发货部门应按照销售合同约定的交货期和交货方式，及时组织煤炭发运。在发运前，应对煤炭进行质量复查，确保煤炭质量符合合同要求。发运过程中，应做好运输安全保障工作，确保煤炭安全、及时送达客户。销售部门应跟踪销售合同的履行情况，及时掌握客户的收货情况和付款情况。如发现问题，应及时与客户沟通协商解决，并向相关领导汇报。对于销售合同的变更或解除，必须按照法律法规规定及合同约定的程序办理相关手续，并及时通知相关部门。4.货款结算财务部门应按照销售合同约定的付款方式和期限，及时与客户办理货款结算手续。对逾期未付款的客户，应及时催收，并按照合同约定收取逾期利息。销售部门应协助财务部门做好货款结算工作，提供客户付款情况等相关信息。如发现客户存在付款风险，应及时通知财务部门，并采取相应的防范措施。建立货款结算台账，记录每笔销售业务的货款结算情况，定期与客户核对账目，确保账目清晰、准确。四、价格管理1.采购价格管理采购部门应密切关注煤炭市场价格动态，收集市场价格信息，定期分析价格走势。在采购谈判过程中，采购人员应根据市场价格情况、供应商成本状况、公司采购需求等因素，与供应商进行充分沟通和协商，争取合理的采购价格。建立采购价格审核机制，对采购合同价格进行审核。审核内容包括价格的合理性、与市场价格的比较、成本分析等。如发现价格异常，应及时进行调查和调整。根据市场价格变化和公司采购策略调整，适时对采购价格进行调整。调整采购价格时，应与供应商重新协商，并签订补充协议。2.销售价格管理销售部门应根据市场需求、价格走势、竞争对手价格等因素，制定合理的销售价格策略。销售价格应具有市场竞争力，同时要保证公司的销售利润。在制定销售价格时，应充分考虑煤炭的成本、质量、运输成本、市场供需关系等因素。定期对销售价格进行评估和调整，确保价格的合理性和适应性。销售价格调整应及时通知相关部门，如采购部门、生产部门、财务部门等。各部门应根据价格调整情况，相应调整采购计划、生产安排、成本核算等工作。严格控制销售价格的执行，确保销售价格的一致性和稳定性。如因特殊情况需要变更销售价格，必须按照规定的程序办理审批手续，并及时通知客户。五、库存管理1.库存计划生产部门、销售部门应根据生产计划、销售计划等因素，定期向库存管理部门提供煤炭需求预测和库存建议。库存管理部门应结合公司采购周期、运输时间、市场波动等因素，制定合理的煤炭库存计划。库存计划应明确库存数量、库存结构、库存地点等内容，并报相关领导审批后执行。在执行过程中，如因生产计划调整、销售情况变化等原因需要变更库存计划，应及时办理变更手续，并通知相关部门。2.库存盘点库存管理部门应定期对煤炭库存进行盘点，确保库存数量的准确性和真实性。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点人员等内容。盘点过程中，应认真核对库存煤炭的品种、规格、数量等信息，如实记录盘点结果。对盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，编制盘点报告，并按照规定的程序进行处理。如因管理不善、自然灾害等原因造成的损失，应追究相关人员的责任。根据盘点结果，及时调整库存账目，确保账实相符。同时，分析库存结构和库存周转率，为库存管理提供决策依据。3.库存安全管理加强库存煤炭的安全管理，制定安全管理制度和操作规程，确保库存煤炭的储存安全。库存管理部门应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、通风设备、防盗设施等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。加强对库存煤炭的日常巡查，及时发现和处理安全隐患。如发生安全事故，应立即采取应急措施，并及时报告相关领导。建立库存煤炭安全档案，记录安全检查情况、安全事故处理情况等信息，为安全管理提供参考。六、风险管理1.风险识别与评估建立煤炭采购销售风险识别与评估机制，定期对采购与销售过程中的各类风险进行识别和评估。风险识别应涵盖市场风险、信用风险、质量风险、运输风险、政策风险等方面。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，明确风险控制措施和责任部门。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注煤炭市场价格波动和供需变化，加强市场调研和分析，及时调整采购与销售策略。通过签订长期合同、套期保值等方式，锁定价格和数量，降低市场风险。信用风险应对：对客户进行信用评估，建立客户信用档案，设定信用额度和信用期限。加强应收账款管理，及时催收货款，对逾期客户采取必要的法律措施。与供应商建立良好的合作关系，定期评估供应商信用状况，确保供应商按时、按质、按量供货。质量风险应对：严格执行煤炭质量检验制度，加强对采购和销售煤炭的质量控制。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，确保公司利益不受损失。运输风险应对：选择可靠的运输合作伙伴，签订运输合同，明确运输责任和赔偿条款。加强对运输过程的监控，确保煤炭安全运输。购买货物运输保险，降低运输风险损失。政策风险应对：及时关注国家煤炭相关政策法规的变化，加强与政府部门的沟通与协调。根据政策调整，适时调整公司的采购与销售策略，确保公司业务符合政策要求。3.风险监控与预警建立风险监控机制，对风险应对措施的执行情况进行跟踪和监控。定期收集和分析风险相关信息，评估风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。相关部门应根据预警信号，迅速采取措施进行风险处置，防止风险扩大。定期对风险管理工作进行总结和评估，分析风险管理效果，总结经验教训，不断完善风险管理体系。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对煤炭采购与销售业务进行审计监督，检查采购与销售活动是否符合本制度规定和公司相关政策要求。审计内容包括采购计划执行情况、供应商管理、采购合同签订与执行、煤炭质量检验、销售合同签订与履行、货款结算、价格管理、库存管理等方面。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。对违反制度规定的行为，应追究相关人员的责任。2.考核机制建立煤炭采购销售业务考核机制，对采购部门、销售部门及相关人员的工作业绩进行考核评价。考核指标包括采购成本控制、销售利润完成情况、合同执行率、客户满意度、风险控制效果等方面。制定详细的考核标准和评分办法，定期对各部门