采购合同管理规定

采购合同管理规定一、总则1.目的为加强公司采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更、终止等行为，防范采购风险，维护公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有采购合同的管理，包括但不限于原材料采购合同、设备采购合同、服务采购合同等。3.基本原则依法签订原则：采购合同的签订应符合国家法律法规的规定。平等互利原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，确保双方的合法权益。协商一致原则：合同条款应经过双方充分协商，达成一致意见。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、采购合同的签订1.合同签订流程采购申请：使用部门根据业务需求填写采购申请单，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。采购审批：采购申请单经使用部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批后，交采购部门。供应商选择：采购部门根据采购申请单的要求，通过市场调研、招标、询价等方式选择合适的供应商。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估，确定合格供应商名单。合同谈判：采购部门与选定的供应商就合同条款进行谈判，包括价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等内容。谈判结果应形成谈判记录，并经双方签字确认。合同起草：采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同内容应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务。合同条款应包括但不限于以下内容：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准等。价格及付款方式。交货时间、地点及交货方式。质量验收标准及方法。违约责任及争议解决方式。其他双方认为需要约定的事项。合同审核：采购合同起草完成后，应提交法律部门或法务人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。法律部门或法务人员应出具审核意见，对合同中存在的问题提出修改建议。合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订合同时，应确保合同文本的整洁、清晰，双方签字盖章齐全。2.合同签订注意事项合同主体资格审查：在签订合同前，应仔细审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件，确保供应商具有合法的经营资格。同时，要核实供应商的法定代表人或授权代表的身份信息，确保其有权签订合同。合同条款明确具体：合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或歧义。对于价格、质量标准、交货时间、付款方式等关键条款，应详细约定，确保双方的理解一致。合同附件完整性：如果合同有附件，如技术协议、质量标准、验收报告等，应确保附件的完整性，并在合同中明确附件与合同具有同等法律效力。合同印章管理：签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照印章管理规定进行盖章。印章管理人员应在盖章前对合同文本进行审核，确保合同内容符合公司要求。三、采购合同的履行1.供应商履约管理供应商通知：采购部门应在合同签订后及时将合同副本发送给供应商，并告知其合同的履行要求和时间节点。供应商跟踪：采购部门应定期对供应商的履约情况进行跟踪，了解其生产进度、质量控制、交货准备等情况。如发现供应商存在履约问题，应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决。供应商协调：在供应商履约过程中，如遇到不可抗力、政策法规变化等因素影响合同履行的，采购部门应及时与供应商协调，共同协商解决方案。如需要变更合同条款的，应按照合同变更程序办理。2.公司内部协调部门沟通：采购部门应与使用部门、仓库管理部门、质量检验部门等相关部门保持密切沟通，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如采购物品的验收、入库、付款等环节，各部门应各司其职，确保合同顺利履行。信息共享：建立采购合同信息共享平台，各部门可以实时查询采购合同的履行情况、付款进度、质量验收结果等信息。通过信息共享，提高工作效率，加强部门之间的协作。3.合同履行记录记录内容：采购部门应建立合同履行记录档案，详细记录合同签订、履行过程中的各项信息，包括合同编号、签订时间、供应商名称、采购物品或服务名称、数量、价格、交货时间、实际交货时间、质量验收情况、付款情况等。记录方式：合同履行记录可以采用纸质档案或电子档案的形式进行保存。纸质档案应分类整理，便于查阅；电子档案应定期备份，确保数据安全。记录用途：合同履行记录是公司进行采购合同管理和绩效评估的重要依据。通过对合同履行记录的分析，可以总结经验教训，发现问题及时改进，提高采购合同管理水平。四、采购合同的变更1.变更情形合同签订后，因市场价格波动、原材料价格上涨、政策法规变化等原因，需要调整合同价格的。因技术要求变更、产品规格调整、交货时间变更等原因，需要对合同的标的、数量、质量标准、交货时间等条款进行修改的。其他因不可抗力或不可预见、不可避免的原因，需要变更合同条款的。2.变更流程变更申请：合同履行过程中，如需要变更合同条款的，由合同一方提出变更申请，并填写合同变更申请单，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。变更审批：合同变更申请单经合同双方签字确认后，提交原合同审批部门进行审批。审批部门应根据变更的具体情况，进行风险评估和成本效益分析，决定是否批准变更。变更通知：合同变更申请经批准后，由采购部门及时将变更内容通知合同另一方，并要求其签字确认。变更通知应明确变更的生效时间、双方的权利和义务等内容。合同修订：根据变更通知的内容，对原合同进行修订。修订后的合同文本应经双方签字盖章确认，并作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.变更注意事项变更程序合规：合同变更必须按照规定的程序进行，未经批准的变更无效。变更申请、审批、通知等环节应严格履行，确保变更过程的合法性和规范性。变更内容明确：变更内容应明确、具体，避免模糊不清或歧义。变更后的合同条款应与原合同条款相衔接，确保合同的完整性和一致性。变更风险评估：在进行合同变更前，应对变更可能带来的风险进行评估，如价格风险、质量风险、交货风险等。针对评估出的风险，应制定相应的应对措施，降低风险对公司的影响。五、采购合同的终止1.终止情形合同履行完毕，双方的权利和义务已经全部实现的。合同经双方协商一致，同意提前终止的。因不可抗力或不可预见、不可避免的原因，导致合同无法继续履行的。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同的。2.终止流程终止申请：合同履行过程中，如出现合同终止情形的，由合同一方提出终止申请，并填写合同终止申请单，详细说明终止的原因、时间及对合同履行的影响。终止审批：合同终止申请单经合同双方签字确认后，提交原合同审批部门进行审批。审批部门应根据终止的具体情况，进行审核，决定是否批准终止。终止通知：合同终止申请经批准后，由采购部门及时将终止通知发送给合同另一方，并要求其签字确认。终止通知应明确终止的生效时间、双方的权利和义务等内容。合同结算：合同终止后，双方应按照合同约定进行结算。结算内容包括货款、服务费、违约金等。结算完成后，双方应签订结算协议，并办理相关手续。合同归档：合同终止后，采购部门应将合同履行记录、变更记录、终止记录等相关资料进行整理归档，妥善保存。3.终止注意事项终止程序合规：合同终止必须按照规定的程序进行，未经批准的终止无效。终止申请、审批、通知等环节应严格履行，确保终止过程的合法性和规范性。债务清理：合同终止后，双方应及时清理债务，确保双方的债权债务关系清晰。对于有争议的债务，应通过协商或法律途径解决。资料归档：合同终止后，相关资料的归档工作非常重要。资料归档应完整、准确，便于日后查阅和审计。六、采购合同的风险管理1.风险识别市场风险：包括市场价格波动、原材料价格上涨、市场供应短缺等风险，可能导致采购成本增加或无法按时采购到所需物品或服务。质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合合同要求，可能导致公司的生产经营受到影响，甚至引发客户投诉和法律纠纷。交货风险：供应商未能按时交货或交货数量不足，可能导致公司的生产计划延误，影响公司的正常运营。信用风险：供应商的信誉不佳，可能导致其无法履行合同义务，如拖欠货款、提供虚假信息等。法律风险：采购合同的签订、履行、变更、终止等环节可能存在法律风险，如合同条款违法、合同纠纷处理不当等。2.风险评估可能性评估：对识别出的风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。影响程度评估：对风险发生后可能对公司造成的影响程度进行评估，分为重大、较大、一般三个等级。风险矩阵绘制：根据可能性评估和影响程度评估的结果，绘制风险矩阵，直观展示各类风险的等级和分布情况。3.风险应对措施市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式降低价格波动风险。优化采购计划，提前储备原材料，避免市场供应短缺。质量风险应对：加强供应商质量管理，对供应商进行定期评估和审核，要求供应商提供质量保证文件。在合同中明确质量验收标准和违约责任，加强采购物品的检验检测，确保质量符合要求。交货风险应对：与供应商签订详细的交货条款，明确交货时间、地点、方式等要求。建立供应商交货跟踪机制，及时掌握交货进度，如发现问题及时与供应商沟通协调。对于重要物资的采购，可以要求供应商提供担保或采取预付款等方式降低交货风险。信用风险应对：在选择供应商时，对其信誉进行充分调查和评估，优先选择信誉良好的供应商。在合同中约定信用条款，如付款方式、逾期付款违约金等，加强对供应商的信用管理。定期对供应商的信用状况进行评估，如发现问题及时采取措施。法律风险应对：加强合同法律审查，确保合同条款合法合规。建立合同纠纷处理机制，明确纠纷处理流程和责任分工。在遇到合同纠纷时，及时咨询法律专业人士，依法维护公司的合法权益。七、采购合同的监督与检查1.监督部门公司设立采购合同监督小组，由采购部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。采购合同监督小组负责对采购合同的签订、履行、变更、终止等环节进行监督检查。2.监督内容合同签订监督：检查采购合同的签订是否符合规定的流程，合同条款是否合法、完整、准确，合同双方的签字盖章是否齐全。合同履行监督：检查供应商的履约情况，包括交货时间、质量标准、付款情况等是否符合合同约定。检查公司内部各部门在合同履行过程中的协作配合情况，是否存在推诿扯皮、延误工作等现象。合同变更监督：检查合同变更是否按照规定的程序进行，变更申请、审批、通知等环节是否合规，变更后的合同条款是否与原合同条款相衔接。合同终止监督：检查合同终止是否按照规定的程序进行，终止申请、审批、通知等环节是否合规，合同终止后的结算、归档等工作是否及时、准确。3.检查方式定期检查：采购合同监督小组定期对采购合同进行检查，检查周期根据实际情况确定，一般为每季度或每半年检查一次。不定期抽查：采购合同监督小组不定期对采购合同进行抽查，重点检查合同履行过程中的关键环节和风险点。专项检查：针对采购合同管理中存在的突出问题或重大风险，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。4.问题处理问题发现：采购合同监督小组在监督检查过程中发现问题的，应及时记录并形成检查报告。检查报告应详细说