公司标准采购作业细则

公司标准采购作业细则一、总则1.目的本细则旨在规范公司采购作业流程，确保采购活动的高效、规范、透明，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本细则适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.职责分工采购部门：负责采购计划的制定、供应商的开发与管理、采购订单的下达与执行、采购合同的签订与管理等工作。需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与供应商的评估与选择，协助采购部门进行采购合同的验收等工作。财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、成本核算与控制等工作。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验与验收，参与供应商的质量评估与管理等工作。二、采购计划1.需求预测需求部门应定期对物资需求进行预测，结合公司生产经营计划、销售订单、库存状况等因素，填写《物资需求预测表》，提交给采购部门。采购部门应根据需求部门提供的需求预测表，结合市场动态、供应商供应能力等因素，对采购需求进行综合分析和评估，制定初步采购计划。2.采购计划制定采购部门应根据初步采购计划，结合公司采购预算、库存周转率等指标，制定详细的采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。采购计划应经采购部门负责人审核后，提交给财务部门进行预算审核。财务部门应根据公司财务状况和采购预算，对采购计划进行审核，并提出审核意见。采购计划经财务部门审核通过后，提交给公司管理层审批。公司管理层应根据公司战略目标、生产经营计划等因素，对采购计划进行审批，并下达采购任务。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整、供应商问题等原因需要调整采购计划，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，提交给采购部门。采购部门应根据需求部门提交的采购计划调整申请表，对采购计划进行调整，并重新提交给财务部门进行预算审核和公司管理层审批。三、供应商管理1.供应商开发采购部门应根据公司采购需求，通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。采购部门应建立供应商信息库，对供应商的基本信息、联系方式、经营范围、生产能力、质量状况、价格水平等进行详细记录。采购部门应组织对潜在供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施等情况，填写《供应商考察报告》。采购部门应根据供应商考察报告，对潜在供应商进行综合评估，选择合格的供应商纳入公司供应商名录。2.供应商评估与选择采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、环保措施等方面。采购部门应建立供应商评估指标体系，对供应商进行量化评估，根据评估结果对供应商进行分类管理。在进行采购时，采购部门应根据采购物资的性质、金额、交货期等因素，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。3.供应商关系管理采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量状况、交货期等情况，协调解决采购过程中出现的问题。采购部门应定期对供应商进行满意度调查，了解供应商对公司采购政策、采购流程、付款方式等方面的意见和建议，及时改进工作。采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告和处罚，直至取消其供应商资格。四、采购作业流程1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、交货时间等信息，并提交给采购部门。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，应根据采购计划和公司采购审批权限，对采购申请进行审批。对于金额较小的采购申请，采购部门负责人可直接审批；对于金额较大的采购申请，采购部门负责人应提交给公司管理层审批。采购申请经审批通过后，采购部门方可进行采购操作。3.供应商选择与询价采购部门根据采购申请，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价。采购部门应向供应商发送询价函，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点等信息，要求供应商在规定时间内报价。供应商应在规定时间内将报价单返回给采购部门，报价单应包括物资名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点等信息。4.采购谈判采购部门根据供应商的报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购谈判。采购谈判应围绕采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等方面进行，双方应充分沟通，达成共识。采购谈判结束后，采购部门应填写《采购谈判记录》，记录谈判过程和结果。5.采购合同签订采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方审核签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本分别提交给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门备案。6.采购订单下达采购部门根据采购合同，下达采购订单给供应商，明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单应经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。7.采购跟踪与催货采购部门应建立采购跟踪机制，及时了解采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。在采购订单执行过程中，如发现供应商出现交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取措施解决问题。对于交货延迟的供应商，采购部门应根据合同约定，对供应商进行催货，并要求供应商承担相应的违约责任。8.采购验收物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门应根据采购合同和质量标准，对采购物资进行检验与验收。验收合格的物资，质量部门应出具《验收报告》；验收不合格的物资，质量部门应出具《不合格报告》，并注明不合格原因。采购部门应根据验收报告，办理入库手续或退货手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取措施解决问题。9.采购付款采购部门应根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，提交给财务部门。财务部门应根据采购合同和付款审批流程，对付款申请进行审核。审核通过后，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。采购部门应建立采购付款台账，记录采购付款情况，确保采购付款的准确性和及时性。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能出现的风险进行识别与评估，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采购部门应建立风险评估指标体系，对风险进行量化评估，根据评估结果制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险：采购部门应密切关注市场动态，及时了解市场价格变化、供应情况等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。供应商风险：采购部门应加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商进行合作，建立供应商风险预警机制，及时发现和解决供应商问题。质量风险：采购部门应加强质量控制，严格按照质量标准进行采购验收，要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的物资及时进行退货处理。合同风险：采购部门应加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，明确双方的权利和义务，加强对合同执行情况的跟踪与监督，及时发现和解决合同纠纷。付款风险：采购部门应加强付款管理，严格按照付款审批流程进行付款，确保付款的准确性和及时性，避免出现逾期付款等情况。六、采购绩效评估1.评估指标设定采购部门应建立采购绩效评估指标体系，对采购绩效进行量化评估。评估指标应包括采购成本、采购质量、采购交货期、采购效率、供应商管理等方面。采购成本指标应包括采购物资的价格、采购费用、运输费用等；采购质量指标应包括采购物资的合格率、退货率等；采购交货期指标应包括采购订单的按时交货率、交货延迟率等；采购效率指标应包括采购申请的处理时间、采购订单的下达时间等；供应商管理指标应包括供应商的满意度、供应商的投诉率等。2.评估方法采购部门应定期对采购绩效进行评估，评估方法可采用定量分析与定性分析相结合的方式。定量分析可采用对比分析、趋势分析、比率分析等方法，对采购绩效指标进行量化评估；定性分析可采用问卷调查、访谈、专家评估等方法，对采购过程中的工作质量、服务水平等方面进行评估。3.评估结果应用采购部门应根据采购绩效评估结