公司数字化管理ERP运行管理制度

公司数字化管理ERP运行管理制度一、总则（一）目的为了规范公司数字化管理ERP系统的运行，确保系统的稳定、高效、安全运行，充分发挥ERP系统在企业管理中的作用，提高公司整体运营效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有使用ERP系统进行业务操作和管理的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：ERP系统的运行应符合国家相关法律法规和政策要求。2.准确性原则：录入系统的数据必须真实、准确、完整，确保系统数据的质量。3.及时性原则：各项业务操作应及时在ERP系统中记录和处理，保证数据的时效性。4.安全性原则：加强系统安全管理，保护公司数据资产安全，防止数据泄露、篡改和丢失。5.规范性原则：明确各部门和人员在ERP系统中的操作规范和流程，确保系统运行的一致性和规范性。二、职责分工（一）信息管理部门1.负责ERP系统的日常维护、技术支持和系统升级工作，确保系统的稳定运行。2.制定和完善ERP系统相关的管理制度和操作流程，并监督执行。3.对系统用户进行培训，解答用户在系统使用过程中遇到的技术问题。4.负责系统数据的备份与恢复工作，保障数据安全。（二）各业务部门1.负责本部门业务在ERP系统中的具体操作和数据录入工作，确保数据的准确性和及时性。2.配合信息管理部门进行系统测试、优化和流程改进等工作。3.负责本部门用户账号的管理，包括账号申请、权限变更和注销等，并确保账号安全。4.及时反馈系统运行中存在的问题和改进建议，协助信息管理部门进行问题解决和系统优化。（三）财务部门1.负责审核ERP系统中涉及财务相关的数据和业务流程，确保财务数据的准确性和合规性。2.监督ERP系统在财务管理方面的运行情况，对财务数据进行分析和利用，为公司决策提供支持。3.配合信息管理部门进行财务模块的系统升级和功能优化工作。（四）管理层1.负责审批ERP系统运行管理制度、重大项目实施计划和预算等。2.监督ERP系统的整体运行情况，协调各部门之间的工作，确保系统运行符合公司战略目标和业务需求。3.根据公司发展战略和业务变化，指导信息管理部门对ERP系统进行规划和升级。三、系统操作规范（一）用户账号管理1.新员工入职时，所在部门应及时向信息管理部门提交账号申请，信息管理部门根据员工岗位和职责分配相应的系统权限，并创建用户账号。2.用户账号应使用本人真实姓名，并设置强密码，密码长度不少于[X]位，包含字母、数字和特殊字符，且定期更换密码。3.用户离职或岗位变动时，所在部门应及时通知信息管理部门进行账号注销或权限调整。严禁离职人员继续使用原账号。（二）数据录入与维护1.各业务部门应指定专人负责本部门业务数据的录入和维护工作，确保数据的准确性和完整性。2.数据录入应严格按照系统规定的格式和流程进行，录入前需对数据进行审核，确保数据真实可靠。3.对于系统自动生成的数据，如订单编号、物料编码等，不得随意修改。如确需修改，应经过相关部门和领导审批，并做好记录。4.定期对系统数据进行清理和核对，删除无效数据，确保数据的时效性和准确性。（三）业务流程操作1.严格按照ERP系统设定的业务流程进行操作，不得擅自简化或跳过流程环节。2.在业务操作过程中，如发现系统流程存在不合理之处，应及时反馈给信息管理部门，由信息管理部门进行评估和优化。3.涉及多个部门协同的业务流程，各部门应密切配合，按照流程规定的时间节点完成各自的工作任务，确保流程顺畅运行。（四）系统查询与报表输出1.用户应根据自身工作需要，合理使用系统查询功能，查询结果应及时准确地反映业务实际情况。2.如需输出系统报表，应按照规定的格式和要求进行操作，确保报表内容清晰、数据准确。对于重要报表，应进行审核和签字确认后再行使用。四、系统安全管理（一）网络安全1.加强公司网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部非法网络攻击。2.严禁在公司内部网络中接入未经授权的设备，严禁私自搭建无线网络。3.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络畅通。（二）系统访问安全1.严格控制ERP系统的访问权限，根据用户岗位和职责分配相应的操作权限，做到权限最小化原则。2.用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号异常，应及时通知信息管理部门进行处理。3.定期对系统用户的权限进行审查，根据人员岗位变动及时调整权限设置。（三）数据安全1.建立完善的数据备份机制，定期对ERP系统中的重要数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。2.加强对数据存储设备的管理，确保存储设备的安全，防止数据丢失或损坏。3.对涉及公司机密的数据进行加密处理，严格控制数据的访问和传输。（四）安全审计与监控1.建立系统安全审计机制，对ERP系统的操作日志进行定期审计，检查是否存在异常操作行为。2.利用系统监控工具，实时监测系统运行状态，及时发现和处理系统故障和安全隐患。3.对于发现的安全问题，应及时进行分析和处理，并采取相应的改进措施，防止问题再次发生。五、系统维护与升级（一）日常维护1.信息管理部门应安排专人负责ERP系统的日常维护工作，包括服务器巡检、系统性能监测、数据备份等。2.定期对系统进行清理和优化，删除系统临时文件和无用数据，释放系统资源，提高系统运行效率。3.及时处理系统运行过程中出现的一般性问题，确保系统正常运行。对于无法立即解决的问题，应记录详细情况，并及时向上级汇报。（二）故障处理1.当ERP系统出现故障时，信息管理部门应立即启动应急预案，迅速判断故障原因，并采取相应的措施进行修复。2.在故障处理过程中，应及时通知受影响的业务部门，并向管理层汇报故障情况和处理进度。3.故障处理完成后，应对故障原因进行深入分析，总结经验教训，制定预防措施，防止类似故障再次发生。（三）系统升级1.根据公司业务发展和系统功能需求，信息管理部门应制定系统升级计划，并报管理层审批。2.在系统升级前，应对升级内容进行详细测试，确保升级后的系统功能正常、数据准确。3.系统升级过程中，应做好数据备份和风险防范措施，确保升级工作顺利进行。升级完成后，应及时对用户进行培训，使其熟悉新系统的功能和操作方法。六、培训与支持（一）培训计划1.信息管理部门应根据公司业务发展和员工需求，制定年度ERP系统培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应涵盖ERP系统的基本操作、业务流程、系统功能应用等方面，以满足不同层次员工的学习需求。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，培训方式可采用集中培训、在线培训、现场操作演示等多种形式。2.培训过程中，应注重与学员的互动交流，及时解答学员提出的问题，确保学员能够掌握所学内容。3.培训结束后，应对学员进行考核，考核合格后方可正式上岗操作ERP系统。（三）技术支持1.信息管理部门应设立专门的技术支持热线或邮箱，及时解答用户在系统使用过程中遇到的问题。2.对于用户反馈的复杂问题，应及时安排技术人员进行现场支持，确保问题得到妥善解决。3.定期收集用户的技术支持需求和意见建议，对系统进行优化和改进，提高用户满意度。七、监督与考核（一）监督机制1.信息管理部门负责对ERP系统的运行情况进行日常监督，检查各部门和人员的操作是否符合规定，数据录入是否准确及时，系统安全措施是否落实到位等。2.定期对ERP系统的运行数据进行分析，评估系统运行效果，发现问题及时督促相关部门进行整改。3.设立举报机制，鼓励员工对违反ERP系统运行管理制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核指标1.数据准确性：考核各部门录入系统数据的准确率，以数据错误率作为考核指标。2.业务流程执行率：统计各业务流程在规定时间内的完成情况，计算业务流程执行率。3.系统故障次数：记录ERP系统每月发生故障的次数，评估系统稳定性。4.用户满意度：通过问卷调查或用户反馈等方式，收集用户对ERP系统运行和培训等方面的满意度评价。（三）考核办法1.根据考核指标，定期对各部门和人员进行考核评分，考核结果纳入公司绩