项目资料管理制度

项目资料管理制度一、总则（一）目的为加强项目资料管理，确保项目资料的完整性、准确性、系统性和规范性，为项目的顺利实施、验收、交付及后期维护提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等。（三）职责分工1.项目经理负责项目资料管理工作的总体协调和指导，确保资料管理工作与项目进度同步推进。审核项目资料的完整性、准确性和规范性，对资料管理工作的质量负责。2.项目资料员具体负责项目资料的收集、整理、归档、保管和移交等工作。按照相关标准和规范，对项目资料进行分类、编号、编目，确保资料的有序存放。协助项目经理对项目资料进行审核，及时发现并纠正资料中存在的问题。3.项目团队成员负责各自工作范围内产生资料的及时收集、整理，并提交给项目资料员。确保所提供资料的真实性、准确性和完整性，配合资料员完成资料管理工作。二、资料分类及内容（一）项目前期资料1.项目立项文件项目可行性研究报告项目立项批复文件项目备案文件等2.项目规划资料项目规划设计方案项目用地规划许可证项目建设工程规划许可证等3.项目招投标文件招标文件投标文件中标通知书合同文件（包括勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等）（二）项目实施过程资料1.工程类项目施工管理资料施工组织设计施工方案工程开工报审表工程复工报审表工程暂停令等施工技术资料图纸会审记录技术交底记录工程变更通知单施工日志材料构配件设备质量证明文件及检验报告（如钢材、水泥、砂石、构配件、设备等）隐蔽工程验收记录分项分部工程质量验收记录单位工程质量竣工验收记录等工程进度资料工程进度计划工程进度报表工程进度照片及影像资料等工程安全资料安全生产许可证安全专项施工方案安全检查记录安全教育培训记录安全事故报告及处理记录等工程质量资料质量检验批验收记录分项工程质量验收记录分部工程质量验收记录单位工程质量竣工验收记录工程质量问题整改记录等工程监理资料监理规划监理实施细则监理月报监理通知单工程质量评估报告等2.研发类项目项目研发计划研发过程记录实验方案实验数据记录技术难题攻关记录会议纪要知识产权相关资料专利申请文件软件著作权登记文件技术秘密保护协议等项目阶段成果报告阶段性研发成果总结测试报告用户反馈意见等3.营销类项目市场调研资料市场调研报告竞争对手分析报告目标客户群体研究资料等营销策划资料营销策划方案广告宣传资料（如海报、宣传单页、视频等）促销活动方案及执行记录销售业绩资料销售合同销售报表客户信息资料等客户反馈资料客户满意度调查结果客户投诉处理记录等（三）项目验收资料1.验收申请报告2.项目验收自评报告3.项目验收相关证明材料工程竣工验收备案表（工程类项目）项目测试报告、鉴定证书（研发类项目）项目成果评估报告（营销类项目）等4.验收会议资料验收会议纪要验收意见及整改要求（四）项目交付资料1.项目使用说明书2.项目维护手册3.项目技术资料（如工程图纸、研发技术文档、营销资料等的最终版本）（五）项目后期维护资料1.项目维护记录维护计划维护工作记录故障处理记录2.项目升级资料升级方案升级记录及效果评估三、资料收集与整理（一）收集要求1.项目团队成员应在工作完成后及时将各自产生的资料提交给项目资料员，确保资料的及时性。2.资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于外来文件，如政府部门文件、供应商提供的资料等，应及时收集并进行登记。（二）整理原则1.按照资料分类标准进行分类整理，确保资料的系统性。2.资料应采用统一的格式和编号规则，便于查找和管理。3.对每份资料进行编目，注明资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（三）整理流程1.项目资料员收到项目团队成员提交的资料后，首先对资料的完整性和准确性进行初步审核。2.对于不符合要求的资料，及时反馈给提交人进行补充或修正。3.按照分类标准对资料进行分类，并进行编号和编目。4.将整理好的资料放入相应的文件夹或档案盒中，妥善保管。四、资料归档与保管（一）归档要求1.项目资料应定期进行归档，确保资料的时效性和完整性。2.归档资料应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。3.归档资料应按照档案管理的要求进行装订、编目和装盒，便于查阅和保管。（二）保管期限1.项目前期资料、项目验收资料、项目交付资料应永久保存。2.项目实施过程资料中的工程类项目资料，按照国家相关规定的保管期限执行，一般不少于工程的合理使用年限；研发类项目资料和营销类项目资料保管期限为自项目结束后[X]年。3.项目后期维护资料在维护工作结束后，根据实际情况确定保管期限，但不应少于[X]年。（三）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，便于快速检索和查询。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完好无损。五、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅项目资料，应填写《项目资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息，经项目经理批准后，方可到档案管理人员处查阅。2.查阅资料时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在资料上涂改、标记、抽取、撤换或损坏资料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将资料归还档案管理人员，并在《项目资料查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅项目资料，应填写《项目资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、用途、借阅时间、预计归还时间等信息，经项目经理批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、摘录或传播资料内容。如因保管不善造成资料丢失或损坏，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还资料时，档案管理人员应认真检查资料的完整性和完好性，确认无误后，在《项目资料借阅登记表》上签字注销借阅手续。六、资料保密与安全（一）保密措施1.项目资料涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息，应严格遵守公司的保密制度，对资料进行保密管理。2.档案管理人员应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对涉及保密内容的资料，应在资料上加盖"保密"标识，并采取加密存储、限制访问权限等措施，防止资料泄露。4.严禁向无关人员透露项目资料的内容，未经公司授权，不得将项目资料提供给外部单位或个人。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。2.制定档案库房安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对因自然灾害、设备故障等原因可能影响档案安全的情况，应及时采取防范措施，确保档案的安全。七、资料移交与销毁（一）移交规定1.项目结束后，项目资料员应及时将项目资料整理归档，并编制《项目资料移交清单》。2.项目资料应移交公司档案室统一保管，交接双方应在《项目资料移交清单》上签字确认。3.如项目资料需要移交上级主管部门或其他相关单位，应按照规定办理移交手续，并保留相关移交凭证。（二）销毁规定1.对于超过保管期限且无保存价值的项目资料，由档案管理人员提出销毁申请，填写《项目资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、保管期限等信息。2.《项目资料销毁申请表》经项目经理审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁资料时，应至少有两名档案管理人员在场监督，并在《项目资料销毁记录》上签字确认。4.销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保资料无法恢复。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对项目资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将项目资料管理工作纳入项目团队的绩效考核体系，对资料管理工作成绩突出的个人或团队给予表彰和奖励