某IT企业的应收款管理制度

某IT企业的应收款管理制度一、总则1.目的为加强本IT企业应收款项的管理，规范应收款项的核算与催收，提高资金使用效率，防范经营风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内所有涉及应收款项的部门和人员，包括销售部门、项目实施部门、财务部门等。3.定义本制度所称应收款项是指企业因销售商品、提供劳务、让渡资产使用权等日常经营活动形成的应向客户收取的款项，主要包括应收账款、应收票据、其他应收款等。二、应收款项管理职责1.销售部门负责客户的开发与维护，制定销售策略，签订销售合同。对客户的信用状况进行调查和评估，建立客户信用档案。负责销售业务的全过程跟踪，及时了解客户付款情况，对逾期应收款项进行催收。2.项目实施部门按照销售合同要求，组织项目的实施，确保项目按时、按质、按量完成。协助销售部门进行客户沟通，及时反馈项目进展情况，协调解决项目实施过程中出现的问题。负责与客户办理项目验收手续，确保验收文件齐全、有效。3.财务部门负责应收款项的核算与管理，及时、准确地记录应收款项的发生、收回及坏账情况。定期编制应收款项账龄分析表，为应收款项的管理提供数据支持。协助销售部门进行应收款项的催收工作，对逾期未收回的款项进行风险预警。负责坏账的认定、核销及后续管理工作。三、客户信用管理1.信用调查销售部门在与新客户建立业务关系前，应对客户的信用状况进行调查。调查内容包括客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等。可以通过查阅客户的工商登记资料、财务报表、银行信用记录、第三方信用评级报告等方式获取客户信用信息，也可以直接与客户进行沟通，了解其信用状况。2.信用评估根据收集到的客户信用信息，销售部门对客户的信用状况进行评估。评估指标包括客户的偿债能力、盈利能力、经营稳定性、信用记录等。销售部门可以采用定性与定量相结合的方法对客户进行信用评估，例如设定信用评分标准，对客户的各项信用指标进行打分，综合计算客户的信用得分。根据客户的信用得分，将客户分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用极差）等。3.信用档案建立销售部门应根据客户信用调查和评估结果，为每个客户建立信用档案。信用档案内容包括客户基本信息、信用评估报告、销售合同、往来款项记录、信用评级调整记录等。信用档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。4.信用额度设定根据客户的信用等级，销售部门为客户设定相应的信用额度。信用额度是指企业在一定时期内允许客户赊购商品或服务的最高限额。信用额度的设定应综合考虑客户的信用状况、经营规模、市场需求等因素，确保信用额度既能满足客户的正常业务需求，又能有效控制企业的信用风险。信用额度一经设定，销售部门应严格执行，不得随意突破。如需调整信用额度，应重新进行信用评估，并经相关领导审批后执行。四、销售合同管理1.合同签订销售部门在与客户签订销售合同前，应确保合同条款符合企业的利益和法律法规要求。合同条款应明确约定商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、付款期限、违约责任等内容。对于金额较大、风险较高的销售合同，销售部门应组织相关部门进行评审，评审内容包括合同条款的合法性、合理性、可行性，客户的信用状况，项目的盈利能力等。销售合同签订后，应及时将合同副本送交财务部门、项目实施部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。2.合同执行跟踪销售部门负责销售合同的执行跟踪，及时了解合同履行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。项目实施部门应按照销售合同要求，按时、按质、按量完成项目实施任务，并及时与客户沟通，确保客户对项目成果满意。财务部门应根据销售合同约定的付款方式和付款期限，及时跟踪客户付款情况，对应收款项进行核算和管理。3.合同变更与解除如果销售合同在履行过程中需要变更或解除，销售部门应与客户协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确约定变更或解除的原因、内容、双方的权利义务等事项。销售合同变更或解除后，销售部门应及时将相关情况通知财务部门、项目实施部门等相关部门，并对已发生的应收款项进行清理和调整。五、应收款项核算与管理1.核算原则应收款项应按照实际发生额入账，遵循权责发生制原则进行核算。财务部门应根据销售合同、发票、收款凭证等原始凭证，及时、准确地记录应收款项的发生、收回及坏账情况。2.账龄分析财务部门应定期编制应收款项账龄分析表，对应收款项的账龄结构进行分析。账龄分析表应按客户、账龄区间等维度进行分类统计，清晰反映应收款项的分布情况。通过账龄分析，财务部门可以及时发现逾期应收款项，为应收款项的催收提供依据，同时也有助于评估企业的信用风险状况。3.定期核对财务部门应定期与销售部门、客户进行应收款项的核对工作，确保双方账目一致。核对内容包括应收账款的余额、账龄、交易明细等。销售部门应积极配合财务部门的核对工作，及时提供相关资料和信息。如发现账目不符，应及时查明原因，并进行调整。4.风险预警财务部门应根据应收款项的账龄分析结果，对逾期未收回的款项进行风险预警。对于账龄较长、金额较大、风险较高的应收款项，应及时向销售部门发出风险预警通知。销售部门收到风险预警通知后，应立即采取措施进行催收，并将催收情况及时反馈给财务部门。六、应收款项催收管理1.催收流程当应收款项逾期时，销售部门应及时启动催收程序。催收流程一般包括电话催收、邮件催收、上门催收、律师函催收等方式。电话催收：销售部门应安排专人与客户联系，了解客户逾期付款的原因，并要求客户尽快付款。电话催收应做好记录，包括催收时间、催收人员、客户反馈等信息。邮件催收：对于电话催收效果不佳的客户，销售部门可以通过邮件的方式进行催收。邮件内容应明确说明应收款项的金额、逾期时间、催收要求等事项，并保留邮件发送记录。上门催收：对于重要客户或逾期金额较大的客户，销售部门可以安排人员上门催收。上门催收应提前与客户预约，明确催收目的和要求，注意催收方式和态度，避免与客户发生冲突。上门催收应做好记录，包括上门时间、催收人员、客户接待情况、沟通结果等信息。律师函催收：对于经过多次催收仍未收回的款项，销售部门可以考虑委托律师发送律师函进行催收。律师函应明确指出客户的违约行为，要求客户在规定的期限内付款，并告知客户如不付款将承担的法律后果。2.催收责任销售部门负责应收款项的具体催收工作，应按照催收流程及时、有效地进行催收，确保应收款项尽快收回。对于因催收不力导致应收款项无法收回或造成企业损失的，销售部门应承担相应的责任。企业将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、扣发绩效奖金、解除劳动合同等处理。3.催收记录与报告销售部门应建立应收款项催收记录台账，详细记录每笔应收款项的催收过程和结果。催收记录台账应包括客户名称、应收款项金额、逾期时间、催收方式、催收时间、催收人员、客户反馈、收款情况等信息。销售部门应定期向上级领导汇报应收款项催收情况，汇报内容包括催收工作进展、存在的问题、下一步工作计划等。对于重大催收事项，应及时向上级领导报告，并根据领导指示进行处理。七、坏账管理1.坏账认定财务部门应定期对应收款项进行清查，对于符合下列条件之一的应收款项，经批准后可认定为坏账：债务人死亡，以其遗产清偿后仍然无法收回的应收款项；债务人破产，以其破产财产清偿后仍然无法收回的应收款项；债务人较长时间内未履行偿债义务，并有足够的证据表明无法收回或收回的可能性极小的应收款项。坏账的认定应由财务部门提出申请，经企业内部审计部门审计后，报企业管理层审批。2.坏账核销对于已认定为坏账的应收款项，财务部门应按照企业会计准则的规定进行坏账核销处理。坏账核销应编制坏账核销申请报告，说明坏账的基本情况、形成原因、认定依据、核销金额等事项，并附相关证明材料。坏账核销申请报告经企业管理层审批通过后，财务部门应进行账务处理，冲减相应的应收款项账面价值，并将坏账核销情况在财务报表附注中予以披露。3.坏账后续管理已核销的坏账又收回时，财务部门应及时进行账务处理，借记"应收账款"等科目，贷记"坏账准备"科目；同时，借记"银行存款"等科目，贷记"应收账款"等科目。企业应建立坏账备查簿，对已核销坏账的收回情况进行跟踪记录，以便及时了解坏账后续管理情况。八、监督与考核1.监督检查企业内部审计部门应定期对应收款项管理情况进行监督检查，检查内容包括客户信用管理、销售合同管理、应收款项核算与管理、催收管理、坏账管理等方面。监督检查应形成书面报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反本制度规定的行为，应及时进行纠正，并按照企业相关规定进行处理。2.考核评价企业应建立应收款项管理考核评价制度，对涉及应收款项管理