差旅费报销管理制度

差旅费报销管理制度一、总则1.目的为了加强公司差旅费的管理，规范差旅费报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要出差的差旅费报销。3.基本原则差旅费报销应遵循勤俭节约、务实高效的原则，严格控制出差费用支出。差旅费报销应符合国家法律法规及公司相关规定，确保报销凭证真实、合法、有效。二、出差审批1.出差申请员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、拟乘坐的交通工具等信息，并按照公司审批流程提交审批。2.审批流程部门负责人对本部门员工的出差申请进行审核，重点审核出差事由的合理性、出差时间的必要性等，签署意见后提交分管领导审批。分管领导根据工作需要对出差申请进行审批，对于涉及重大项目或重要业务的出差申请，可提交总经理审批。经审批通过的《出差申请表》作为差旅费报销的依据之一，员工应妥善保管，以备报销时使用。三、差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差的紧急程度和实际需要，经审批后可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐飞机头等舱或公务舱的，需提前报总经理批准。火车票：原则上应乘坐火车硬座、硬卧或动车二等座，如因出差时间较长或其他特殊原因需要乘坐火车软卧的，需经部门负责人同意。长途汽车票：在不影响工作的前提下，应优先选择公共交通出行。乘坐长途汽车时，应选择正规客运公司的车辆，并保存好车票。市内交通费：出差期间的市内交通费用，按照出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元包干使用。特殊情况需乘坐出租车的，应注明事由并经部门负责人批准。2.住宿费用根据出差目的地的不同，分为一类地区、二类地区和三类地区，具体划分标准如下：一类地区：[具体城市名称]，住宿费标准为每人每天[X]元。二类地区：[具体城市名称]，住宿费标准为每人每天[X]元。三类地区：[具体城市名称]，住宿费标准为每人每天[X]元。实际发生的住宿费低于上述标准的，按照实际发生额报销；高于上述标准的，按照标准报销，超出部分由个人自理。两人及以上同性员工一同出差的，应根据实际情况安排合住，按相应标准报销住宿费。如因特殊情况需要单独住宿的，需经部门负责人批准，并在报销时注明原因。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元包干使用。员工在出差期间因工作需要宴请客户的，应提前填写《宴请申请表》，注明宴请事由、对象、人数、预计费用等信息，并按照公司审批流程提交审批。经批准的宴请费用实报实销，不再享受餐饮补贴。4.其他费用出差期间因工作需要发生的订票费、保险费、行李托运费等其他费用，凭有效票据实报实销。因业务需要发生的业务招待费、会议费等，应按照公司相关制度执行，单独报销，不包含在差旅费范围内。四、报销凭证要求1.发票所有报销凭证必须是合法有效的发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、项目、金额、印章等。发票应加盖开票单位的发票专用章，发票字迹清晰，不得涂改、挖补。如发票有误，应及时联系开票单位重新开具。对于取得的增值税专用发票，应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。2.其他凭证除发票外，还需提供其他相关凭证，如车票、机票、住宿发票、行程单、合同等，以证明出差的真实性和费用的合理性。所有报销凭证应按照时间顺序粘贴整齐，附在《差旅费报销单》后面，并在报销单上注明附件张数。五、报销流程1.填写报销单员工出差结束后，应及时整理出差期间的各项费用凭证，按照费用类别分别填写《差旅费报销单》，并在报销单上详细注明出差日期、事由、目的地、各项费用金额等信息。2.部门审核部门负责人对本部门员工的差旅费报销单进行审核，重点审核出差事由的真实性、费用支出的合理性、报销凭证的完整性等，签署意见后提交财务部门审核。3.财务审核财务部门对报销单进行审核，主要审核报销凭证是否合法有效、费用标准是否符合规定、报销金额计算是否准确等。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求员工补充或更正；对于超标准的费用支出，财务部门不予报销。4.领导审批经财务部门审核通过的报销单，按照公司审批流程提交分管领导和总经理审批。领导审批通过后，报销单方可报销。5.报销支付财务部门根据领导审批通过的报销单，按照公司财务制度进行报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付到员工工资卡中，如因特殊情况需要现金支付的，需经财务部门负责人批准。六、其他规定1.出差期间因私绕道员工出差期间因私绕道的，绕道期间的交通、住宿等费用由个人自理，公司只报销从出差目的地直接返回公司的差旅费。2.出差期间违反规定员工在出差期间应遵守国家法律法规及公司各项规章制度，如有违反规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，由此产生的费用由个人承担，公司不予报销。3.本制度的解释与修订本制度由公司财务部负责解释。如有未尽事宜或与国家法律法规、公司实际情况不符