购销合同财务审核管理规定

购销合同财务审核管理规定一、总则1.目的为加强公司购销合同财务管理，规范财务审核流程，有效防范财务风险，保障公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司与供应商、客户签订的各类购销合同（包括但不限于采购合同、销售合同、委托加工合同等）的财务审核管理工作。3.基本原则合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规及公司相关规定。准确性原则：合同条款中涉及的金额、结算方式、付款期限等财务信息准确无误。完整性原则：合同应包含必要的财务条款，如价格、付款方式、发票开具等，确保合同的完整性。风险可控原则：通过财务审核，识别并评估合同可能带来的财务风险，采取有效措施进行防控。二、财务审核职责分工1.财务部门职责负责制定和完善购销合同财务审核制度及流程。对合同进行财务条款审核，提出审核意见和建议。参与重大合同的谈判，从财务角度提供专业支持。跟踪合同执行情况，监督款项收付，确保财务风险可控。建立合同财务档案，妥善保管合同相关财务资料。2.业务部门职责负责合同的起草、谈判、签订等工作，并及时提交财务部门进行审核。配合财务部门对合同财务条款进行修改和完善，确保合同符合公司财务要求。按照合同约定履行义务，及时办理款项收付等相关手续。定期向财务部门反馈合同执行情况，协助财务部门进行财务风险排查。3.法务部门职责审核合同的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险。对合同条款进行法律把关，提供法律意见和建议，协助财务部门完善财务条款。参与重大合同纠纷的处理，维护公司合法权益。三、购销合同财务审核流程1.合同起草与初审业务部门负责起草合同，合同初稿应包含基本信息（如合同双方名称、地址、联系方式等）、标的内容、价格、数量、质量标准、交货期限、付款方式、结算方式、发票开具等财务相关条款。业务部门完成合同初稿后，进行内部初审，确保合同内容符合业务实际需求，财务条款完整、准确。初审通过后，将合同初稿提交给财务部门进行财务审核。2.财务审核财务部门收到合同初稿后，由专人负责进行财务审核。审核人员应依据本规定及相关财务制度，对合同中的财务条款进行详细审查。审核内容包括但不限于：价格条款：检查价格是否合理，是否符合市场行情及公司定价政策。对于涉及价格调整的条款，应明确价格调整的条件、方式及时间节点。付款方式：审核付款方式是否符合公司资金管理要求，是否存在潜在的资金风险。如分期付款的合同，应明确各期付款的金额、时间、条件等。结算方式：审查结算方式是否可行，是否与公司财务结算流程相匹配。例如，对于大额采购合同，应避免采用现金结算方式。发票条款：明确发票开具的类型（增值税专用发票或普通发票）、内容、税率、开具时间等要求，确保公司能够及时取得合法有效的发票进行税务抵扣和成本核算。违约责任：关注违约责任条款中涉及的财务赔偿责任，确保公司在合同执行过程中因对方违约导致的财务损失能够得到合理赔偿。审核人员在审核过程中如发现问题，应及时与业务部门沟通，提出修改意见。业务部门根据财务意见对合同进行修改后，再次提交财务部门审核，直至审核通过。3.法务审核财务审核通过后的合同，提交法务部门进行合法性审核。法务部门从法律角度对合同条款进行审查，确保合同不存在法律瑕疵。法务部门审核过程中如发现问题，应及时与业务部门和财务部门沟通，共同协商修改合同条款，确保合同既符合法律要求，又满足公司财务利益。4.合同签订经过财务审核和法务审核通过的合同，由业务部门负责与对方签订。签订后的合同原件应及时送交财务部门备案。财务部门对备案合同进行编号、归档，建立合同财务档案，妥善保管合同相关财务资料，包括合同原件、审核意见、往来函件等，以便日后查阅和追溯。四、购销合同财务条款审核要点1.价格条款价格合理性：审核合同价格是否与市场同类产品或服务价格相符，是否存在明显高于或低于市场水平的情况。对于新供应商或新产品，应重点关注其价格形成机制，必要时可进行市场调研。价格调整条款：如合同涉及价格调整，应明确价格调整的依据、方式和时间。例如，价格调整可根据原材料价格波动、市场供求关系变化等因素确定，调整方式可以是固定比例调整或按实际成本变动调整等。同时，应约定价格调整的通知程序和争议解决方式。价格包含内容：明确合同价格是否包含运输费、装卸费、保险费、税费等其他费用，避免因费用界定不清导致后期纠纷。2.付款方式付款期限：根据公司资金状况和业务特点，合理确定付款期限。对于采购合同，应尽量争取有利的付款期限，如货到验收合格后一定期限内付款；对于销售合同，应关注客户付款能力和信用状况，合理设定收款期限，确保公司资金及时回笼。付款方式选择：审核付款方式是否符合公司资金管理要求，是否存在风险。常见的付款方式有现金、支票、银行转账、商业汇票等。一般情况下，应优先选择银行转账方式，以确保资金流向清晰、可追溯。对于大额款项的支付，应避免采用现金方式，防止资金安全风险。分期付款条款：如采用分期付款方式，应明确各期付款的金额、时间节点及条件。例如，首付比例应合理设定，避免过低导致公司资金压力过大；各期付款之间应设置合理的间隔期，便于公司进行资金安排和监督；同时，应约定在客户未按时支付某期款项时，公司有权采取的措施，如停止供货、要求支付全部剩余款项等。3.结算方式结算方式匹配性：审查结算方式是否与公司财务结算流程相适应。例如，对于采用赊销方式的销售合同，应选择合适的结算工具，如银行承兑汇票或应收账款保理等，以降低应收账款风险，加速资金周转。结算流程清晰：合同中应明确结算流程，包括结算凭证的提供、传递方式、结算时间等。确保双方在结算过程中有明确的操作指引，避免因流程不清导致结算延误或错误。结算账户准确性：明确双方结算账户信息，包括账户名称、开户行、账号等，确保资金收付准确无误。同时，应提醒业务部门在合同执行过程中，如结算账户发生变更，应及时通知对方，以避免资金风险。4.发票条款发票类型：明确发票开具的类型，一般纳税人销售货物或提供应税劳务应开具增值税专用发票，小规模纳税人可开具增值税普通发票。对于符合条件的业务，应要求对方开具增值税专用发票，以便公司进行税务抵扣。发票内容：规定发票应如实开具货物或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息，确保发票内容与合同约定一致，不得虚开、代开发票。发票税率：明确发票适用的税率，确保对方按照国家税收法规开具正确税率的发票。对于涉及不同税率的业务，应分别注明税率及金额。发票开具时间：约定发票开具的时间要求，一般应在货物交付或服务提供后一定期限内开具发票。对于提前支付款项的业务，应明确对方在收到款项后开具发票的时间节点，避免因发票开具不及时影响公司税务处理和资金结算。5.违约责任财务赔偿责任：关注违约责任条款中涉及的财务赔偿责任，明确因一方违约给对方造成财务损失时的赔偿方式和金额计算方法。例如，如一方未按时付款，应按照逾期金额的一定比例支付违约金；如因质量问题导致对方损失，应承担相应的赔偿责任，包括直接损失和间接损失等。争议解决方式：约定合同履行过程中如发生争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。同时，应明确在争议解决期间，合同其他条款的效力不受影响，确保公司财务权益得到保障。五、合同执行过程中的财务跟踪与监督1.款项收付管理财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录每笔合同款项的收付时间、金额、付款方或收款方等信息。定期与业务部门核对款项收付情况，确保账实相符。按照合同约定的付款期限和方式，及时跟踪客户付款情况。对于逾期未付款的客户，应及时发出催款通知，并与业务部门共同协商采取相应的催款措施，如暂停供货、加收逾期利息等，以保障公司资金回笼。在支付供应商款项时，应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。按照合同约定的付款方式和时间进行支付，避免提前付款或逾期付款给公司带来不必要的财务损失。2.发票管理财务部门应督促业务部门及时取得供应商开具的发票，并对发票进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性等，确保发票符合国家税收法规及公司财务要求。对于取得的发票，应按照规定进行妥善保管，建立发票登记台账，记录发票的取得时间、发票号码、开票金额、税额等信息。在对外开具发票时，应严格按照合同约定的发票条款进行开具，确保发票内容准确无误。同时，应建立发票开具审批制度，对发票开具申请进行审核，防止虚开发票等违法行为。3.财务风险预警财务部门应定期对合同执行情况进行分析，评估合同可能带来的财务风险。对于发现的潜在风险，如客户信用风险、供应商违约风险、资金周转风险等，应及时发出财务风险预警。根据财务风险预警情况，与业务部门共同商讨应对措施，调整合同执行策略，确保公司财务状况稳定。例如，对于信用风险较高的客户，可采取加强信用监控、增加担保措施、缩短收款期限等措施；对于供应商违约风险，可提前与供应商沟通协调，要求其按照合同约定履行义务，或考虑寻找替代供应商等。六、合同变更与终止的财务处理1.合同变更合同履行过程中如发生变更事项，业务部门应及时与对方协商签订合同变更协议，并提交财务部门进行审核。财务部门审核合同变更协议中的财务条款，如价格调整、付款方式变更、结算方式变更等，确保变更后的财务条款符合公司利益和财务制度要求。根据合同变更协议，对合同款项收付台账、发票管理等相关财务记录进行调整，确保财务数据的准确性和一致性。2.合同终止合同终止时，业务部门应及时通知财务部门。财务部门对合同执行情况进行核对，包括款项收付、发票开具等情况。对于已履行完毕的合同，应检查双方是否按照合同约定完成了所有财务事项，如款项结清、发票开具等。如存在未完成的财务事项，应督促业务部门及时办理。对于因一方违约导致合同终止的情况，