工程公司集团下属公司管理制度青岛市中南建筑机具租赁

工程公司集团下属公司管理制度青岛市中南建筑机具租赁一、总则1.目的本管理制度旨在规范青岛市中南建筑机具租赁公司（以下简称"公司"）的各项经营管理活动，提高公司运营效率，确保公司业务的顺利开展，保障公司和客户的合法权益，实现公司的可持续发展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工、租赁业务相关的合作方以及所有涉及公司租赁机具管理与运营的环节。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业规范以及地方相关政策，确保公司经营活动合法合规。客户至上原则：以客户需求为导向，提供优质、高效、安全的租赁服务，满足客户对建筑机具的租赁需求，提升客户满意度。风险防控原则：建立健全风险防控机制，对租赁业务中的各类风险进行有效识别、评估和控制，保障公司资产安全和稳健经营。效率效益原则：优化业务流程，提高工作效率，降低运营成本，实现公司经济效益最大化。二、组织架构与职责1.组织架构公司设置总经理办公室、市场营销部、租赁业务部、设备管理部、财务部、法务部等部门，各部门之间相互协作、相互制约，共同构成公司的运营管理体系。2.部门职责总经理办公室负责公司行政管理工作，制定和完善公司各项规章制度，并监督执行。组织协调公司内部会议、文件管理、档案管理、后勤保障等工作。负责人力资源管理，包括人员招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。协助总经理处理公司日常事务，协调各部门之间的工作关系。市场营销部负责市场调研，分析建筑机具租赁市场动态和客户需求，制定市场营销策略。拓展客户资源，开展市场推广活动，宣传公司租赁业务和服务优势，提高公司市场知名度和美誉度。与客户进行沟通洽谈，签订租赁合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。收集客户反馈信息，及时了解客户需求变化，为公司业务改进提供依据。租赁业务部根据租赁合同，负责租赁机具的调配、运输、安装、调试等工作，确保机具按时、按质交付客户使用。对租赁机具进行日常维护和保养，定期检查机具性能，及时排除故障，保证机具正常运行。负责租赁期间的机具管理，包括机具的使用监督、安全检查等工作，确保客户正确使用机具，保障机具安全。在租赁期满后，组织对租赁机具进行验收、回收、清理和入库等工作。设备管理部负责公司租赁机具的采购、选型和配置规划，根据市场需求和公司业务发展，合理确定机具种类和数量。建立租赁机具设备档案，记录机具的购置时间、使用情况、维修保养记录等信息，实现对机具的全生命周期管理。制定机具更新计划，对老旧、损坏严重的机具进行及时更新和报废处理，确保公司租赁机具设备的先进性和可靠性。负责租赁机具的仓储管理，合理安排机具存放场地，确保机具存放安全、整齐，便于管理和调配。财务部负责公司财务管理工作，制定财务管理制度和预算计划，确保公司财务工作规范有序。负责财务核算，准确记录公司各项收入、支出和资产负债情况，编制财务报表，为公司决策提供财务数据支持。负责资金管理，合理安排资金使用，确保公司资金链稳定，提高资金使用效率。负责租金核算与收取，对租赁合同执行情况进行跟踪，及时与客户核对租金账目，确保租金按时足额收回。负责税务申报与缴纳，依法纳税，合理税务筹划，降低公司税务成本。法务部负责公司法律事务管理，审核公司各类合同、协议等法律文件，确保其合法合规，防范法律风险。处理公司涉法纠纷和诉讼案件，维护公司合法权益，提供法律咨询和法律支持。开展法律培训和宣传工作，提高公司员工的法律意识和法律素养，确保公司经营活动依法进行。三、租赁业务流程1.业务洽谈市场营销部接到客户租赁需求后，安排专人与客户进行洽谈，详细了解客户租赁机具的种类、数量、租赁期限、使用地点等具体要求，并向客户介绍公司租赁业务的相关政策、价格、服务内容等信息。在洽谈过程中，双方就租赁事宜进行充分沟通，达成初步意向后，填写《租赁业务洽谈记录》。2.合同签订市场营销部根据洽谈结果，起草租赁合同。租赁合同应明确租赁双方的权利义务、租赁机具的规格型号、数量、租赁期限、租金及支付方式、租赁保证金、违约责任等条款。法务部对租赁合同进行审核，确保合同合法合规、条款清晰明确、权利义务对等。审核通过后，由市场营销部与客户签订租赁合同。客户需按照合同约定支付租赁保证金，保证金在租赁期满且客户无违约行为的情况下予以退还。3.机具调配租赁业务部根据租赁合同要求，通知设备管理部进行租赁机具的调配。设备管理部按照机具库存情况和客户需求，安排合适的机具进行调试、检验，确保机具性能良好、安全可靠。调配完成后，组织运输车辆将机具运输至客户指定地点，并安排专业技术人员进行安装、调试，确保机具正常运行后，向客户办理机具交付手续，由客户在《机具交付清单》上签字确认。4.租赁期间管理租赁业务部定期对租赁机具进行巡检，检查机具的使用情况、安全状况等，及时发现并解决问题。巡检过程中，填写《机具巡检记录》。如发现客户有违规使用机具的情况，及时制止并要求客户改正；如客户拒不改正，按照合同约定追究客户违约责任。客户在租赁期间如需对机具进行维修保养，应及时通知租赁业务部。租赁业务部安排专业维修人员进行维修，维修费用根据合同约定由客户承担或由公司承担（如有）。维修完成后，填写《机具维修记录》。财务部定期与客户核对租金账目，根据租赁合同约定的租金支付方式和时间节点，及时向客户发送租金催缴通知，确保租金按时足额收回。5.租赁期满租赁期满前，租赁业务部提前通知客户做好机具归还准备。客户应按照合同约定的时间和要求，将租赁机具归还至公司指定地点。租赁业务部组织专业人员对归还的机具进行验收，检查机具的损坏情况、零部件缺失情况等。如发现机具存在损坏或缺失，根据合同约定向客户收取相应的赔偿费用。验收合格后，客户在《机具验收清单》上签字确认，租赁业务部办理机具回收手续，并将机具运输回公司仓库进行清理和入库。四、机具设备管理1.采购管理设备管理部根据市场调研和公司业务发展需求，制定租赁机具采购计划。采购计划应明确采购机具的种类、规格型号、数量、采购时间等信息。采购计划经公司领导审批后，由设备管理部负责组织实施采购工作。采购过程中，应遵循公开、公平、公正的原则，选择具有良好信誉和质量保证的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购的租赁机具到货后，设备管理部组织相关人员进行验收。验收内容包括机具的规格型号、数量、外观质量、性能指标等。验收合格后，办理入库手续，填写《机具入库单》。如发现机具存在质量问题，及时与供应商沟通协商，要求供应商负责退换货或进行维修处理。2.库存管理公司建立租赁机具仓库，对库存机具进行分类存放、标识管理。仓库应保持整洁、通风良好，具备防火、防潮、防盗等安全设施。设备管理部安排专人负责仓库管理工作，建立库存机具台账，详细记录机具的入库时间、规格型号、数量、存放位置、出入库情况等信息。定期对库存机具进行盘点，确保账实相符。根据库存机具的使用情况和市场需求预测，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。对于长期闲置或损坏无法修复的机具，及时进行清理和报废处理。3.维护保养管理设备管理部制定租赁机具维护保养计划，明确不同类型机具的维护保养周期、内容和要求。维护保养计划应确保机具始终处于良好的运行状态，延长机具使用寿命。租赁业务部负责租赁期间机具的日常维护保养工作，按照维护保养计划对机具进行定期检查、清洁、润滑、紧固、调试等工作。发现问题及时处理，如遇重大故障或无法解决的问题，及时通知设备管理部安排专业维修人员进行维修。设备管理部定期对租赁机具进行全面维护保养和技术改造，确保机具性能符合相关标准和客户使用要求。对维护保养和维修情况进行详细记录，建立机具维护保养档案，为后续管理提供依据。4.报废管理对于老旧、损坏严重、无法修复且无使用价值的租赁机具，由设备管理部提出报废申请。报废申请应说明机具的基本情况、报废原因等。报废申请经公司领导审批后，按照国家相关规定和公司内部程序进行报废处理。报废机具可采取变卖、拆解等方式进行处置，处置收入上缴公司财务。设备管理部及时对报废机具进行账务处理，核销库存机具台账记录，确保公司资产账目准确。五、财务管理1.预算管理财务部每年年初根据公司年度经营目标和业务发展计划，编制公司年度财务预算。财务预算包括收入预算、成本预算、费用预算、资金预算等内容。各部门根据公司年度财务预算，结合本部门实际工作情况，编制本部门年度预算草案，并报财务部汇总审核。财务部对各部门预算草案进行综合平衡和审核后，报公司领导审批。经公司领导审批后的年度财务预算作为公司年度财务管理的依据，各部门应严格按照预算执行。财务部定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施和建议。2.收入管理租金收入是公司的主要收入来源。财务部应按照租赁合同约定的租金标准和支付方式，及时准确地核算租金收入。在租金收取过程中，严格遵守财务管理制度，确保租金足额、按时收回。对于租金收入的确认，应按照权责发生制原则进行核算。在租赁业务发生时，根据租赁合同约定的租赁期限和租金支付方式，合理确认租金收入的实现时间和金额。市场营销部负责与客户沟通协调租金支付事宜，及时向财务部反馈租金收取情况。财务部定期与市场营销部核对租金账目，确保租金收入数据的准确性和一致性。3.成本管理租赁业务成本主要包括租赁机具的采购成本、维修保养成本、运输成本、仓储成本等。财务部应加强对租赁业务成本的核算和管理，严格控制成本支出，降低运营成本。设备管理部负责租赁机具采购成本的控制，在采购过程中，通过招标、询价等方式，选择性价比高的供应商，确保采购价格合理。同时，加强对租赁机具维修保养成本的管理，制定合理的维修保养计划，提高维修保养效率，降低维修费用。租赁业务部负责控制租赁机具的运输成本和仓储成本，合理安排运输路线和仓储空间，降低运输费用和仓储费用。财务部定期对租赁业务成本进行分析和评估，找出成本控制的关键点和存在的问题，提出改进措施和建议，不断优化成本结构，提高公司经济效益。4.费用管理公司费用主要包括管理费用、销售费用、财务费用等。财务部应制定严格的费用管理制度，规范费用报销流程，加强对费用支出的审核和控制。各部门应按照公司费用管理制度的规定，严格控制本部门费用支出。费用报销应填写规范的报销单据，注明费用发生的原因、金额、用途等，并附相关证明材料。报销单据经部门负责人审核签字后，报财务部审核。财务部对费用报销进行严格审核，重点审核费用支出的真实性、合理性、合法性。对于不符合规定的费用报销，不予批准。审核通过后的费用报销单据，按照公司财务审批流程报公司领导审批后，予以报销支付。财务部定期对公司费用支出情况进行统计和分析，及时发现费用支出中的异常情况，并采取有效措施进行控制和管理，确保公司费用支出合理合规。5.资金管理财务部负责公司资金的统筹管理和调度，合理安排资金使用，确保公司资金链稳定。根据公司资金状况和业务发展需要，制定资金计划，合理预测资金流入和流出情况，提前做好资金准备。加强对公司资金的日常监控，实时掌握资金动态。严格控制资金支出，确保资金使用符合公司预算和财务管理制度的规定。对于重大资金支出项目，实行集体决策和审批制度，确保资金使用安全。优化资金结构，合理确定融资方式和融资规模，降低融资成本。积极拓展融资渠道，与银行等金融机构保持良好的合作关系，确保公司融资需求得到满足。同时，加强资金风险管理，防范资金链断裂等风险。六、风险管理1.风险识别与评估公司建立风险识别与评估机制，定期对公司经营管理过程中面临的各类风险进行识别和评估。风险识别的范围包括市场风险、信用风险、操作风险、法律风险、财务风险等。各部门结合本部门业务特点，定期开展风险排查工作，及时发现潜在风险因素，并将风险信息报送至风险管理部门。风险管理部门对收集到的风险信息进行汇总、分析和评估，确定风险的等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。对于高风险事件，应制定专项应对措施，明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。2.市场风险防控市场营销部密切关注建筑机具租赁市场动态，及时了解市场价格波动、市场需求变化等信息，分析市场趋势，为公司制定市场营销策略提供依据。根据市场变化情况，适时调整公司租赁业务价格和产品组合，以适应市场竞争需求，降低市场风险对公司业务的影响。同时，加强市场调研和客户需求分析，不断拓展市场份额，提高公司市场竞争力。3.信用风险防控在业务洽谈过程中，市场营销部对客户的信用状况进行调查和评估，了解客户的经营情况、财务状况、信用记录等信息，确保客户具备良好的信用资质。对于信用状况不佳的客户，谨慎开展业务或要求客户提供相应的担保措施。在租赁合同签订前，法务部对客户的主体资格、履约能力等进行法律审查，确保合同的合法性和有效性。同时，在合同中明确约定违约责任和担保条款，以保障公司债权的实现。财务部加强对租金收取的管理，建立客户信用档案，实时跟踪客户租金支付情况。对于逾期未支付租金的客户，及时发出催缴通知，并按照合同约定采取相应的催收措施，如收取逾期违约金、暂停租赁服务等。如客户长期拖欠租金且拒不支付，通过法律途径维护公司合法权益。4.操作风险防控完善公司内部管理制度和业务流程，明确各部门和岗位的职责权限，规范业务操作流程，确保各项工作有序进行。加强对员工的培训和教育，提高员工的业务素质和风险意识，减少因操作失误导致的风险。设备管理部加强对租赁机具的管理，建立健全机具设备档案，严格执行机具的采购、验收、维护保养、报废等管理制度，确保机具设备的安全可靠运行。租赁业务部在租赁业务操作过程中，严格按照操作规程进行作业，加强对机具使用的监督和管理，避免因操作不当引发安全事故。定期对公司业务操作流程进行内部审计和监督检查，及时发现和纠正操作过程中存在的问题和风险隐患。对于违规操作行为，按照公司规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。5.法律风险防控法