办公用品和低值易耗品管理办法

办公用品和低值易耗品管理办法一、总则（一）目的为了加强公司办公用品和低值易耗品的管理，规范采购、使用、保管等流程，合理控制费用，提高资源利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构办公用品和低值易耗品的管理。（三）定义1.办公用品：指用于日常办公的各类文具、办公设备耗材、办公家具等，如纸张、笔、打印机墨盒、文件夹等。2.低值易耗品：指单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、量具、劳动保护用品等。二、管理职责（一）行政部门1.负责制定办公用品和低值易耗品的年度采购计划。2.统一采购、验收、保管办公用品和低值易耗品。3.定期盘点库存，确保账实相符。4.负责办公用品和低值易耗品的发放、回收及报废处理。（二）使用部门1.提出本部门办公用品和低值易耗品的需求申请。2.合理使用办公用品和低值易耗品，避免浪费。3.配合行政部门进行盘点等工作。（三）财务部门1.负责审核办公用品和低值易耗品的采购费用及报销凭证。2.对相关费用进行账务处理和成本核算。三、采购管理（一）采购计划1.行政部门应于每年末根据公司各部门的实际需求、历史消耗数据以及下一年度的业务发展规划，制定办公用品和低值易耗品的年度采购计划。2.采购计划应明确各类物品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容，并报公司领导审批。（二）采购方式1.集中采购：对于通用性强、采购量大的办公用品和低值易耗品，采用集中采购方式。行政部门通过招标、询价等方式选择合格的供应商，签订采购合同。2.零星采购：对于临时性、少量的办公用品和低值易耗品需求，由使用部门填写《办公用品/低值易耗品零星采购申请表》，经部门负责人审批后，交行政部门进行采购。（三）供应商管理1.行政部门应建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和记录。2.定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商，及时进行调整或淘汰。（四）采购流程1.集中采购流程行政部门根据年度采购计划，向选定的供应商发送采购订单。供应商按照订单要求组织发货，并提供送货清单及发票。行政部门对货物进行验收，核对数量、规格、质量等是否与订单一致。验收合格后，办理入库手续，并将发票交财务部门报销。2.零星采购流程使用部门填写《办公用品/低值易耗品零星采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途等。部门负责人审核签字后，交行政部门。行政部门核实库存情况后，如确需采购，选择合适的供应商进行采购。采购完成后，行政部门进行验收，验收合格后办理入库，并通知使用部门领取。使用部门领取时，在《办公用品/低值易耗品领用登记表》上签字确认。四、库存管理（一）入库管理1.采购的办公用品和低值易耗品到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收。2.验收内容包括数量、规格、质量、外观等，如发现问题应及时与供应商联系处理。3.验收合格的物品应办理入库手续，填写《办公用品/低值易耗品入库单》，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息，并由仓库管理人员和验收人员签字确认。（二）存储管理1.设立专门的办公用品和低值易耗品仓库，对物品进行分类存放。2.仓库应保持整洁、干燥、通风，确保物品不受潮、损坏。3.建立库存台账，详细记录物品的出入库情况，包括日期、名称、规格、数量、领用部门等信息，做到账实相符。（三）盘点管理1.行政部门应定期对办公用品和低值易耗品进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点时，仓库管理人员应与库存台账进行核对，如有差异应及时查明原因并进行调整。3.盘点结束后，编制《办公用品/低值易耗品盘点报告》，说明盘点情况、差异原因及处理结果，报公司领导审批。五、领用管理（一）领用原则1.按需领用，严格控制浪费。2.以旧换新（如有规定），鼓励节约使用。（二）领用流程1.使用部门人员填写《办公用品/低值易耗品领用登记表》，注明物品名称、规格、数量、用途等。2.部门负责人审核签字后，到行政部门仓库领取。3.仓库管理人员根据《办公用品/低值易耗品领用登记表》发放物品，并在库存台账上记录减少数量。（三）特殊情况领用1.对于紧急需求的办公用品和低值易耗品，使用部门可先口头向行政部门申请，事后及时补办领用手续。2.对于超出正常领用范围的物品，需经部门负责人和行政部门负责人审批后，方可领用。六、使用与维护（一）使用要求1.各部门应教育员工正确使用办公用品和低值易耗品，避免因使用不当造成损坏或浪费。2.员工应爱护办公设备和家具，定期进行清洁和保养，延长使用寿命。（二）维修与更换1.办公设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门进行维修。2.对于无法维修或维修成本过高的设备和低值易耗品，行政部门应根据实际情况进行更换。3.更换下来的废旧物品，行政部门应统一进行回收处理。七、报废管理（一）报废条件1.已超过使用年限，且无法正常使用的办公用品和低值易耗品。2.因损坏严重，无法修复或维修成本过高的物品。3.因技术更新、业务调整等原因不再使用的物品。（二）报废流程1.使用部门填写《办公用品/低值易耗品报废申请表》，注明物品名称、规格、数量、购置时间、报废原因等，并附上相关证明材料（如照片等）。2.部门负责人审核签字后，交行政部门。3.行政部门组织相关人员进行鉴定，确认符合报废条件后，报公司领导审批。4.经批准报废的物品，行政部门应及时进行处理，可采用变卖、捐赠等方式，变价收入交财务部门入账。5.同时，行政部门应在库存台账上核销报废物品，并更新相关记录。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对办公用品和低值易耗品的采购、使用、保管等情况进行检查，发现问题及时整改。2.财务部门定期对办公用品和低值易耗品的费用支出进行审计，确保费用合理、合规。（二）考核措施1.将办公用