公司办公用品管理办法

公司办公用品管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构的办公用品管理。（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低公司运营成本。3.归口管理原则：办公用品管理工作由行政部门归口负责，各部门配合实施。二、管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善办公用品管理办法，并组织实施。2.汇总各部门办公用品需求计划，统一编制采购计划，报公司领导审批后组织采购。3.负责办公用品的验收、入库、保管、发放和库存管理。4.定期盘点办公用品库存，确保账物相符。5.对各部门办公用品使用情况进行监督和检查，提出改进意见。（二）各部门职责1.负责本部门办公用品需求计划的编制和上报。2.合理使用和保管本部门领用的办公用品，杜绝浪费。3.配合行政部门做好办公用品的盘点工作。三、办公用品分类及标准（一）办公文具1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸制品：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.桌面用品：如订书机、订书钉、回形针、胶水、计算器等。4.办公耗材：如墨盒、硒鼓、色带等。（二）办公设备1.电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。（三）其他办公用品1.清洁用品：如拖把、扫帚、抹布、清洁剂等。2.劳保用品：如手套、安全帽、工作服等。3.其他：如饮水机、一次性水杯、茶叶等。（四）办公用品标准1.办公用品的配置标准根据公司实际情况和工作需要制定，原则上以满足基本工作需求为限。2.对于价格较高的办公用品，如电脑、打印机等，应根据使用年限和实际情况进行合理配置和更新。四、办公用品采购（一）需求计划编制1.各部门应于每月[具体日期]前，将本部门次月办公用品需求计划报送行政部门。需求计划应详细列出办公用品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门根据各部门需求计划，结合库存情况，统一编制公司办公用品采购计划。采购计划应包括采购物品名称、规格、数量、预计采购时间等内容。（二）采购审批采购计划报公司领导审批后实施。对于预算金额较大的办公用品采购项目，应按照公司相关规定进行招标或询价采购。（三）采购实施1.行政部门根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格按照合同约定执行，确保采购物品的质量和交货期。2.对于常用办公用品，可通过与供应商签订框架协议的方式，建立长期稳定的合作关系，以获取更优惠的价格和更好的服务。（四）采购验收1.办公用品到货后，行政部门应及时组织验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。2.对于验收合格的办公用品，应办理入库手续；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商沟通，要求其更换或退货。五、办公用品库存管理（一）入库管理1.办公用品验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。2.入库单一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。（二）库存保管1.仓库应设置专门的办公用品存放区域，分类存放各类办公用品，确保物品摆放整齐、有序。2.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，检查库存数量、质量等情况，发现问题及时处理。3.仓库应保持良好的通风、防潮、防火等条件，确保办公用品的安全存储。（三）出库管理1.各部门领用办公用品时，应填写领用申请表，注明办公用品的名称、规格、数量、领用用途等信息，经部门负责人签字后，到行政部门仓库领取。2.仓库管理人员根据领用申请表发放办公用品，并在领用申请表上签字确认。领用申请表一式两联，一联仓库留存，一联交领用部门备查。3.对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，领用部门应指定专人负责保管，并做好使用记录。（四）库存盘点1.行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，原则上每月至少盘点一次。盘点结束后，应编制盘点报告，注明盘点日期、盘点结果、差异情况及原因分析等内容。2.如发现库存数量与账面记录不符，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。对于盘盈或盘亏的办公用品，应按照公司相关规定进行审批和处理。六、办公用品使用与节约（一）使用规定1.各部门应教育员工正确使用办公用品，避免浪费和损坏。2.对于可重复使用的办公用品，如文件夹、档案袋等，应提倡循环使用。3.员工离职时，应将领用的办公用品交回行政部门仓库，如有丢失或损坏，应照价赔偿。（二）节约措施1.推行无纸化办公，尽量减少纸张的使用。文件、资料等应优先采用电子文档形式保存和传递，确需打印的应双面打印。2.合理设置打印机、复印机等办公设备的打印、复印参数，避免浪费纸张和墨粉。3.加强对办公设备的维护和保养，延长设备使用寿命，降低设备维修成本。4.倡导节约用水用电，下班时及时关闭电脑、打印机、复印机等办公设备电源，关闭水龙头。七、监督与检查（一）行政部门定期对各部门办公用品使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的领用、使用、保管等情况。（二）对于发现的问题