供应管理制度V10

供应管理制度V10一、总则1.目的本供应管理制度旨在规范公司物资供应流程，确保物资供应的及时性、准确性、质量可靠性，有效控制采购成本，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司所有物资的采购、供应、库存管理等相关活动。包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资。3.职责分工采购部门：负责制定采购计划，寻找供应商，进行采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况等。仓库管理部门：负责物资的验收、入库、存储、发放、盘点等工作，确保物资的安全存储和准确收发。使用部门：根据生产经营需求，提出物资需求申请，参与供应商评估，对物资的质量和适用性进行验收和反馈。质量管理部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保物资符合质量标准。二、采购管理1.采购计划制定需求预测采购部门定期收集各使用部门的物资需求信息，结合公司生产经营计划、销售预测等因素，对物资需求进行预测。分析历史采购数据、市场趋势、季节因素等，提高需求预测的准确性。采购计划编制根据需求预测结果，采购部门编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。采购计划需经相关部门审核，确保与公司生产经营计划相匹配，并综合考虑库存水平、资金预算等因素。2.供应商管理供应商开发采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面的情况。实地考察供应商，了解其生产经营状况、管理水平、生产设备等，建立供应商档案。供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括质量、价格、交货期、服务等方面。采购部门收集使用部门、仓库管理部门等对供应商的反馈意见，综合评估供应商的表现。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。供应商激励与淘汰对优秀供应商给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先付款、合作开发新产品等。对不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应予以淘汰。3.采购流程采购申请使用部门根据实际需求，填写采购申请单，注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息。采购申请单需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。采购审批采购部门收到采购申请单后，根据采购计划和预算进行审核。对于金额较大或重要物资的采购申请，需提交公司领导审批。采购订单下达采购部门根据审批后的采购申请单，选择合适的供应商，下达采购订单。采购订单应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等条款。将采购订单发送给供应商，并要求供应商签字确认。采购订单跟踪采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等。如发现供应商有延迟交货、质量问题等情况，应及时要求供应商采取措施解决，并向相关部门反馈。到货验收物资到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。物资到货时，验收人员按照采购订单和相关标准对物资的数量、规格型号、质量等进行验收。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。三、库存管理1.库存规划库存分类根据物资的重要性、使用频率、价值等因素，将库存物资分为A、B、C三类。A类物资为重要物资，价值高、使用频率高，应重点管理；B类物资为一般物资，价值和使用频率适中；C类物资为次要物资，价值低、使用频率低。库存定额制定采购部门结合物资需求预测、采购周期、安全库存等因素，制定各类物资的库存定额。库存定额应定期进行评估和调整，确保合理控制库存水平。2.入库管理物资验收仓库管理部门在物资到货后，按照验收标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。对于需要进行质量检验的物资，应及时通知质量管理部门进行检验。入库手续办理验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息。将入库单分别传递给采购部门、财务部门等相关部门。3.存储管理仓库布局规划根据物资的特性、类别等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如货架区、货垛区、特殊物资存储区等。确保物资存储安全、方便收发，提高仓库空间利用率。物资存储方式根据物资的性质，选择合适的存储方式，如常温存储、冷藏存储、防潮存储、防火存储等。对有特殊存储要求的物资，应采取相应的防护措施，确保物资质量不受影响。库存盘点定期对库存物资进行盘点，盘点周期可分为月度、季度、年度盘点。盘点人员采用实地盘点的方法，核对物资的实际数量与库存记录是否一致。对盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，编制盘点报告，并进行相应的账务处理。4.发放管理领料申请使用部门根据生产经营需求，填写领料单，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息。领料单需经部门负责人审核签字后提交至仓库管理部门。发放审批仓库管理部门收到领料单后，根据库存情况进行审核。对于超库存定额或不符合规定的领料申请，需提交相关部门审批。物资发放仓库管理部门按照审批后的领料单发放物资，填写出库单，注明物资名称、规格型号、数量、领用部门等信息。将物资发放给领料人员，并要求领料人员签字确认。及时更新库存记录，确保库存数据的准确性。四、质量管理1.质量标准制定采购部门与质量管理部门共同制定采购物资的质量标准，明确物资的规格型号、性能指标、检验方法等要求。质量标准应符合国家相关标准和行业规范，同时满足公司生产经营的实际需求。2.质量检验质量管理部门按照质量标准对采购物资进行检验，检验方式可分为抽检、全检等。对于重要物资或质量风险较高的物资，应进行严格的全检；对于一般物资，可根据实际情况进行抽检。检验合格的物资方可办理入库手续；检验不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.质量跟踪与反馈采购部门对采购物资的质量进行跟踪，了解物资在使用过程中的质量情况。使用部门如发现物资存在质量问题，应及时反馈给采购部门和质量管理部门。质量管理部门对质量问题进行分析，查找原因，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。五、成本控制1.采购成本控制价格谈判采购部门在采购过程中，与供应商进行充分的价格谈判，争取合理的采购价格。收集市场价格信息，了解同类物资的价格水平，作为价格谈判的参考依据。成本分析定期对采购成本进行分析，对比不同供应商的价格、质量、交货期等因素，评估采购成本的合理性。分析采购成本变动的原因，采取相应的措施进行控制，如优化采购渠道、调整采购批量等。成本节约奖励设立成本节约奖励制度，对在采购过程中通过合理谈判、优化采购方案等方式实现成本节约的采购人员给予奖励。2.库存成本控制库存周转率提升通过优化库存管理，合理控制库存水平，提高库存周转率。减少库存积压，降低库存占用资金成本。加强需求预测和采购计划管理，避免盲目采购和过量库存。库存损耗控制采取有效的库存管理措施，减少物资在存储过程中的损耗。如做好物资的防护、定期盘点等工作。对库存损耗进行分析，查找原因，采取相应的改进措施，降低库存损耗成本。六、信息管理1.供应信息系统建设建立完善的供应信息系统，实现采购、库存、质量等信息的集中管理和共享。供应信息系统应具备采购订单管理、库存管理、供应商管理、质量检验管理、数据分析等功能模块。2.数据维护与更新各部门负责及时维护和更新供应信息系统中的相关数据，确保数据的准确性和及时性。采购部门及时录入采购订单、供应商信息等；仓库管理部门更新库存收发记录；质量管理部门录入质量检验结果等。3.数据分析与利用定期对供应信息系统中的数据进行分析，生成各类报表和分析报告。通过数据分析，了解物资采购情况、库存状况、质量趋势等，为决策提供支持。如优化采购计划、调整库存策略、改进质量管理等。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对物资供应管理活动进行审计监督，检查采购流程、库存管理、质量管理等环节是否符合制度规定。审计部门对发现的问题提出整改意见，要求相关部门及时整改，并跟踪整改情况。2.考核机制建立物资供应管理考核机制，对采购部门、仓库管理部门、使用部门等相关部门和人员进行考核。考核指标包括采购任务完成率、物资质量合格率