中煤收付管理办法

中煤收付管理办法一、总则1.目的为加强中煤收付管理，规范收付流程，保障资金安全，提高资金使用效率，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部涉及中煤采购、销售、运输等环节的资金收付活动。3.基本原则收付管理遵循合法合规、准确及时、安全高效、权责明晰的原则。二、收付职责分工1.采购部门负责中煤采购合同的签订、执行与跟踪，确保采购业务符合公司要求。及时提交付款申请，提供准确的付款依据，包括合同、发票、验收报告等。2.销售部门负责中煤销售合同的签订、执行与跟踪，保证销售业务顺利完成。按时催收货款，及时将收款信息反馈给财务部门。3.运输部门负责中煤运输安排，确保运输过程安全、及时、准确。配合采购和销售部门提供运输相关的证明文件，如运输单据等。4.财务部门负责收付业务的核算与监督，审核付款申请和收款信息。办理具体的资金收付手续，确保资金收付准确无误，保障资金安全。定期编制收付报表，进行财务分析，为公司决策提供数据支持。三、收款管理1.销售收款流程销售部门与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款。销售业务发生后，销售部门及时开具发票，并将发票及相关销售凭证传递给客户。客户按照合同约定付款，销售部门负责跟踪收款情况。收到款项后，填写收款通知单，详细注明收款日期、金额、付款单位等信息，并及时提交给财务部门。财务部门收到收款通知单后，核对发票与收款信息的一致性。确认无误后，办理收款入账手续，将款项存入公司指定银行账户。2.收款方式银行转账：鼓励客户采用银行转账方式付款，财务部门应向客户提供准确的银行账户信息。支票：收到支票后，财务部门应及时进行查验，确保支票的真实性和有效性。在规定时间内将支票存入银行，并做好相关记录。现金：原则上尽量减少现金收款。如确需收取现金，应由财务部门专人负责，双人经办，当面清点现金，开具收款收据，并及时缴存银行。3.收款核对与差异处理财务部门定期与销售部门核对收款情况，确保账账相符、账实相符。如发现收款差异，财务部门应及时与销售部门沟通，查明原因。属于客户少付、误付等情况，销售部门负责与客户协商解决；属于财务核算错误的，应及时调整账务。四、付款管理1.采购付款流程采购部门根据采购合同约定，在付款期限前，填写付款申请单，详细注明付款金额、付款对象、付款事由、合同编号等信息，并附上合同、发票、验收报告等相关证明文件。采购部门负责人对付款申请进行审核，确保付款事项真实、合规，金额准确。审核通过后，提交给财务部门。财务部门收到付款申请后，对相关凭证进行审核。重点审核合同条款与付款金额是否匹配，发票是否合规有效，验收报告是否完整等。审核无误后，按照公司资金审批权限，提交相应层级领导审批。经领导审批同意后，财务部门办理付款手续。根据付款方式，通过银行转账、支票等方式支付款项，并做好付款记录。2.付款审批权限付款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。付款金额在[X]元至[X]元之间的，由分管财务领导审批。付款金额超过[X]元的，由公司总经理审批。3.预付款管理对于需要支付预付款的采购业务，采购部门应提前向财务部门提交预付款申请。申请内容包括预付款金额、供应商信息、采购项目说明、预付款原因及预计付款时间等，并附上采购合同草案。财务部门对预付款申请进行审核，审核重点包括合同的必要性、预付款比例的合理性、供应商的信誉等。审核通过后，按照付款审批权限进行审批。预付款支付后，采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时将货物验收信息反馈给财务部门。如预付款项与实际采购金额存在差异，应及时办理结算手续。4.应付账款核对与清理财务部门定期与采购部门核对应付账款余额，确保账账相符。对长期挂账的应付账款，财务部门应会同采购部门进行清理，查明原因。属于确实无法支付的款项，按照公司规定进行账务处理；属于因合同纠纷等原因暂未支付的，应积极协调解决，尽快完成付款或明确处理方式。五、收付结算管理1.银行账户管理公司按照国家法律法规及相关规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更、撤销需经公司财务部门审核，并报公司领导批准。财务部门负责银行账户的日常管理，定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保银行账户资金安全、准确。严格限制银行账户的出借、出租行为，严禁利用银行账户进行违规资金收付活动。2.结算票据管理公司涉及的结算票据主要包括支票、汇票、本票等。财务部门负责结算票据的购买、保管、使用和核销。设立结算票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、出票日期、金额、用途、领用情况等信息。结算票据的使用必须严格按照规定的程序进行，由专人负责填写，确保票据内容真实、准确、完整。作废的票据应加盖"作废"戳记，与存根联一并保存，按规定定期销毁。3.资金结算流程优化财务部门应不断优化资金结算流程，提高结算效率。加强与银行等金融机构的沟通与合作，合理选择结算方式，减少资金在途时间。对于频繁发生的同类收付业务，可以制定标准化的结算流程和模板，提高工作效率和准确性。利用信息化手段，实现收付业务的线上审批、电子支付等功能，提升资金结算的自动化水平。六、收付风险管理1.风险识别与评估财务部门会同相关业务部门定期对收付业务进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如信用风险、操作风险、资金安全风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评级，确定风险应对策略。2.信用风险管理对于客户和供应商，建立信用评估机制。销售部门在签订销售合同前，应对客户的信用状况进行调查和评估，合理确定信用额度和付款期限。采购部门在选择供应商时，要考察其信用情况，优先选择信用良好的供应商。对于信用状况不佳的客户和供应商，应采取相应的风险防范措施，如增加担保、缩短付款期限等。3.操作风险管理加强收付业务操作人员的培训，提高业务水平和风险防范意识。操作人员应严格按照规定的流程和操作规范办理收付业务，确保操作准确无误。建立健全收付业务内部监督机制，定期对收付业务进行检查和审计，及时发现和纠正操作中的问题。加强对收付业务相关文件和凭证的管理，确保文件资料的完整性、真实性和安全性，防止文件丢失、损坏或被篡改。4.资金安全风险管理加强资金安全保卫工作，确保资金存放场所的安全。安装必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等。严格执行资金收支授权审批制度，严禁未经授权的人员办理资金收付业务。加强对印章、票据等重要物品的保管，实行专人专管、相互牵制。制定资金应急预案，应对可能出现的资金安全突发事件，如银行账户被盗用、资金被诈骗等。在突发事件发生时，能够迅速采取措施，保障资金安全，减少损失。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对收付管理情况进行审计，检查收付业务是否符合本办法规定，流程是否规范，资金是否安全等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.财务部门自查财务部门每月对收付业务进行自查，核对收付账目，检查付款审批手续是否齐全，收款是否及时入账等。对自查中发现的问题，及时进行整改，并将自查情况形成报告，上报公司领导。3.业务部门配合检查采购、销售、运输等业务部门应积极配合财务部门和内部审计部门的检查工作，提供相关资料和信息。对于检查中提出的问题，业务部门应认真分