某基建工程资料管理基本规定

某基建工程资料管理基本规定一、总则1.目的为加强某基建工程资料管理，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和系统性，使其能够全面反映工程建设全过程，为工程竣工验收、交付使用以及后期维护管理提供可靠依据，特制定本基本规定。2.适用范围本规定适用于某基建工程从项目策划、可行性研究、设计、施工、监理到竣工验收全过程中形成的各类文件、资料、图纸等的管理。3.管理原则基建工程资料管理遵循以下原则：真实性原则：资料应如实反映工程实际情况，不得伪造、篡改。完整性原则：涵盖工程建设各个环节的相关资料，不得遗漏重要信息。准确性原则：数据准确、表述清晰、逻辑严谨，避免模糊和歧义。系统性原则：资料应分类科学、归档有序，便于查阅和利用。时效性原则：及时收集、整理、归档资料，确保资料与工程进度同步。二、资料分类及内容1.前期文件项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等，反映项目决策过程。环境影响评价文件：环境影响报告书（表）及批复，体现工程建设对环境的影响及相应措施。建设用地文件：土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等，明确工程用地情况。工程规划文件：建设工程规划许可证、规划设计条件通知书等，规定工程建设的规划要求。2.设计文件初步设计文件：设计说明书、设计图纸、工程概算等，是工程初步设计阶段的成果。施工图设计文件：详细的施工图纸、设计变更通知等，指导工程施工。设计交底及图纸会审记录：记录设计单位向施工、监理等单位进行设计交底以及各方对图纸会审的情况。3.施工资料施工管理资料工程开工报审表：施工单位申请工程开工时提交的文件。施工组织设计：针对工程编制的施工总体部署、施工方法、进度计划等。施工方案：针对分项工程或特殊施工环节制定的专项施工方案。工程技术交底记录：施工技术人员向施工班组进行技术交底的记录。工程质量控制资料原材料、构配件、设备质量证明文件：包括产品合格证、质量检验报告、复试报告等，证明其质量符合要求。施工试验报告及见证检测报告：如混凝土试块抗压强度试验报告、钢筋焊接接头试验报告等，反映工程施工质量。隐蔽工程验收记录：对隐蔽工程施工过程及质量情况的记录，如地基验槽、钢筋工程等。分项、分部工程质量验收记录：对分项、分部工程质量验收情况的详细记载。工程安全与功能检验资料建筑物沉降观测记录：监测建筑物沉降情况，确保工程安全。建筑物垂直度、标高、全高测量记录：检测建筑物的垂直度、标高和全高是否符合设计要求。给排水及采暖系统通水、通电、通球试验记录：检查系统的通水、通电和通球功能是否正常。通风与空调系统试运行记录：记录通风与空调系统试运行情况，检测其性能指标。施工记录工程定位测量记录：确定工程的位置和标高。地基处理记录：记录地基处理的方法、过程和效果。混凝土施工记录：包括混凝土浇筑时间、坍落度、配合比等信息。预应力筋张拉记录：记录预应力筋张拉的各项参数和过程。施工技术资料技术核定单：对施工过程中因设计变更、施工条件变化等原因引起的技术问题进行核定的文件。工程洽商记录：施工、建设、监理等单位就工程有关问题进行协商并达成一致的记录。4.监理资料监理管理资料监理规划：指导监理工作的纲领性文件。监理实施细则：针对工程具体情况制定的监理操作细则。监理月报：每月向建设单位汇报工程进展、质量、安全等情况的报告。监理工作总结：工程竣工后对监理工作的全面总结。监理工作记录监理日志：记录监理人员每天的工作情况和工程现场动态。监理旁站记录：对关键部位、关键工序施工过程进行旁站监督的记录。监理平行检验记录：监理机构利用一定的检查或检测手段，在施工单位自检的基础上，按照一定的比例独立进行检查或检测的记录。工程质量评估资料工程质量评估报告：对工程质量进行综合评估的文件，包括分项、分部工程质量评估意见等。质量问题通知单及整改回复：记录监理单位对工程质量问题的通知及施工单位的整改情况。监理指令文件监理通知单：对施工单位违规行为或工程质量、安全等问题发出的书面指令。工程暂停令：在工程出现严重问题或紧急情况时，要求施工单位暂停施工的指令。5.竣工验收资料工程竣工验收报告：对工程建设全过程及质量情况的总结报告，是工程竣工验收的重要文件。单位（子单位）工程质量竣工验收记录：记录单位（子单位）工程质量验收的详细情况，包括所含分部工程质量验收情况、质量控制资料核查情况、安全和主要使用功能核查及抽查结果、观感质量验收情况等。工程竣工图：包括建筑、结构、给排水、电气等专业竣工图，准确反映工程竣工后的实际情况。工程竣工结算资料：包括工程结算书、工程量清单、设计变更及签证等资料，用于确定工程最终造价。工程质量保修书：明确工程质量保修范围、期限和责任等内容。三、资料收集与整理1.收集责任建设单位：负责收集前期文件、部分与工程建设相关的外部文件等，并督促各参建单位及时提交相关资料。施工单位：负责收集、整理施工过程中形成的各类施工资料，确保资料真实、完整、有效。监理单位：负责收集、整理监理工作过程中产生的监理资料，对施工单位提交的资料进行审核和签认。2.收集要求及时收集：各参建单位应按照工程进度及时收集相关资料，确保资料不遗漏、不滞后。对于重要资料，如隐蔽工程验收记录、试验报告等，应在规定时间内完成收集和整理。全面收集：涵盖工程建设各个环节的各类资料，包括文字材料、图纸、图表、数据等，保证资料的完整性。真实有效：资料应内容真实，数据准确，签字盖章齐全，具有法律效力。严禁伪造、篡改资料。3.整理原则分类整理：按照资料分类标准，将收集到的资料进行科学分类，便于查阅和管理。顺序排列：同一类资料应按照时间顺序、重要程度等合理排列，确保资料条理清晰。编目编号：对整理好的资料进行编目和编号，编制资料目录，建立资料索引，方便查找和引用。4.整理方法纸质资料：对纸质文件进行分类装订，加装封面、目录、页码等，确保文件整齐、牢固。对于图纸，应折叠成A4幅面，并进行编号和标注。电子资料：将纸质资料进行扫描或转换为电子格式，建立电子资料档案库。电子资料应按照纸质资料的分类和编号进行命名和存储，确保电子与纸质资料一一对应。同时，对电子资料进行备份，防止数据丢失。四、资料归档与保管1.归档要求定期归档：各参建单位应在规定时间内将整理好的资料向建设单位归档。一般情况下，工程每月归档一次，重要资料应随时归档。归档内容完整：归档资料应包括规定的各类文件、资料，不得缺项、漏项。同时，应确保资料的签字盖章、手续完备。归档手续齐全：归档时，应填写资料移交清单，双方签字确认，明确资料的名称、数量、移交时间等信息。2.保管责任建设单位：负责统一保管基建工程资料，并建立专门的资料档案室。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保资料安全。借阅管理：建设单位应制定资料借阅制度，明确借阅范围、借阅流程、借阅期限等。借阅资料时，应填写借阅登记表，经批准后方可借阅。借阅人员应妥善保管资料，按时归还，不得转借他人或擅自复制、涂改资料。3.保管期限基建工程资料的保管期限应符合国家相关规定和工程实际需要。一般情况下，工程前期文件、设计文件、监理资料等应长期保存；施工资料中的工程质量控制资料、工程安全与功能检验资料等应保存至工程竣工验收合格后规定年限（如5年、10年等）；竣工验收资料应永久保存。具体保管期限可根据工程特点和相关要求确定。五、资料审核与移交1.审核流程施工单位自查：施工单位在整理完施工资料后，应首先进行内部自查，确保资料的真实性、完整性和准确性。自查合格后，填写资料审核申请表，报项目技术负责人审核。项目技术负责人审核：项目技术负责人对施工资料进行全面审核，重点审核资料与工程实际情况是否相符、资料的签字盖章是否齐全、资料的整理是否符合要求等。审核合格后，在申请表上签字确认。监理单位审核：监理单位收到施工单位提交的资料后，由专业监理工程师对资料进行审核。审核内容包括资料的真实性、准确性、完整性以及与监理工作的相关性等。审核合格后，报总监理工程师审批，并签署审核意见。建设单位审核：建设单位对经监理单位审核后的资料进行最终审核。建设单位可组织相关人员对资料进行抽查核实，确保资料能够全面反映工程建设情况。审核合格后，资料方可进行归档。2.移交程序施工单位移交：施工单位在工程竣工后，按照归档要求将整理好的施工资料移交建设单位。移交时，应填写资料移交清单，一式多份，双方签字确认。监理单位移交：监理单位在工程竣工后，将监理资料整理成册，移交建设单位。移交清单格式同施工单位，双方办理移交手续。建设单位汇总：建设单位收到施工单位和监理单位移交的资料后，进行汇总整理，形成完整的基建工程资料档案。建设单位应在工程竣工验收合格后规定时间内，将资料移交至城建档案管理部门，并办理相关移交手续。六、资料信息化管理1.建立资料管理信息系统建设单位应建立基建工程资料管理信息系统，实现资料的电子化存储、检索、查询和统计分析等功能。信息系统应涵盖工程前期文件、设计文件、施工资料、监理资料、竣工验收资料等各类资料，方便资料的集中管理和利用。2.数据录入与维护及时录入：各参建单位应安排专人负责将纸质资料准确录入资料管理信息系统，确保数据与纸质资料一致。录入工作应与资料整理同步进行，保证数据的时效性。数据维护：资料管理信息系统应定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，对系统中的数据进行定期检查和维护，确保数据的准确性和完整性。对于资料的变更、补充等情况，应及时更新系统数据。3.信息共享与利用内部共享：资料管理信息系统应设置不同的用户权限，实现建设单位、施工单位、监理单位等内部各部门之间的资料信息共享。各部门可根据工作需要，查询和使用相关资料。外部共享：在符合相关规定和保密要求的前提下，可将部分资料信息提供给与工程建设相关的外部单位，如质量监督部门、审计部门等，为工程建设的监督管理提供支持。七、罚则1.对在资料管理工作中违反本规定，存在伪造、篡改资料，资料缺失、不完整，未按时归档等行为的参建单位，建设单位将视情节轻重，给予警告、通报批评、经济处罚等处理。2.因资料管理问题导致工程竣工验收不合格或给工程后期维护管理造成严重影响的，相关参建单位应承担相应的责任