某某公司档案管理办法

某某公司档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整性原则：全面收集和整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映公司的历史和现状，数据准确无误。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.服务性原则：充分开发利用档案资源，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立公司档案管理领导小组，由公司总经理任组长，各部门负责人为成员。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，指导档案管理工作的开展。（二）综合管理部门1.作为公司档案管理的职能部门，负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管、保护和保密工作，定期对档案进行检查、清点和维护。6.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.负责档案信息的开发利用工作，根据公司工作需要，提供档案查阅、借阅服务，编写档案参考资料，为公司决策提供依据。（三）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，指定专人负责档案管理，并接受综合管理部门的业务指导和监督。2.按照档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交本部门的档案。3.在工作中积极配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.文书档案：包括公司制发的各类文件、收文、会议文件、重要活动文件等。2.科技档案：包括科研项目档案、产品档案、工程建设档案等。3.人事档案：包括员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利等档案材料。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算和财务管理过程中形成的档案。5.业务档案：根据公司不同业务类型，如市场营销、生产管理、质量管理、客户服务等业务活动中形成的档案。6.合同档案：包括公司签订的各类合同、协议等。7.证照档案：包括公司营业执照、资质证书、商标注册证、专利证书等各类证照。8.声像档案：包括照片、录音、录像等反映公司重要活动和工作场景的声像资料。9.实物档案：包括公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。10.电子档案：包括以电子形式存储的各类文件、数据、图表等档案信息。（二）档案编号1.档案编号采用"年度类别顺序号"的结构。2.年度：以公元纪年表示，如"20XX"。3.类别：按照档案分类的十大类，分别用两位数字表示，如"01"表示文书档案，"02"表示科技档案等。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。5.例如，一份2023年形成的文书档案，其编号为"202301001"。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件。3.公司员工个人在工作中形成的与公司业务相关的重要材料。4.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。5.其他应归档的材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具书写。3.对电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.文书档案：按照文件的来源、时间、内容等进行分类，编制卷内文件目录，填写备考表，装订成册，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业等进行分类，建立项目档案卷，收集项目过程中的各类文件、图纸、报告等材料，进行编号、编目、装订，编制项目档案目录。3.人事档案：按照档案材料的类别进行分类整理，每类材料按照时间顺序排列，编制档案目录。4.财务档案：按照会计年度、会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，装订成册，编制财务档案目录。5.业务档案：根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法，确保业务档案的系统性和完整性。6.合同档案：按照合同的类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案卷，编制合同目录。7.证照档案：按照证照的类别进行分类整理，建立证照档案册，注明证照的颁发时间、有效期等信息。8.声像档案：按照拍摄时间、内容等进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄地点、人物、事件等信息，刻录成光盘或存储在硬盘等存储设备上，并建立声像档案目录。9.实物档案：对实物进行分类整理，建立实物档案清单，注明实物的名称、来源、获得时间等信息。10.电子档案：按照电子文件的类别、时间等进行分类整理，建立电子文件目录，存储在服务器或磁盘阵列等存储设备上，并定期进行备份。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案：在次年上半年完成归档。2.科技档案：项目结束后三个月内完成归档。3.人事档案：员工离职后一个月内，将其档案移交综合管理部门。4.财务档案：会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部门。5.业务档案：按照业务活动的周期，在业务结束后及时归档。6.合同档案：合同签订后，由承办部门及时整理归档。7.证照档案：证照颁发后，由相关部门及时移交综合管理部门。8.声像档案：活动结束后一周内完成整理归档。9.实物档案：获得实物后，由相关部门及时移交综合管理部门。10.电子档案：根据文件的形成时间和性质，按照规定的时间进行归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案整理的要求，对收集的档案材料进行系统整理，编制归档目录，填写归档说明，确保归档档案的质量。2.归档档案应齐全完整，符合档案整理规范，能够准确反映公司的工作历史和业务活动。3.对重要的、成套的档案，应编制档案清单，注明档案的名称、数量、来源等信息。（三）移交手续1.各部门向综合管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案的名称、数量、类别、年度、编号等信息，确保移交档案的准确性和完整性。3.综合管理部门在接收档案后，应按照档案管理的要求进行核对和登记，对不符合要求的档案，应退回原部门进行补充或修正。六、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。3.档案存储区应设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案的类别、编号等进行分类存放，便于查找和管理。（二）档案保管措施1.对纸质档案，应定期进行检查、清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对电子档案，应建立备份制度，定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。3.对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应采取相应的保管措施，确保其质量不受影响。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。5.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。（三）档案保密制度1.建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自将档案带出库房或泄露档案内容。4.查阅、借阅机密档案，应经过严格的审批程序，确保档案信息的安全。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案，确保档案的完整和安全。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应出具单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容等信息，经公司分管领导签字同意后，到综合管理部门办理查阅或借阅手续。2.查阅或借阅公司机密档案，还应经过公司总经理签字同意。3.外部单位查阅或借阅档案时，应按照公司的规定进行操作，档案管理人员应在场监督，确保档案信息的安全。4.外部单位如需复制档案内容，应经过公司同意，并按照规定支付复制费用。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司的实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司的主要职能活动和历史面貌。2.档案的价值大小，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案是否已失去保存意义，如重复、内容已过时等。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出鉴定意见，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。九、档案管理的信息化建设（一）建立档案管理信息系统1.利用现代信息技术，建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索。2.档案管理信息系统应具备档案的录入、存储、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）电子档案管理1.对电子文件的形成、收集、整理、归档等过程进行规范管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应按照规定的格式和存储方式进行存储，建立备份制度，定期进行备份，防止数据丢失。3.利用档案管理信息系统对电子档案进行分类、编目、检索，方便档案的查询和利用。（三）信息化安全保障1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止非法访问和数据泄露。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。3.对电子档案的存储介质进行定期检查和维护，防止介质损坏导致数据丢失。十、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归