电算化系统管理制度

电算化系统管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司电算化系统的操作、管理与维护，确保电算化系统安全、稳定、高效运行，保障公司财务及业务数据的准确性、完整性和保密性，提高公司信息化管理水平，促进公司业务的健康发展。2.适用范围本制度适用于公司内所有使用电算化系统进行财务核算、业务处理及相关管理工作的部门和人员。电算化系统包括但不限于财务软件、企业资源计划（ERP）系统、办公自动化（OA）系统等各类信息化管理软件。3.职责分工信息管理部门负责电算化系统的整体规划、选型、实施和升级工作。制定和完善电算化系统管理制度，并监督制度的执行情况。负责电算化系统硬件设备的采购、维护和管理，确保系统运行环境的稳定可靠。负责电算化系统的安全防护工作，包括网络安全、数据备份与恢复、用户权限管理等。组织开展电算化系统相关培训工作，提高员工的信息化操作技能。使用部门负责本部门电算化系统的日常操作和使用，严格按照操作规程进行业务处理。及时向信息管理部门反馈电算化系统运行过程中出现的问题和需求。配合信息管理部门做好电算化系统的安全保密工作，对本部门的用户账号和密码严格保密，防止信息泄露。财务部门负责电算化系统中财务数据的录入、审核、记账、结账等工作，确保财务数据的准确性和合规性。定期对财务数据进行备份和存档，配合信息管理部门进行财务数据的安全检查和审计工作。参与电算化系统的财务业务流程优化和内部控制制度建设，提出财务管理方面的需求和建议。二、系统操作管理1.操作流程规范各岗位操作人员应严格按照电算化系统规定的操作流程进行业务处理。在进行系统操作前，需确认已完成相关的准备工作，如数据备份、权限检查等。业务操作过程中，应认真录入数据，确保数据的准确性和完整性。录入完成后，需进行仔细核对，如有错误应及时更正。涉及财务审核、审批等环节的操作，必须按照公司财务制度和审批流程进行，审核人员应认真履行职责，确保业务处理符合规定。完成业务操作后，应及时退出电算化系统，防止他人未经授权使用账号进行操作。2.数据录入要求数据录入人员应具备相应的业务知识和操作技能，熟悉所负责模块的数据录入规则和要求。录入的数据应真实、准确、完整，不得虚构、篡改或遗漏。对于原始凭证的数据录入，应严格按照凭证内容进行，确保与纸质凭证一致。录入的数据应及时保存，避免因意外情况导致数据丢失。在数据录入过程中，如发现系统出现异常或数据错误，应立即停止录入，并及时向信息管理部门报告。3.系统操作日志管理电算化系统应具备操作日志记录功能，详细记录每个用户的登录时间、操作内容、操作结果等信息。信息管理部门应定期对操作日志进行检查和分析，以便及时发现系统异常操作和潜在的安全风险。对于异常操作，应及时进行调查和处理，并记录处理结果。操作日志应妥善保存一定期限，以便在需要时进行审计和追溯。保存期限根据公司相关规定执行，一般不少于[X]年。三、系统维护管理1.系统日常维护信息管理部门应安排专人负责电算化系统的日常维护工作，定期对系统进行检查、清理和优化，确保系统运行速度和性能良好。每日检查系统硬件设备的运行状态，如服务器、网络设备、存储设备等，确保设备正常运行，如有异常应及时处理并记录。定期清理系统临时文件、缓存数据等，释放系统资源，防止因数据积累过多导致系统运行缓慢。检查系统软件的运行情况，及时安装系统补丁和更新程序，修复已知漏洞，提高系统的安全性和稳定性。2.系统故障处理当电算化系统出现故障时，操作人员应立即报告信息管理部门。信息管理部门应及时组织技术人员进行故障诊断和排除，并记录故障发生的时间、现象、处理过程和结果。对于一般性故障，技术人员应尽快解决，恢复系统正常运行。如遇复杂故障，应及时联系软件供应商或相关技术专家协助解决。在故障处理过程中，应采取必要的应急措施，如启用备用系统、数据备份恢复等，确保业务不受影响或影响最小化。故障排除后，应对故障原因进行深入分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似故障再次发生。同时，应将故障处理情况向相关部门和领导汇报。3.系统升级与优化信息管理部门应根据公司业务发展和电算化系统运行情况，定期评估系统升级的必要性和可行性。如需进行系统升级，应制定详细的升级计划，明确升级目标、内容、步骤、时间安排和风险防范措施等。在系统升级前，应进行充分的测试和数据备份，确保升级过程顺利进行，不影响系统正常运行和数据安全。升级过程中，应密切关注系统运行状态，及时处理出现的问题。系统升级完成后，应对升级效果进行评估和验证，确保系统功能满足公司业务需求，性能得到提升。同时，对相关操作人员进行培训，使其熟悉新系统的操作方法和功能变化。四、数据管理1.数据备份财务部门和信息管理部门应定期对电算化系统中的重要数据进行备份，包括财务数据、业务数据等。备份频率应根据数据的重要性和变化情况确定，一般每天至少进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。数据备份应采用多种存储介质和存储方式，如磁带、光盘、外部硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。备份数据应妥善保管，建立备份数据存储台账，记录备份时间、备份内容、存储介质编号、存储地点等信息，以便于查询和管理。2.数据恢复制定数据恢复预案，明确数据恢复的流程、责任人和应急处理措施等。在需要进行数据恢复时，应按照预案要求进行操作，确保数据能够及时、准确地恢复到指定状态。定期进行数据恢复演练，检验数据恢复预案的有效性和可操作性，提高应对数据丢失等突发事件的能力。演练过程中，应模拟各种可能的数据丢失场景，对恢复过程进行详细记录和总结分析。数据恢复后，应对恢复的数据进行完整性和准确性检查，确保恢复的数据与原始数据一致。如发现数据恢复异常，应及时查找原因并采取补救措施。3.数据安全与保密严格控制电算化系统数据的访问权限，根据用户的工作职责和业务需求，授予相应的操作权限，严禁越权操作。权限设置应遵循最小化原则，确保用户仅拥有完成其工作所需的最少数据访问权限。加强对用户账号和密码的管理，定期更换密码，密码应具备一定的强度要求，包含字母、数字和特殊字符等。用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将其透露给他人。对涉及公司机密的数据，应采取加密存储和传输等安全措施，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。同时，对数据访问进行审计和监控，及时发现并处理异常访问行为。严格限制外部人员对电算化系统数据的访问，如因工作需要必须访问，应经过严格的审批流程，并采取必要的安全措施，确保数据安全。五、用户管理1.用户账号创建与删除新员工入职或岗位变动需要使用电算化系统时，所在部门应及时向信息管理部门提交用户账号创建申请，注明用户名、所属部门、岗位、权限需求等信息。信息管理部门审核通过后，按照规定流程创建用户账号，并分配相应的初始密码。员工离职或岗位调动不再需要使用电算化系统时，所在部门应及时通知信息管理部门，信息管理部门在确认相关工作已交接完毕后，及时删除或调整其用户账号权限，确保系统安全。2.用户权限管理根据公司内部控制制度和业务流程要求，信息管理部门应定期对用户权限进行梳理和调整，确保权限设置合理、合规。权限调整应经过严格的审批流程，明确调整的原因、内容和责任人等。严禁将具有重要财务或业务操作权限的账号长期授予一人使用，应根据工作需要进行合理分配，实现岗位之间的相互监督和制衡。对于涉及敏感业务或高风险操作的权限，应采取双人或多人复核、授权等控制措施，确保操作的准确性和安全性。3.用户培训与考核信息管理部门应定期组织电算化系统相关培训，帮助用户熟悉系统功能和操作方法，提高用户的信息化应用水平。培训内容应包括系统操作手册、业务流程、安全注意事项等。在新系统上线或功能升级后，应及时组织针对性培训，确保用户能够熟练掌握新功能的使用。同时，鼓励用户积极参加各类信息化培训课程和学习活动，不断提升自身技能。建立用户考核机制，对用户的电算化系统操作技能和业务处理能力进行定期考核。考核结果应与员工绩效挂钩，激励用户不断提高自身业务水平和系统操作能力。六、安全管理1.网络安全信息管理部门应采取有效的网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部非法网络访问和恶意攻击，保护公司电算化系统网络安全。定期对网络设备和安全防护软件进行检查和更新，确保其性能和功能符合安全要求。同时，加强对网络访问的监控和审计，及时发现并处理异常网络流量和行为。严禁在公司内部网络中接入未经授权的设备和网络，防止外部网络安全风险传入公司内部。对于移动办公设备接入公司网络，应采取必要的安全认证和加密措施。2.物理安全电算化系统硬件设备应放置在安全、可靠的环境中，具备防火、防潮、防雷、防盗等设施。机房应设置门禁系统，限制无关人员进入。定期对硬件设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于关键设备，应配备备用设备，以便在出现故障时能够及时替换，保证系统不间断运行。对存储电算化系统数据的存储介质，如磁带、光盘等，应妥善保管，存放在安全的存储环境中，并建立相应的存储和借阅管理制度。3.安全审计与监控建立电算化系统安全审计机制，对系统操作、数据访问、网络活动等进行全面审计和监控。审计记录应妥善保存，以便在需要时进行追溯和调查。定期对安全审计结果进行分析和评估，及时发现潜在的安全风险和违规行为。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并向上