工程资料管理规定

工程资料管理规定一、总则1.目的为加强工程资料管理，确保工程资料真实、完整、准确、有效，能够全面反映工程建设全过程，为工程竣工验收、交付使用以及后期维护、管理等提供可靠依据，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有工程项目从项目立项至工程竣工验收交付使用全过程中各类工程资料的管理。3.管理职责项目管理部门负责组织、协调工程资料的收集、整理、归档工作，确保资料与工程进度同步。对各参建单位的工程资料管理工作进行监督、检查和指导。项目资料员具体负责工程项目资料的日常收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。及时向项目管理部门及相关部门提交工程资料，并配合做好资料的审核、移交等工作。各参建单位负责本单位承担工程范围内资料的收集、整理、编制，保证资料的真实性、完整性和准确性。按照项目管理部门及本规定的要求，及时向项目资料员移交相关资料。二、工程资料分类及内容1.前期文件项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。建设用地文件：土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等。工程规划文件：建设工程规划许可证及附件、附图等。2.设计文件初步设计文件：初步设计说明书、设计图纸、工程概算等。施工图设计文件：施工图纸、图纸会审记录、设计变更通知等。3.施工资料施工管理资料工程开工报审表、工程复工报审表、施工组织设计、施工方案等。施工现场质量管理检查记录、施工日志等。施工技术资料图纸会审记录、技术交底记录、工程洽商记录等。施工测量放线记录、地基验槽记录、基础及主体结构验收记录等。原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告，如钢材、水泥、砂石、构配件的质量证明文件、复试报告，设备的质量合格证明、安装使用说明书等。施工试验记录及检测报告，如混凝土试块抗压强度试验报告、砂浆试块抗压强度试验报告、钢筋焊接接头试验报告等。隐蔽工程验收记录，详细记录隐蔽工程的部位、内容、质量情况等。分项、分部工程质量验收记录，明确各分项、分部工程的验收结论。施工物资资料物资进场报验表，记录物资的名称、规格、型号、数量、进场日期等。物资质量证明文件，包括产品合格证、质量检验报告、质量保证书等。物资复试报告，对按规定需复试的物资进行复试后的报告。施工记录地基处理记录、桩基施工记录、混凝土浇筑记录、屋面及卫生间蓄水试验记录、地下室防水效果检查记录等。设备单机试运转记录、系统试运转调试记录等。施工质量验收资料分项工程质量验收记录，对各分项工程质量进行验收的记录。分部工程质量验收记录，汇总各分项工程质量验收情况，对分部工程质量进行验收的记录。单位工程质量竣工验收记录，对单位工程整体质量进行验收的记录，包括工程观感质量验收等。4.监理资料监理管理资料监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结等。监理日记、监理会议纪要等。监理工作记录工程开工令、工程暂停令、工程复工令等。施工组织设计/施工方案报审表审查意见、工程进度计划报审表审查意见等。原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告审查记录，见证取样送检记录等。监理旁站记录，对关键部位、关键工序施工过程进行旁站监理的记录。工程质量问题通知单及整改回复单，记录工程质量问题及整改情况。工程质量评估报告分部工程质量评估报告，对各分部工程质量进行评估的报告。单位工程质量评估报告，对单位工程质量进行评估的报告，包括工程质量等级评定意见等。5.竣工验收文件工程竣工验收报告：对工程建设项目的工程概况、建设依据、建设规模、建设内容、工程质量、工程进度、合同执行情况等进行全面总结的报告。工程竣工备案表：用于办理工程竣工验收备案手续的表格，填写工程竣工验收备案相关信息。工程质量保修书：明确工程质量保修范围、保修期限、保修责任等内容的文件。工程竣工图：包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等各专业竣工图，真实反映工程实际完成情况。三、工程资料编制要求1.真实性工程资料应如实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改资料内容。所有资料的形成必须与工程实际进度、质量状况等相符，相关人员应在资料上签字确认，以保证资料的真实性。2.完整性涵盖工程建设全过程的各类资料，不得遗漏重要环节和关键资料。从项目前期文件到竣工验收文件，每个阶段的资料都应齐全，确保能全面反映工程建设全貌。3.准确性资料中的数据、文字表述、图形等应准确无误。数据计算应正确，文字表达应清晰、准确，图纸应与实际工程相符，标注应规范。4.规范性资料的格式、内容填写应符合国家及行业相关标准、规范和公司的统一要求。采用统一的表格形式，字体、字号、排版等应规范整齐。签字盖章应齐全、清晰，符合规定的签字流程和盖章要求。四、工程资料收集与整理1.收集原则随工程进度同步收集，确保资料的及时性和连贯性。在工程建设的各个环节，如基础施工、主体施工、设备安装等，同步收集相应的资料。各参建单位负责各自工作范围内资料的收集，明确资料收集的责任人，确保资料收集不遗漏。2.收集要求资料应原件收集，如因特殊原因无法取得原件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖原件存放单位公章。收集的资料应字迹清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。3.整理要求按照资料分类进行整理，同一类资料应集中存放，便于查找和管理。对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和检索。编号可采用分类编号和顺序编号相结合的方式，如施工管理资料中，工程开工报审表编号为SG001，依次类推。资料应采用A4纸张打印或复印，小于A4的资料应粘贴在A4纸上，并在粘贴处加盖骑缝章。对电子资料应进行备份，并建立电子资料索引目录，便于快速查找。五、工程资料归档与保管1.归档要求工程资料应在工程竣工验收后三个月内完成归档。归档的资料应完整、准确、系统，符合整理要求。归档时应编制归档目录，注明资料名称、编号、日期、份数等信息。2.保管期限工程资料的保管期限分为长期和短期。长期保管的资料包括工程前期文件、设计文件、施工及监理重要资料等，保管期限不少于工程的使用年限；短期保管的资料如一般性的施工记录等，保管期限为5年。3.保管方式纸质资料应存放在专用的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。电子资料应存储在光盘、移动硬盘等存储介质上，并进行分类存放。存储介质应标明资料内容、存储时间等信息。档案室内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保资料的安全保管。六、工程资料查阅与借阅1.查阅规定因工作需要查阅工程资料的，应填写《工程资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息。经项目管理部门负责人批准后，方可查阅资料。查阅时应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将资料带出档案室。查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、损坏等。查阅结束后，应及时将资料归还档案室，并由档案管理人员核对资料的完整性和准确性。2.借阅规定因特殊情况需要借阅工程资料的，应填写《工程资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、用途、借阅期限等信息。经项目管理部门负责人及公司分管领导批准后，方可借阅资料。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、摘录资料内容。如发生资料丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。借阅到期后，借阅人员应及时归还资料，档案管理人员应对归还的资料进行认真检查，确保资料完好无损。七、工程资料移交1.内部移交项目资料员应在工程建设过程中，定期将整理好的工程资料移交给项目管理部门审核。审核通过后，由项目管理部门统一保管。在工程竣工验收前，项目资料员应将全部工程资料整理齐全，编制成册，向项目管理部门进行移交。移交时应填写《工程资料移交清单》，双方签字确认。2.外部移交工程竣工验收合格后，项目管理部门应按照相关规定，将工程资料移交至建设单位、城建档案管理部门等。向建设单位移交资料时，应填写《工程资料移交书》，注明移交资料的名称、数量、移交时间等信息，并由双方签字盖章。向城建档案管理部门移交资料时，应按照城建档案管理部门的要求，办理相关移交手续，确保资料符合归档要求。八、监督与考核1.监督检查项目管理部门应定期对各参建单位的工程资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、编制、归档等情况。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任单位限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核办法将工程资料管理工作纳入对各