项目档案编制和管理办法

项目档案编制和管理办法一、总则1.目的为加强项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运行、管理及后续工作提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司所有各类项目，包括但不限于新建、改建、扩建项目，技术改造项目，科研项目等从项目筹备到项目竣工验收及后评价全过程形成的档案。3.基本原则项目档案管理遵循集中统一管理、全过程跟踪、同步收集整理、确保质量的原则，保证项目档案与项目建设进程同步，真实反映项目实际情况。二、管理职责1.项目档案管理部门职责负责制定和完善项目档案管理制度、流程和标准。对项目档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。组织项目档案的验收工作，对验收结果负责。负责项目档案的保管、鉴定、销毁、统计等日常管理工作。提供项目档案的查阅、借阅服务，确保档案的安全和保密。2.项目建设单位（部门）职责负责本单位项目档案工作的组织实施，明确项目档案管理责任人。按照项目档案管理要求，组织项目文件材料的收集、整理、归档工作，确保项目文件材料的完整、准确、系统。对项目文件材料的形成、积累、整理情况进行定期检查，发现问题及时整改。配合项目档案管理部门做好项目档案的验收工作，提供相关资料和说明。3.项目文件材料形成部门及人员职责负责本部门项目文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料真实、准确、完整。按照规定的时间和要求，将整理好的项目文件材料移交项目建设单位（部门）。接受项目档案管理部门和项目建设单位（部门）的业务指导和监督检查。三、项目文件材料的收集与整理1.收集范围项目文件材料的收集应涵盖项目建设全过程，包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工验收文件等。具体收集范围按照国家和行业有关规定以及项目实际情况确定。2.收集要求项目文件材料应真实反映项目建设实际情况，内容完整、准确、字迹清晰、签署完备。收集的文件材料应为原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明出处和原因。项目文件材料应按照形成时间顺序或项目建设程序进行收集，确保文件材料的系统性。3.整理原则项目文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理工作应在项目建设过程中同步进行，做到分类科学、组卷合理、编目规范。4.整理方法分类：按照项目档案的类别，将项目文件材料分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。组卷：同一类别的项目文件材料按照一定的原则进行组卷，如按阶段、专业、时间等。卷内文件材料应排列有序，编号清晰。编目：对每卷文件材料进行编目，包括卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应注明文件题名、日期、文号、责任者等信息，备考表应记录卷内文件材料的整理情况及需要说明的问题。四、项目档案的编制1.编制内容项目档案应包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工验收文件等相关资料，并按照规定的格式和要求进行编制。项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书等。项目设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件。项目施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。项目监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。项目竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。2.编制要求项目档案编制应符合国家和行业有关标准规范的要求，格式统一、内容完整、数据准确。编制项目档案时，应认真核对文件材料的真实性、准确性和完整性，确保档案质量。项目档案编制过程中，应注意保护文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、伪造或销毁文件材料。五、项目档案的归档1.归档时间项目文件材料应在形成后及时归档，一般在项目各阶段工作结束后一个月内完成归档工作。对于重大项目或复杂项目，应根据项目实际情况制定详细的归档计划，确保档案归档工作的及时性和系统性。2.归档流程项目文件材料形成部门及人员按照整理要求对文件材料进行初步整理后，填写《项目文件材料移交清单》，一式两份，一份随文件材料移交，一份留存备查。将整理好的项目文件材料移交项目建设单位（部门），项目建设单位（部门）对移交的文件材料进行审核，审核合格后在《项目文件材料移交清单》上签字确认。项目建设单位（部门）按照档案管理部门的要求，将审核后的项目文件材料移交项目档案管理部门，项目档案管理部门对移交的档案进行再次审核，审核无误后办理归档手续，并将《项目文件材料移交清单》存档。六、项目档案的保管1.保管场所项目档案应存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。2.保管方式项目档案应按照分类、编号顺序进行存放，便于查找和利用。对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储方式，确保电子档案的安全和完整。3.保管期限项目档案的保管期限应根据国家和行业有关规定以及项目实际情况确定。一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为16年至50年；短期保管的档案保管期限一般为5年以下。七、项目档案的利用1.利用原则项目档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和完整，同时满足项目建设、运行、管理及相关工作的需要。2.利用方式查阅：单位内部人员因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到项目档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。借阅：因特殊情况需要借阅项目档案的，应填写《项目档案借阅申请表》，经项目档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案的安全和完整。复制：因工作需要复制项目档案的，应填写《项目档案复制申请表》，经项目档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖项目档案管理部门印章，并注明用途。八、项目档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立项目档案鉴定小组，由项目档案管理部门、项目建设单位（部门）及相关业务部门的人员组成，负责对到期项目档案进行鉴定。2.鉴定标准根据国家和行业有关规定以及项目档案的保管期限，对到期项目档案进行鉴定。鉴定时应重点审查档案的完整性、准确性、系统性以及对项目建设、运行、管理的利用价值。3.销毁程序项目档案鉴定小组对到期项目档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《项目档案销毁申请表》，报项目档案管理部门负责人审核。项目档案管理部门负责人审核同意后，报公司主管领导批准。经批准销毁的项目档案，由项目档案管理部门指定专人负责监销，并在《项目档案销毁清册》上签字确认。监销人员应确保销毁的档案彻底销毁，不得流失。九、项目档案的统计与移交1.统计工作项目档案管理部门应建立项目档案统计制度，定期对项目档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析，为项目档案管理决策提供依据。统计报表应准确、及时、完整，上报公司主管领导和上级档案管理部门。2.移交工作项目竣工验收后，项目建设单位（部门）应按照国家和行业有关规定以及公司要求，将项目档案移交公司档案管理部门统一保管。移交时应填写《项目档案移交清单》，双方签字确认。项目档案管理部门应对移交的项目档案进行认真核对，确保档案的完整、准确、系统。十、监督与检查1.监督检查内容项目档案管理制度的执行情况。项目文件材料的收集、整理、归档情况。项目档案的编制、保管、利用情况。项目档案鉴定与销毁工作的开展情况。2.监督检查方式定期检查：项目档案管理部门定期对项目档案工作进行检查，检查结果以书面形式通报相关部门，并督促整改。不定期抽查：对重点项目或档案管理工作薄弱的项目进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。专项检查：根据项目建设需要或档案管理工作中的突出问题，开展专项检查，确保项目档案管理工作规范有序。