某公司EPC采购管理规定

某公司EPC采购管理规定一、总则（一）目的为加强公司EPC（设计采购施工）项目采购管理，规范采购行为，确保采购工作高效、有序进行，保障项目顺利实施，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司承接的所有EPC项目的采购活动，包括设备、材料、构配件及服务等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关制度。2.质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合项目设计要求和质量标准。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争充分。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁规定，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立专门的采购管理部门，负责公司EPC项目采购工作的统筹规划、组织协调和监督管理。2.制定采购管理制度、流程和标准，并监督执行。3.建立供应商管理体系，负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作。4.编制采购计划，审核采购预算，控制采购成本。5.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，签订采购合同。6.协调解决采购过程中的问题和纠纷，保障采购工作顺利进行。（二）项目团队1.项目团队负责提出采购需求，参与采购技术规格书的编制。2.配合采购管理部门进行供应商选择、考察等工作。3.对采购物资和服务进行验收，反馈质量问题并跟踪处理。（三）其他相关部门1.技术部门负责提供采购物资和服务的技术要求、技术标准等文件。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金使用，办理付款手续。3.法务部门负责审查采购合同，提供法律支持和风险防范建议。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.项目可行性研究报告、初步设计文件及施工图设计文件。2.项目总体进度计划，明确各阶段物资和服务的需求时间。3.项目预算，合理确定采购资金额度。4.以往类似项目采购经验及实际需求情况。（二）采购计划编制内容1.物资和服务清单，详细列出名称、规格、型号、数量等。2.采购时间安排，明确各批次采购的时间节点。3.采购预算，估算采购费用。4.采购方式建议，根据物资和服务特点选择合适的采购方式。（三）采购计划审批1.采购计划由项目团队编制，经采购管理部门审核后报项目负责人审批。2.项目负责人应综合考虑项目进度、成本、质量等因素，对采购计划进行全面审查，确保其合理性和可行性。3.审批通过的采购计划作为采购工作的依据，不得擅自变更。如需调整，应按原审批程序进行审批。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。2.根据项目需求，从信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察或调查。3.对考察合格的供应商，要求其提供相关资质证明文件、业绩案例、产品样本等资料。（二）供应商评估1.采购管理部门组织项目团队、技术部门等相关人员对供应商进行评估。2.评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等方面。3.采用定性与定量相结合的方法，对供应商进行综合评分，确定供应商等级。（三）供应商选择1.根据采购物资和服务的重要性及评估结果，选择合适的供应商。2.对于重要物资和服务，优先选择等级较高、信誉良好、实力较强的供应商。3.采购金额较大或技术复杂的采购项目，可采用招标方式选择供应商。（四）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商进行考核。2.考核内容包括合同执行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。3.根据考核结果，对供应商进行奖惩，如增加或减少订单量、暂停合作、取消合作资格等。五、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资和服务采购项目。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格投标人。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商。与选定供应商进行谈判，确定最终采购价格和合同条款。签订采购合同。（三）谈判采购1.适用范围：适用于采购规格和技术要求复杂、独家供应、时间紧迫等特殊情况的物资和服务采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，明确谈判目标和策略。与供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商。达成一致意见后，签订采购合同。（四）直接采购1.适用范围：适用于公司内部已有合格供应商、采购金额较小、紧急采购等情况的物资和服务采购项目。2.直接采购程序：由项目团队提出直接采购申请，说明采购原因、物资和服务名称、规格、数量等。采购管理部门审核申请，报项目负责人审批。审批通过后，与选定供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同条款应包括物资和服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同由采购管理部门负责起草，经法务部门审查后，报项目负责人审批。4.合同签订前，应确保双方对合同条款无异议，并加盖双方公章或合同专用章。（二）合同执行1.采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供物资和服务。3.项目团队应配合采购管理部门进行合同执行监督，及时反馈物资和服务的接收、使用情况。（三）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。3.采购管理部门负责办理合同变更手续，报项目负责人审批。（四）合同验收1.物资和服务到货后，项目团队应按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收内容包括物资和服务的数量、规格、型号、质量等方面。3.验收合格后，项目团队应出具验收报告，并报采购管理部门备案。4.如验收不合格，项目团队应及时通知供应商，要求其限期整改或退换货。（五）合同付款1.采购合同付款方式应在合同中明确约定，一般包括预付款、到货款、验收款、质保金等。2.财务部门根据合同约定和验收报告，审核付款申请，办理付款手续。3.付款前，应确保供应商已履行合同义务，无质量问题和违约行为。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门组织相关人员对采购过程中的风险进行识别。2.风险识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等方面。（二）风险评估1.采用定性或定量方法对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估结果作为制定风险应对措施的依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。2.对于市场风险，关注市场动态，合理安排采购时间，采取套期保值等措施。3.对于供应商风险，加强供应商管理，选择多家供应商，签订风险分担条款。4.对于质量风险，加强质量检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺。5.对于合同风险，严格审查合同条款，加强合同执行监督，及时处理合同纠纷。6.对于资金风险，合理安排采购资金，优化付款方式，确保资金安全。八、采购监督与审计（一）采购监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查。2.监督检查内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、合同签订与执行等方面。3.对发现的问题及时提出整改意见，要求采购管理部门限期整改。（二）采购审计1.根