会计电算化系统管理办法

会计电算化系统管理办法一、总则1.目的为了加强公司会计电算化系统的管理，规范会计电算化工作，保证会计信息处理的及时、准确、安全，提高会计工作效率和质量，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部各部门在会计电算化系统环境下的会计核算、财务管理等相关工作。3.定义会计电算化系统是指利用电子计算机技术对会计数据进行采集、存储、处理和输出，并完成会计核算任务，提供会计管理、分析与决策相关会计信息的系统。二、会计电算化系统的建设与规划1.系统建设原则合法性原则：严格遵循国家相关法律法规和财务会计制度的要求进行系统建设。实用性原则：紧密结合公司实际业务需求，确保系统功能满足会计核算和财务管理的需要。安全性原则：采取有效的安全防护措施，保障会计数据的安全、完整，防止数据泄露、篡改和丢失。可扩展性原则：充分考虑公司未来发展的需要，系统应具备良好的扩展性，能够方便地进行功能扩展和升级。2.系统选型与采购根据公司业务特点和需求，组织相关部门和专业人员对市场上的会计电算化软件进行调研、评估和选型。采购过程应遵循公司采购管理制度，通过招标、谈判等方式确定供应商，并签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。3.系统实施与部署成立由财务部门牵头，信息技术部门等相关人员组成的项目实施小组，负责系统的安装、调试、数据迁移等实施工作。在实施过程中，要制定详细的实施计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，确保系统按时、顺利上线。对操作人员进行全面、系统的培训，使其熟悉系统的功能和操作流程，能够熟练运用系统进行会计核算和财务管理工作。三、会计电算化系统的运行管理1.岗位设置与职责分工根据会计电算化系统的特点和公司业务需求，设置系统管理员、账套主管、会计操作员、审核记账员等岗位，并明确各岗位的职责权限。系统管理员负责系统的安装、维护、升级，用户权限管理等工作；账套主管负责账套的建立、修改、删除，年度账管理等工作；会计操作员负责录入会计凭证、登记账簿等日常会计核算工作；审核记账员负责对会计凭证进行审核、记账等工作。各岗位人员应严格按照职责分工进行操作，不得越权操作，确保系统运行的安全、规范。2.操作流程规范会计凭证的录入应严格按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的要求进行，确保凭证内容真实、准确、完整。凭证录入完成后，应及时提交审核记账员进行审核，审核通过后才能进行记账操作。每月结账前，应对本月的会计凭证、账簿等数据进行核对，确保账证相符、账账相符、账实相符。结账后，不得再对本月已结账的数据进行修改。系统操作人员应定期备份会计数据，备份数据应妥善保存，防止数据丢失。备份数据的存储介质应定期进行检查和更换，确保数据的完整性。3.系统维护与升级信息技术部门应定期对会计电算化系统进行维护，检查系统的运行状况，及时处理系统故障和问题，确保系统的稳定运行。根据公司业务发展和法律法规的要求，及时对系统进行功能升级，以满足不断变化的会计核算和财务管理需求。系统升级前，应进行充分的测试和数据备份，确保升级过程的顺利进行和数据的安全。四、会计电算化系统的安全管理1.安全制度建设建立健全会计电算化系统安全管理制度，明确安全管理目标、安全管理措施、安全责任等内容。制定用户管理制度，对系统用户的创建、修改、删除、权限设置等进行严格管理，确保用户身份的真实性和合法性。建立数据备份与恢复制度，规定数据备份的时间间隔、存储介质、存储地点等，确保在系统出现故障或数据丢失时能够及时恢复数据。2.安全技术措施采用防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络访问，保护公司内部网络安全。对会计电算化系统进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性，防止数据被窃取或篡改。设置用户密码策略，要求用户定期更换密码，密码应具备一定的强度要求，包含字母、数字和特殊字符等。3.安全监督与检查定期对会计电算化系统的安全状况进行监督检查，及时发现和消除安全隐患。对违反安全管理制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。五、会计电算化系统的数据管理1.数据备份与恢复按照规定的时间间隔对会计数据进行备份，备份数据应存储在多种介质上，并分别存放在不同的地点。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。在系统出现故障需要恢复数据时，应按照规定的恢复流程进行操作，确保数据恢复的准确性和及时性。2.数据存储与保管会计数据应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，确保数据的存储安全。对存储会计数据的服务器和存储设备应进行定期维护和检查，防止硬件故障导致数据丢失。会计数据的纸质档案应按照国家档案管理的相关规定进行整理、装订和保管，保存期限应符合规定要求。3.数据保密与使用严格遵守国家有关数据保密的法律法规，对会计数据进行保密管理，防止数据泄露。未经授权，任何人员不得擅自查阅、复制、修改会计数据。确因工作需要查阅、使用会计数据的，应按照规定的审批流程进行申请和授权。六、会计电算化系统的档案管理1.档案内容会计电算化系统档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料，以及系统软件、操作手册、维护记录、备份数据等系统相关资料。2.档案整理与归档会计核算资料应按照会计期间和类别进行整理、装订，确保资料的整齐、规范。系统相关资料应进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，纸质档案应与电子档案内容一致，并妥善保管。定期将整理好的会计电算化系统档案进行归档，归档后的档案应存放在专门的档案柜中，并建立档案目录，便于查找和使用。3.档案保管与期限会计电算化系统档案的保管期限应符合国家档案管理的相关规定。一般情况下，会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，会计报表等保管期限为10年。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的完整性和安全性。4.档案查阅与销毁查阅会计电算化系统档案应按照规定的审批流程进行申请，经批准后在指定地点查阅，并做好查阅记录。超过保管期限需要销毁的会计电算化系统档案，应按照规定的程序进行审批和销毁，销毁过程应进行记录，确保档案销毁的彻底性和安全性。七、会计电算化系统的监督与检查1.内部监督财务部门应定期对会计电算化系统的运行情况进行内部检查，检查内容包括系统操作的规范性、数据的准确性、安全制度的执行情况等。对检查中发现的问题应及时进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.外部审计定期聘请外部审计机构对公司会计电算化系统进行审计，审计内容包括系统的合规性、安全性、有效性等方面。根据审计机构提出的审计意见和建议，及时进行整改，完善会计电算化系统的管理。3.监督检查记录与报告对内部监督和外部审计的过程和结果应进行详细记录，形成监督检查报