中医系团总支学生会办公室规章制度

中医系团总支学生会办公室规章制度一、总则1.目的为了规范中医系团总支学生会办公室的日常管理，提高工作效率，保证各项工作的顺利开展，特制定本规章制度。2.适用范围本规章制度适用于中医系团总支学生会办公室全体成员。3.宗旨以服务中医系师生为宗旨，秉持公正、公平、公开的原则，积极营造团结、协作、高效的工作氛围。二、组织架构及职责1.组织架构中医系团总支学生会办公室设主任一名，副主任若干名，下设文书组、档案组、物资管理组、会议组织组等。2.职责分工主任职责全面负责办公室的各项工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调办公室与其他部门之间的关系，促进学生会整体工作的顺利开展。对办公室成员的工作进行指导、监督和考核。代表办公室参加系内外相关会议和活动。副主任职责协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作安排和落实。在主任不在时，代行主任职责。负责与各部门的日常沟通协调，收集、反馈工作信息。文书组职责负责起草、撰写、审核和印发各类文件、通知、报告等文书材料。做好文件的收发、登记、传阅、归档等工作。协助其他部门进行文案策划和编辑工作。档案组职责负责收集、整理、保管学生会的各类档案资料，包括工作计划、总结、活动记录、成员信息等。建立健全档案管理制度，确保档案资料的完整性和规范性。定期对档案进行清查和盘点，为工作提供查阅和参考依据。物资管理组职责负责学生会办公用品、活动物资等的采购、保管和发放工作。建立物资台账，定期进行物资清查，确保物资的合理使用和安全存放。对损坏或过期的物资进行及时处理和更新。会议组织组职责负责组织学生会各类会议的筹备工作，包括会议通知、场地布置、议程安排等。做好会议记录，整理会议纪要，并及时传达会议精神。负责会议期间的服务工作，保障会议的顺利进行。三、日常工作制度1.考勤制度办公室成员应按时参加学生会组织的各项会议、活动及日常工作，不得无故缺席、迟到或早退。如需请假，应提前向主任或副主任提交书面请假申请，经批准后方可请假。请假一天以内由副主任批准，一天以上由主任批准。迟到或早退累计三次按一次缺席处理，无故缺席累计两次给予警告处分，累计三次以上视情节轻重给予相应的纪律处分。2.值班制度办公室实行值班制度，值班人员应按时到岗，坚守岗位，不得擅自离岗。值班人员负责接听办公室电话，记录重要信息，并及时传达给相关人员。做好值班期间的办公室卫生清洁和安全保卫工作，确保办公室正常运转。如遇特殊情况无法按时值班，应提前自行与其他成员协商调班，并报主任或副主任备案。3.工作态度与纪律办公室成员应热爱本职工作，认真负责，积极主动地完成各项工作任务。严格遵守工作纪律，保守学生会机密，不得泄露工作中涉及的敏感信息。注重团队协作，相互支持，相互配合，不得推诿扯皮。保持良好的工作形象，言行举止文明得体，维护学生会的声誉。四、文件管理制度1.文件起草与审核各类文件起草应符合国家法律法规和学校相关规定，语言规范、逻辑清晰、内容准确。重要文件起草完成后，应经主任或副主任审核把关，确保文件质量。2.文件收发与登记外来文件由文书组专人负责签收、登记，注明文件名称、文号、发文单位、日期等信息。学生会内部文件由各部门起草后交文书组统一编号、登记，并按规定程序流转。3.文件传阅与处理文书组根据文件内容和工作需要，及时将文件传阅给相关人员，并做好传阅记录。传阅文件应在规定时间内完成，阅文人应认真阅读文件，并签署意见。对需要办理的文件，承办人应及时处理，并将办理结果反馈给文书组。4.文件归档与保管文件办理完毕后，文书组应及时将文件整理归档，按照档案管理要求分类存放。档案组负责对归档文件进行定期清查和保管，确保文件的安全和完整。严格遵守档案查阅制度，未经批准，不得擅自查阅、复印或外借档案资料。五、档案管理制度1.档案收集各部门应定期将工作中形成的各类档案资料移交至档案组，确保档案资料的及时收集。档案组负责对收集到的档案资料进行初步审核，对不符合要求的资料及时退回相关部门补充完善。2.档案整理档案组按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。对纸质档案应进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。电子档案应按照统一的命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。3.档案保管设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。对重要档案应采取备份措施，防止档案丢失或损坏。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。4.档案查阅因工作需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，经主任或副主任批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅档案时应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按规定办理相关手续。六、物资管理制度1.物资采购物资管理组根据学生会工作需要，制定物资采购计划，报主任审批后实施。采购物资应选择正规渠道，确保物资质量，同时要货比三家，降低采购成本。采购过程中应严格遵守学校的采购规定和财务制度，办理相关审批手续。2.物资验收物资采购回来后，物资管理组应及时组织相关人员进行验收，核对物资的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。对验收合格的物资进行入库登记，填写物资入库单；对验收不合格的物资，应及时与供应商联系退换货。3.物资保管设立物资仓库，对办公用品、活动物资等进行分类存放，做到整齐有序、便于查找。建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况，定期进行盘点，确保账物相符。加强物资仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮等工作，防止物资损坏或丢失。4.物资发放各部门因工作需要领取物资时，应填写物资领用申请表，经部门负责人签字后，到物资管理组领取。物资管理组按照申请表发放物资，并做好发放记录，将领用情况及时登记在物资保管台账上。对于贵重物资或限量发放的物资，应严格控制领用数量和用途，确保合理使用。七、会议管理制度1.会议筹备会议组织组根据会议主题和要求，提前制定会议方案，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。做好会议通知的起草和发送工作，确保参会人员按时收到通知。提前布置会议场地，准备好会议所需的设备、资料、文具等。2.会议组织会议组织组负责会议的签到、引导参会人员就座等工作，确保会议准时开始。按照会议议程有序组织会议，控制会议时间，保证会议高效进行。做好会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。3.会议纪要会议结束后，会议组织组应及时整理会议纪要，经主任或副主任审核后印发给参会人员和相关部门。会议纪要应准确反映会议内容，突出重点，明确责任人和完成时间。4.会议精神传达与落实参会人员应及时将会议精神传达给本部门成员，并组织学习讨论。各部门按照会议决议事项，制定具体的工作计划和措施，认真组织实施，并及时将落实情况反馈给办公室。八、考核与奖惩制度1.考核原则坚持客观公正、全面准确、注重实绩的原则，对办公室成员的工作表现进行考核评价。考核结果作为成员评优评先、职务晋升、奖励处罚的重要依据。2.考核内容工作态度：包括责任心、敬业精神、工作积极性等。工作能力：如组织协调能力、沟通能力、文字表达能力、业务水平等。工作业绩：完成工作任务的数量、质量、效率以及取得的工作成果等。团队协作：与其他成员配合协作的情况，对团队建设的贡献等。3.考核方式定期考核：每学期末进行一次全面考核，办公室成员填写个人工作总结和自评表，由主任、副主任及其他成员进行互评。日常考核：由主任或副主任对成员的日常工作表现进行记录和评价，作为定期考核的参考依据。4.奖励制度对于在工作中表现优秀、成绩突出的成员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖品等。奖励分为个人奖励和集体奖励，个人奖励包括优秀学生会干部、工作积极分子等；集体奖励包括优秀部门等。5.惩罚制度对违反本规章制度、工作表现不佳的成员，视情节轻重给予批评教育、警告、严重警告、撤销职务等处分。因工作失误给学生会造成损失的，应承担相