某房产公司档案管理制度

某房产公司档案管理制度一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属项目公司、部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项经营、管理、业务活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及职责公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司档案。综合档案室职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善公司档案管理制度；负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作；指导、监督各部门的档案工作。2.各部门兼职档案员职责各部门指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。兼职档案员应接受综合档案室的业务指导和培训，严格按照档案管理要求开展工作，确保本部门档案的完整、准确和及时归档。三、档案的收集与整理1.收集范围公司各类文件、合同、协议、报告、报表、计划、总结、会议记录、纪要、信函、电报、传真、证书、执照、图纸、照片、录音、录像等。项目开发过程中的项目立项文件、可行性研究报告、土地出让合同、规划设计方案、施工图纸、工程合同、监理资料、竣工验收文件等。市场营销活动中的市场调研报告、销售合同、广告策划资料、客户资料等。财务管理中的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人力资源管理中的员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料等。2.收集要求各部门应及时将工作活动中形成的档案材料收集齐全，按照归档范围和要求进行整理，定期移交综合档案室。归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清楚，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。采用分类、编号、编目等方法进行整理。分类按照公司档案分类方案进行，编号应保证唯一性和系统性，编目应准确反映档案内容和保管状况。四、档案的分类与编号1.分类方案公司档案分为行政管理类、经营管理类、项目开发类、市场营销类、财务管理类、人力资源管理类、企业文化类等七大类。每大类下再根据具体内容细分若干二级类目，如行政管理类下分为公文管理、会议管理、证照管理等。2.编号规则档案编号采用"全宗号年度类别顺序号"的结构。全宗号：暂定为公司代码。年度：以公元纪年，如"2023"。类别：用大写字母表示档案类别，如"A"代表行政管理类。顺序号：按照档案形成时间顺序或重要程度依次编号，位数根据实际情况确定。五、档案的保管1.保管场所综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件的专用库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具档案装具应符合国家有关标准，选用坚固耐用、便于存放和查找的材料制作。档案盒应统一规格，封面应标注全宗号、年度、类别、保管期限等信息。3.档案存放档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案分开存放，同一类别的档案按照编号顺序排列。应建立档案存放索引，便于快速查找档案。4.保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案期限为16年至50年，如项目开发过程中的重要文件资料。短期保管的档案期限为5年以下，如一般性的文件材料。5.档案清查综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。清查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损、褪色的档案进行修复，对丢失的档案进行查找和补充。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作综合档案室定期对保管期满的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成的鉴定小组。鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.销毁程序经鉴定确需销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、年度、类别、编号、保管期限等内容。销毁清册应经公司领导审批后，由综合档案室和相关部门共同派人监销。监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底，并留存销毁记录。七、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、安全、规范的原则，确保档案的真实性和完整性不被破坏。严格执行档案查阅审批制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。2.查阅手续内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅手续因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。4.利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅或借阅档案的时间、人员、内容、期限等信息。利用登记应定期整理归档，作为档案统计和分析的依据。八、电子档案管理1.电子档案的收集与整理各部门应及时将工作活动中形成的电子文件收集齐全，按照档案管理要求进行整理。电子文件应采用通用格式存储，确保长期可读。同时，应建立电子文件元数据，准确记录文件的背景信息和管理信息。2.电子档案的存储与备份电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行数据备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。3.电子档案的利用电子档案的利用应通过公司内部网络系统进行，严格按照权限设置进行访问。利用电子档案时，应遵守相关的安全规定，防止电子档案被非法篡改或泄露。九、档案管理的监督与考核1.监督检查综合档案室应定期对各部门的档案工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司将档案管理工作纳入年度绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行通报批评。2.考核内容考核内容包括档案管理制度执行情况、档