某集团档案室筹建管理实施细则

某集团档案室筹建管理实施细则一、总则1.目的为加强集团档案室建设与管理，有效收集、整理、保管和利用档案资源，保障集团各项工作的顺利开展，特制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于集团总部及各下属子公司档案室的筹建、管理与运行。3.基本原则集中统一管理原则：集团各类档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。全程管理原则：对档案的形成、积累、整理、归档到保管、利用等全过程实行有效管理与监督。服务利用原则：以服务集团各项工作为宗旨，充分发挥档案的信息资源作用，提高档案利用效率。二、档案室筹建1.选址与布局档案室应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠且便于档案搬运和利用的位置。档案室布局应合理，分为档案库房、整理室、查阅室、办公室等功能区域。档案库房应与其他区域有效分隔，并有必要的防护设施。2.设施设备配备档案库房应配备档案密集架、档案柜、防磁柜等存储设备，满足档案存储需求。安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等，确保档案安全存储环境。配备计算机、打印机、复印机、扫描仪等办公设备，用于档案管理信息化工作。提供查阅桌椅、档案装订设备、消毒设备等，方便档案利用与整理。3.人员配备根据档案管理工作需要，配备专职档案管理人员，人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。明确档案管理人员岗位职责，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作任务。4.制度建设建立档案收集制度，明确各部门档案收集范围、时间、要求等，确保档案及时、完整收集。制定档案整理制度，规范档案分类、编号、编目、装订等整理工作流程与标准。完善档案保管制度，规定档案库房管理、安全防护、定期检查等要求，保障档案实体安全。健全档案利用制度，明确档案查阅、借阅流程和权限，确保档案合理利用。建立档案鉴定与销毁制度，规范档案鉴定标准、程序和销毁手续。三、档案收集1.收集范围集团总部及各下属子公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。具体包括行政管理档案、党群工作档案、经营管理档案、生产技术档案、财务档案、人力资源档案、审计档案、法律事务档案等。2.收集渠道各部门指定专人负责定期向档案室移交档案，确保档案收集的及时性和完整性。对于重大活动、重要项目等形成的档案，由相关部门在活动结束或项目完成后及时整理并移交档案室。通过档案征集、接收捐赠等方式，收集与集团发展相关的具有历史价值或特殊意义的档案。3.收集要求归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，制成材料符合耐久性要求。对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。收集的档案应按照规定的分类方案进行初步分类，便于后续整理工作。四、档案整理1.分类标准根据集团档案管理实际，采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后根据档案的保存价值确定保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。档案编号由全宗号、年度号、机构（问题）代码、保管期限代码、案卷顺序号等组成。全宗号由集团档案室统一编制；年度号采用公元纪年，如"20XX"；机构（问题）代码根据集团内部机构设置或问题类别编制；保管期限代码"Y"代表永久，"30"代表30年，"10"代表10年；案卷顺序号按顺序依次编号。3.编目要求编制案卷目录，著录项目包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等。编制文件级目录，著录项目包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注等，确保档案目录信息准确、全面。4.装订规范归档文件应去除金属物，破损文件应进行修复，字迹模糊或易退变的文件应进行复制。采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。五、档案保管1.库房管理档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。严格控制库房温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。档案应分类存放，按编号顺序排列上架，便于查找和管理。建立档案存放位置索引，标明档案存放的具体位置，方便快速调阅。2.安全防护加强档案室安全保卫工作，安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。对重要档案和电子档案应采取异地备份存储等安全措施，防止档案数据丢失或损坏。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，重点检查档案的实体状况、保管环境等。检查内容包括档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，库房温湿度是否符合要求，设备运行是否正常等。对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案利用1.利用方式提供档案查阅服务，档案查阅人员可在查阅室查阅纸质档案。查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案内容等信息。开展档案借阅服务，借阅档案需经相关部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。对于电子档案，可通过网络系统提供在线查阅服务，查阅人员应按照系统操作要求进行操作。2.利用流程查阅申请：查阅人员填写查阅申请表，说明查阅档案的名称、内容、用途等，提交所在部门负责人审批。审批：部门负责人根据查阅申请进行审核，签署意见后报档案室负责人审批。查阅：经审批同意后，查阅人员凭有效证件到档案室查阅档案。档案室工作人员根据查阅申请提供档案，并做好查阅登记。借阅申请：如需借阅档案，查阅人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经部门负责人和档案室负责人审批后办理借阅手续。归还：借阅人员应在规定期限内归还档案，档案室工作人员对归还档案进行检查，确认无误后办理归还手续。3.利用反馈建立档案利用效果反馈机制，鼓励利用档案的部门或人员及时反馈档案利用情况和意见建议。档案室对档案利用反馈信息进行整理分析，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、准确判定档案价值的原则。以国家有关档案鉴定的规定和集团档案保管期限表为依据，结合集团实际情况，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，对档案鉴定结果进行审核把关。3.鉴定内容对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。重点审查档案与集团当前工作和未来发展的关联程度，以及是否涉及重要历史事件、决策等。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定工作小组编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、档号等信息。档案销毁清册经档案室负责人审核、集团分管领导批准后，方可实施销毁。档案销毁应采用焚烧、粉碎等符合环保要求的方式进行，并指定专人监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。八、监督与考核1.监督检查集团档案室定期对各下属子公司档案室的筹建、管理工作进行监督检查，确保档案管理工作规范执行。监督检查内容包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等工作环节的落实情况，档案管理制度的执行情况，档案设施设备的运行情况等。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对各下属子公司档案室的档案管理工作进行量化考核。考核指标包括档案管理工作的组织建设、制度建设、业务工作开