某公司工程部出差管理制度

某公司工程部出差管理制度一、总则1.目的为加强公司工程部出差管理，规范出差行为，提高出差效率，合理控制出差费用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司工程部全体员工因工作需要出差的情况。3.职责分工工程部负责人：负责审核员工出差申请，对出差任务的必要性和合理性进行把关，并监督出差人员按时完成工作任务。人力资源部：负责审核出差人员的考勤记录，协助工程部统计出差费用，并按照公司薪酬制度核算出差补贴。财务部：负责制定和执行公司的财务报销制度，审核出差费用报销凭证，确保费用报销的合规性，并按照规定进行账务处理。二、出差申请与审批1.出差申请员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具选择等信息。如有同行人员，需一并列出。2.审批流程申请人将《出差申请表》提交至工程部负责人。工程部负责人根据出差任务的必要性和合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导审批通过后，申请人方可安排出差行程。3.特殊情况处理如遇紧急出差任务，无法提前提交出差申请，出差人员应在出差前电话告知工程部负责人，并在出差归来后及时补办申请手续。三、出差行程安排1.交通工具选择出差人员应根据出差的紧急程度、路程远近等因素合理选择交通工具。原则上，优先选择火车、高铁等经济实惠的交通方式。如需乘坐飞机，应提前预订机票，并选择经济舱。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱，需经分管领导批准。2.行程规划出差人员应根据出差任务合理规划行程，确保在规定时间内完成工作任务。如有需要，应提前与客户或合作单位沟通协调，安排好工作对接事宜。在出差期间，应保持手机畅通，及时向工程部负责人汇报工作进展情况。3.住宿安排公司根据出差目的地的实际情况，制定相应的住宿标准。出差人员应按照标准选择合适的住宿地点，并自行办理入住和退房手续。如因工作需要，需在住宿标准之外产生额外费用，应提前向工程部负责人说明情况，并经批准后方可报销。四、出差费用标准1.交通费用火车、高铁、动车等交通工具的票价按照实际发生金额报销。飞机票按照经济舱票价报销，特殊情况经批准乘坐商务舱或头等舱的，按照商务舱或头等舱票价报销。市内交通费用按照出差目的地的实际情况，给予适当的补贴。补贴标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天因工作需要乘坐出租车的，应在发票上注明事由，并经工程部负责人批准后方可报销。2.住宿费用住宿费用按照公司制定的标准报销。具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天如两人或两人以上同行出差，需合住一间房的，按照上述标准的[X]%报销。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天如有招待客户等特殊情况，需在发票上注明事由，并经工程部负责人批准后，按照实际发生金额报销。4.其他费用出差期间因工作需要发生的其他费用，如通讯费、资料费、邮寄费等，应在发票上注明事由，并经工程部负责人批准后，按照实际发生金额报销。如出差期间参加培训、会议等活动，需按照活动组织方的要求缴纳相关费用的，应在发票上注明事由，并经工程部负责人批准后，按照实际发生金额报销。五、出差费用报销1.报销凭证要求出差人员应在出差归来后[X]个工作日内，整理好出差期间的各项费用报销凭证，并填写《差旅费报销单》。报销凭证应真实、合法、有效，发票上应注明日期、内容、金额等信息，并加盖发票专用章。如有多人共同出差的情况，应分别填写《差旅费报销单》，并注明各自的费用明细。2.报销流程出差人员将填写好的《差旅费报销单》及相关报销凭证提交至工程部负责人。工程部负责人对报销凭证的真实性、合理性进行审核，签署意见后报财务部审核。财务部按照公司财务报销制度对报销凭证进行审核，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部按照规定进行报销付款。3.报销注意事项报销费用应严格按照本制度规定的标准执行，超出标准的部分不予报销。如发现报销凭证存在虚假、不实等情况，公司将追回已报销的费用，并视情节轻重给予相应的处罚。出差人员应妥善保管好出差期间的各项费用报销凭证，如有遗失，应及时向相关部门说明情况，并提供其他有效证明材料。六、出差考勤与考核1.出差考勤出差人员在出差期间应按照公司规定的考勤制度进行考勤，如遇特殊情况需要请假的，应提前向工程部负责人请假，并按照公司请假制度办理相关手续。人力资源部负责对出差人员的考勤记录进行审核，并将考勤情况反馈给工程部。2.出差考核工程部负责人应根据出差人员的工作任务完成情况、工作质量、工作效率等方面对出差人员进行考核，并将考核结果反馈给人力资源部。人力资源部将根据出差人员的考核结果，按照公司薪酬制度进行相应的薪酬调整。七、附则1.本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，