成本档案管理办法

成本档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司成本档案管理，规范成本档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保成本档案的真实、完整、有效和安全，为公司成本管理、决策提供可靠依据，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在成本核算、控制、分析等成本管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则成本档案管理遵循集中统一管理、分类科学合理、保管安全可靠、利用高效便捷的原则。二、成本档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善成本档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门成本档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司成本档案，建立成本档案目录数据库，确保档案的有序存放和有效检索。4.负责成本档案的安全保管，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时进行修复或复制。5.按照规定提供成本档案查阅、借阅服务，做好相关登记和记录。6.对超过保管期限的成本档案提出鉴定和销毁意见，并按照公司规定程序组织实施销毁工作。（二）各部门职责1.负责本部门成本管理活动中形成档案资料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责成本档案管理工作，确保档案资料的及时、完整收集，保证档案质量符合要求。3.配合档案管理部门做好成本档案的整理、归档、保管、查阅、借阅等相关工作。三、成本档案的分类与编号（一）分类成本档案分为以下几大类：1.成本预算类：包括年度成本预算编制文件、预算调整文件、预算执行分析报告等。2.成本核算类：涵盖成本核算方法文件、成本核算凭证、成本计算单、成本报表等。3.成本控制类：如成本控制目标文件、成本控制措施方案、成本控制分析报告、成本控制考核记录等。4.成本分析类：包含成本分析报告、成本变动因素分析资料、成本对比分析资料等。5.成本决策支持类：涉及成本预测报告、成本决策方案、成本效益分析资料等。6.其他成本相关类：如成本管理规章制度、成本管理工作会议记录、成本管理相关的合同协议等。（二）编号成本档案编号采用"类别代码年度顺序号"的结构。类别代码按照上述分类分别用大写字母表示，如"YB"代表成本预算类，"HS"代表成本核算类等；年度用四位数字表示，如"2023"；顺序号为每类档案按形成时间顺序编制的流水号，用三位数字表示。例如，"YB2023001"表示2023年度成本预算类的第一份档案。四、成本档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在成本管理活动完成后及时收集相关档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件及相关的图表、数据等。电子文件应采用通用格式保存，并确保其可读性和可编辑性。3.对于外来文件，如与成本管理相关的合同、协议、函件等，经办部门应在文件接收后及时登记，并交档案管理部门统一归档。（二）整理1.各部门收集的成本档案资料应进行初步整理，按照档案分类要求进行分类，去除重复、无效的文件，并对文件进行排序。2.纸质档案应进行装订，采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。对于图表较大的文件，应折叠成A4纸大小后装订。3.电子档案应按照分类目录进行存储，文件名应规范准确，反映文件的主要内容和类别。同时，应建立电子档案索引，便于快速检索。4.档案整理过程中，应编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。五、成本档案的归档（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的成本档案移交至档案管理部门进行归档。对于重大成本项目或临时性成本管理活动形成的档案，应在活动结束后[规定时间]内及时归档。（二）归档要求1.档案管理部门接收各部门移交的成本档案时，应按照档案目录进行核对，确保档案的数量、内容、整理质量等符合要求。2.对不符合归档要求的档案，档案管理部门应退回原部门进行补充或重新整理，直至符合要求后再行归档。3.成本档案归档后，档案管理部门应在档案目录上注明归档日期，并将档案存放于指定的档案库房或存储设备中。六、成本档案的保管（一）保管期限成本档案的保管期限根据其重要程度和参考价值分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。具体保管期限如下：1.永久保管：公司年度成本决算报告。涉及公司重大成本决策的文件、资料。成本管理规章制度修订的原始文件。2.定期保管：成本预算、核算、控制、分析等日常管理活动形成的一般性文件，保管期限为35年。成本管理工作会议记录、一般性成本管理合同协议等，保管期限为510年。成本预测报告、成本决策支持资料等，保管期限为1015年。成本变动因素分析资料、成本对比分析资料等，保管期限为1520年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并异地保管，防止数据丢失。（三）保管检查1.档案管理部门应定期对成本档案的保管状况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并做好检查记录。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管环境、存储设备等。如发现档案有破损、变质、丢失等情况，应及时采取措施进行修复、复制或查找。七、成本档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅成本档案时，应填写《成本档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供的信息，迅速查找所需档案，并在指定地点供查阅人员查阅。查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、档案名称、编号等信息。3.查阅成本档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.公司内部人员因特殊原因需要借阅成本档案时，应填写《成本档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[规定借阅天数]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出公司。如遇特殊情况需带出公司，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全保护措施。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量、完整性等，确认无误后在借阅登记簿上注销登记。（三）利用登记档案管理部门应建立成本档案利用登记制度，对每一次查阅、借阅档案的情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、档案名称及编号、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。利用登记记录应长期保存，以便查询和统计分析。八、成本档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的成本档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同公司相关业务部门组成鉴定小组共同进行。2.鉴定小组应根据成本档案的保管期限、重要程度、参考价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定小组鉴定后确需销毁的成本档案，应编制《成本档案销毁清册》，详细列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.《成本档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可组织销毁。3.成本档案销毁应