管理费用管理办法

管理费用管理办法一、总则1.目的为了加强公司管理费用的控制与管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及各下属分支机构的管理费用管理。3.管理原则预算控制原则：管理费用的支出应严格按照年度预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。勤俭节约原则：倡导节约意识，合理安排费用，杜绝浪费，降低管理成本。权责对等原则：明确各部门在管理费用控制中的职责和权限，做到权责一致。规范透明原则：费用支出应符合国家法律法规和公司相关规定，操作流程规范，信息公开透明。二、管理费用的分类及定义1.薪酬福利类工资：公司支付给员工的劳动报酬，包括基本工资、绩效工资、加班工资等。奖金：根据公司业绩和员工表现发放的奖励性薪酬。社会保险及住房公积金：公司按照国家规定为员工缴纳的各类社会保险费用和住房公积金。福利费用：包括节日福利、生日福利、员工培训、体检、团建活动等费用。2.办公费用类办公用品：如文具、纸张、文件夹、墨盒、硒鼓等办公所需用品。办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅等办公设备的购置、维修、保养费用。通讯费用：公司员工因工作需要发生的固定电话、移动电话、网络费用等。水电费：公司办公场所发生的水、电费用。3.差旅费类交通费用：员工因公务出差乘坐飞机、火车、汽车、轮船等交通工具产生的费用。住宿费用：员工出差期间的住宿费。餐饮补贴：按照公司规定标准发放的出差期间餐饮补贴。其他差旅费：如市内交通费、订票费等与出差相关的费用。4.业务招待费类招待餐费：公司因业务需要招待客户发生的餐饮费用。礼品费用：赠送客户的礼品费用。娱乐活动费用：如宴请、KTV、高尔夫等招待客户的娱乐活动费用。5.车辆费用类车辆购置费用：公司购置车辆的费用。车辆保险费用：公司为车辆购买的各类保险费用。车辆维修保养费用：车辆日常维修、保养、加油、停车等费用。车辆折旧费用：按照规定计算的车辆折旧金额。6.会议费类会议场地租赁费用：召开会议租赁场地的费用。会议设备租赁费用：如投影仪、音响等会议设备的租赁费用。会议资料印刷费用：会议所需资料的印刷费用。参会人员的交通、住宿、餐饮等费用（如涉及）。7.培训费类内部培训费用：公司组织内部培训所发生的培训讲师费用、培训教材费用、场地费用等。外部培训费用：员工参加外部培训机构举办的培训课程所支付的费用。8.其他费用类审计费用：聘请外部审计机构进行审计所支付的费用。咨询费用：如法律咨询、财务咨询、管理咨询等费用。税费：公司缴纳的各类税费，如印花税、房产税、土地使用税等。其他杂项费用：不属于上述分类的其他管理费用支出。三、管理费用预算管理1.预算编制每年第四季度，各部门应根据本部门下一年度工作计划和业务需求，编制本部门管理费用预算草案，提交至财务部门。财务部门负责汇总各部门预算草案，结合公司年度经营目标和财务状况，对预算进行审核、平衡和调整，形成公司年度管理费用预算方案，报公司管理层审批。经公司管理层审批后的年度管理费用预算方案应严格执行，不得随意调整。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序进行申请和审批。2.预算执行与监控各部门应严格按照预算控制费用支出，确保各项费用支出在预算范围内。财务部门应定期对管理费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。每月末，财务部门应向各部门通报当月管理费用预算执行情况，对预算执行偏差较大的部门进行预警和提示。各部门应针对预算执行偏差原因进行分析，并采取有效措施加以改进。3.预算调整因市场环境、政策法规、公司经营战略调整等原因导致管理费用预算需要调整的，相关部门应及时提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容和金额。预算调整申请经部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门应结合公司实际情况，对调整申请的合理性、必要性进行评估，并提出审核意见。预算调整申请经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层审批通过后，财务部门应及时调整预算，并将调整后的预算下达至各部门执行。四、管理费用审批流程1.费用报销审批流程员工发生管理费用支出后，应及时填写费用报销单，并按照公司规定粘贴相关票据。费用报销单应详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销人等信息。报销人所在部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，并签署审核意见。审核通过后，报财务部门审核。财务部门对费用报销单的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核票据是否真实有效、费用是否符合公司规定的标准和范围、报销金额计算是否正确等。审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导对费用报销进行审批，签署审批意见。审批通过后，报公司总经理审批。公司总经理对费用报销进行最终审批，签署审批意见。审批通过后，费用报销单交财务部门进行账务处理，报销款项支付给报销人。2.专项费用审批流程对于金额较大或涉及重要事项的专项管理费用支出，如大额办公用品购置、重大会议举办、大额培训项目等，应按照以下专项费用审批流程进行：相关部门提出专项费用申请报告，详细说明费用支出的原因、内容、金额、预期效果等，并提交相关的项目方案、合同协议等资料。部门负责人对专项费用申请报告进行审核，签署审核意见。审核通过后，报财务部门审核。财务部门对专项费用申请报告的财务可行性进行审核，重点审核费用预算是否合理、资金来源是否可靠、经济效益是否显著等。审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导对专项费用申请报告进行审批，签署审批意见。审批通过后，报公司总经理审批。公司总经理对专项费用申请报告进行最终审批，签署审批意见。审批通过后，专项费用方可按照规定的程序进行支出。五、管理费用控制措施1.薪酬福利控制人力资源部门应根据公司发展战略和市场行情，制定合理的薪酬福利政策和标准，确保薪酬福利水平与公司经营效益相匹配。严格控制人员编制，避免不必要的人员冗余。加强员工绩效考核，根据考核结果发放薪酬和奖金，激励员工提高工作绩效。规范福利费用的发放，严格按照公司规定的标准和范围执行，杜绝滥发福利现象。2.办公费用控制建立办公用品采购管理制度，通过集中采购、招标采购等方式，降低办公用品采购成本。加强办公用品库存管理，定期盘点，避免浪费和积压。合理配置办公设备，根据工作实际需求购置设备，避免盲目购置和重复建设。加强办公设备的日常维护和保养，延长设备使用寿命，降低设备维修成本。严格控制通讯费用支出，制定通讯费用报销标准，鼓励员工合理使用通讯工具，节约通讯费用。加强对通讯费用的审核，防止虚报、多报通讯费用。加强水电费管理，制定水电费节约措施，如合理设置空调温度、及时关闭电器设备等，降低水电费支出。3.差旅费控制制定差旅费管理办法，明确差旅费报销标准和审批流程。严格控制出差人数和出差时间，避免不必要的出差。鼓励员工选择经济实惠的交通方式和住宿标准，如乘坐火车硬座、硬卧，选择经济型酒店等。严格按照规定标准报销差旅费，杜绝超标准报销现象。加强对差旅费报销的审核，重点审核出差事由是否真实、交通和住宿票据是否合规、报销金额是否准确等。对违规报销差旅费的行为进行严肃处理。4.业务招待费控制制定业务招待费管理办法，明确业务招待费的使用原则、范围和标准。严格控制业务招待费支出，严禁用公款大吃大喝、铺张浪费。加强对业务招待费报销的审核，重点审核招待事由是否真实、招待对象是否与公司业务相关、招待费用是否合理等。严格按照规定标准报销业务招待费，对超标准报销的部分不予报销。建立业务招待费台账，详细记录招待时间、对象、事由、金额等信息，便于监督和管理。5.车辆费用控制加强车辆购置管理，根据公司实际需求合理配置车辆，避免盲目购置高档车辆。严格控制车辆购置预算，确保车辆购置费用在预算范围内。建立车辆维修保养管理制度，定期对车辆进行保养和维修，确保车辆性能良好。加强对车辆维修保养费用的审核，严格控制维修保养费用支出，杜绝不必要的维修保养项目。合理控制车辆油耗，制定车辆油耗考核指标，鼓励驾驶员节约用油。加强对车辆加油费用的审核，防止虚报、多报加油费用。严格控制车辆保险费用支出，通过招标等方式选择性价比高的保险公司，降低保险费用。6.会议费控制加强会议管理，严格控制会议数量和规模。召开会议前应制定详细的会议预算，包括会议场地租赁、设备租赁、资料印刷、参会人员交通住宿等费用，并报相关领导审批。合理选择会议场地和会议设备，避免选择高档豪华的场地和设备，降低会议成本。严格按照会议预算控制费用支出，杜绝超预算支出。加强对会议费报销的审核，重点审核会议通知、参会人员名单、费用明细清单等资料是否齐全，费用支出是否合理等。7.培训费控制制定培训计划，根据公司业务需求和员工培训需求，合理安排培训课程和培训时间。加强对培训费用的预算管理，严格控制培训费用支出。优先选择内部培训资源，充分发挥公司内部培训师的作用，降低外部培训费用。如确需参加外部培训，应选择正规、专业、性价比高的培训机构。加强对培训费用报销的审核，重点审核培训通知、培训合同、培训发票等资料是否齐全，费用支出是否合理等。对违规报销培训费用的行为进行严肃处理。8.其他费用控制加强对审计费用、咨询费用等其他费用的管理，严格按照规定的程序和标准进行支出。选择资质良好、信誉度高的审计机构和咨询机构，确保服务质量和费用合理。加强对税费的管理，及时申报缴纳各项税费，避免因税费问题给公司带来不必要的损失。合理利用税收政策，降低公司税负。严格控制其他杂项费用支出，对金额较小的费用支出也要进行严格审核，确保费用支出合理合规。六、管理费用核算与分析1.核算要求财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的规定，对管理费用进行准确、及时的核算。管理费用应按照费用类别进行明细核算，确保各项费用支出清晰明了。每月末，财务部门应编制管理费用明细表，详细反映各项管理费用的本月发生额、累计发生额、预算执行情况等信息。管理费用明细表应报送公司管理层和各部门负责人，为公司决策提供依据。2.分析与报告财务部门应定期对管理费用进行分析，重点分析管理费用的构成、变动趋势、预算执行情况等。通过分析找出管理费用控制中存在的问题和原因，并提出改进措施和建议。每季度末，财务部门应撰写管理费用分析报告，向公司管理层汇报管理费用的分析情况和改进措施。管理费用分析报告应包括费用总体情况、费用构成分析、预算执行情况分析、存在问题及改进建议等内容。公司管理层应根据管理费用分析报告，及时调整管理费用控制策略和措施，加强对管理费用的管理和控制，确保公司管理费用合理、合规、有效支出。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对管理费用的支出情况进行审计监督，检查费用支出是否符合公司规定的标准和范围、审批流程是否规范、预算执行是否严格等。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。相关部门应按照审计报告的要求及时进行整改，确保管理费用支出合法合规。2.财务监督财务部门应加强对管理费用的日常财务监督，对费用报销凭证进行严格审核，确保费用支出真实、合法、有效。财务部门应定期对管理费用的财务数据进行核对和分析，及