预付款管理制度

预付款管理制度一、总则1.目的为了加强公司预付款的管理，规范预付款审批流程，控制财务风险，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及预付款业务的管理，包括但不限于采购、工程建设、服务外包等各类预付款事项。3.基本原则必要性原则：预付款的支付必须基于真实、合法、必要的交易业务，严禁无实际业务背景的预付款行为。审批严格原则：严格执行预付款审批流程，未经审批不得擅自支付预付款。风险可控原则：在预付款支付前，应充分评估交易风险，采取有效的风险防范措施，确保预付款的安全回收。跟踪监督原则：对预付款项的执行情况进行跟踪监督，及时掌握款项使用进度和交易进展，确保预付款按约定用途使用。

二、预付款的定义及范围1.预付款定义预付款是指公司按照合同约定，在正式交易前预先支付给供应商或服务提供商的款项。预付款项的支付并不意味着公司已获得相应的商品或服务，而是为了确保交易的顺利进行。2.预付款范围采购业务中，为购买原材料、设备、商品等提前支付的款项。工程建设项目中，按照工程合同约定支付给施工单位的工程预付款。服务外包业务中，预先支付给服务提供商的服务费用。其他符合公司业务需要，经公司管理层批准的预付款项。

三、预付款审批流程1.申请业务部门根据实际业务需求，填写《预付款申请表》，详细说明预付款的用途、金额、支付对象、预计支付时间、合同名称及编号等信息。附上与预付款相关的合同、协议或订单等文件复印件，作为申请预付款的依据。《预付款申请表》经业务部门负责人签字确认后，提交至财务部门审核。2.财务审核财务部门收到《预付款申请表》及相关资料后，对以下内容进行审核：申请预付款的金额是否与合同约定相符，是否超出预算范围。支付对象是否为合同约定的供应商或服务提供商，其资质和信用状况是否良好。预付款项的支付方式是否符合公司财务制度和相关法律法规的规定。相关合同条款是否明确约定预付款的支付条件、支付比例、结算方式及违约责任等。财务部门审核通过后，在《预付款申请表》上签署审核意见，并提交至审批部门审批。3.审批根据公司内部审批权限规定，预付款申请由不同层级的管理人员进行审批：金额较小的预付款申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），经财务负责人审批后即可支付。金额较大的预付款申请，需经分管领导审批。分管领导应重点审查业务的必要性、风险评估情况以及与公司战略目标的契合度等。对于重大金额的预付款申请（重大金额标准由公司根据实际情况确定），需经总经理或董事长审批。总经理或董事长应综合考虑公司整体财务状况、业务发展规划、潜在风险等因素后做出审批决定。审批人应在《预付款申请表》上签署明确的审批意见，同意支付的，注明支付金额和支付时间；不同意支付的，说明理由。4.支付经审批同意支付的预付款申请，财务部门按照审批意见安排资金支付。财务人员应严格按照公司财务制度和相关法律法规的规定，选择合适的支付方式进行付款操作。常见的支付方式包括银行转账、支票等。在支付预付款后，财务部门应及时登记相关账簿，并将付款凭证复印件交至业务部门，以便业务部门跟踪预付款的使用情况。

四、预付款的风险管理1.风险评估在预付款支付前，业务部门应对交易风险进行全面评估，评估内容包括但不限于供应商的信誉、经营状况、财务状况、市场环境变化等因素对预付款回收的影响。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，并在《预付款申请表》中详细说明。对于风险较高的预付款业务，应采取更为谨慎的审批和管理措施。2.合同管理业务部门应与供应商或服务提供商签订详细、明确的合同，合同中应明确约定预付款的支付条件、支付比例、结算方式、交货时间、质量标准、违约责任等条款，确保双方的权利和义务清晰明确。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至财务部门备案，以便财务部门在预付款管理过程中进行核对和监督。3.跟踪监督业务部门负责对预付款项的使用情况进行跟踪监督，及时掌握供应商或服务提供商的履约进度，确保预付款按合同约定用途使用。财务部门定期与业务部门核对预付款的使用情况，对已发生的预付款项进行账龄分析，及时发现和解决预付款管理过程中存在的问题。如发现供应商或服务提供商存在违约行为，可能影响预付款回收的，业务部门应及时采取措施，如协商解决、追究违约责任、暂停后续款项支付等，并及时向公司管理层报告。4.坏账处理对于确实无法收回的预付款项，业务部门应及时查明原因，取得相关证明材料，并按照公司财务制度规定的坏账审批程序进行申报核销。财务部门对坏账申报进行审核，审核通过后，按照相关会计准则进行账务处理。同时，财务部门应建立坏账备查账，对已核销的坏账进行跟踪管理，如发现有可收回的迹象，应及时进行追收。

五、预付款的会计核算与财务报表披露1.会计核算财务部门按照国家统一的会计制度和公司财务制度的规定，对预付款项进行准确的会计核算。预付款项应单独设置账户进行核算，不得与其他款项混淆。在预付款支付时，借记"预付账款"科目，贷记"银行存款"等科目；在收到相应的商品或服务，并取得合法有效的发票后，按照发票金额冲减"预付账款"科目，同时根据业务性质借记相关成本费用科目，贷记"预付账款"科目。2.财务报表披露在公司财务报表中，预付款项应按照规定的格式和要求进行披露。资产负债表中应列示预付款项的期末余额，并按照账龄进行分析列示，以便投资者和其他财务报表使用者了解公司预付款项的构成和账龄情况。财务报表附注中应详细说明预付款项的形成原因、主要供应商情况、账龄分析、坏账准备计提情况等信息，增强财务报表的透明度和信息含量。

六、预付款的清理与结算1.定期清理财务部门定期（至少每季度一次）对公司的预付款项进行清理，编制《预付款项清理表》，详细列示每笔预付款的支付时间、金额、支付对象、合同执行情况等信息。将《预付款项清理表》发送至各业务部门，要求业务部门核对并说明预付款项的使用进度和未结算原因。2.结算跟进业务部门负责与供应商或服务提供商及时沟通，督促其按照合同约定履行义务，尽快完成交货、服务提供等工作，并办理结算手续。对于已到货或已完成服务的预付款项，业务部门应及时收集相关发票、验收报告等结算凭证，提交至财务部门进行结算。财务部门在收到结算凭证后，应按照合同约定进行审核，审核无误后办理结算手续，冲减相应的预付款项。3.逾期预付款处理如发现预付款项逾期未结算，财务部门应及时通知业务部门，业务部门应查明原因，并采取有效措施进行处理。对于因供应商原因导致逾期未结算的，业务部门应与供应商协商解决，要求其尽快履行合同义务并办理结算手续；如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。对于因公司内部原因导致逾期未结算的，如业务部门未及时提交结算凭证等，应追究相关责任人的责任，并督促其尽快完成结算工作。

七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对预付款业务进行审计监督，检查预付款审批流程的执行情况、预付款项的使用和管理情况、相关合同的签订和履行情况等。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪督促相关部门进行整改。2.财务监督财务部门负责对预付款业务进行日常财务监督，确保预付款项的支付符合公司财务制度和相关法律法规的规定，财务核算准确无误。财务部门应定期对预付款项的余额和账龄进行分析，及时发现潜在的财务风险，并向公司管理层报告。3.业务部门自查各业务部门应定期对本部门的预付款业务进行自查，检查预付款项的使用是否符合合同约定，是否存在违规操作等情况。业务部门应将自查结果形成书面报告，报送至公司管理层和财务部门。对于自查发现的问题，应及时进行整改，并采取措施防止类似问题再次发生。

八、责任追究1.违规责任界定对于违反本制度规定，擅自支付预付款、未按合同约定使用预付款、未及时办理预付款结算等行为，公司将视情节轻重，追究相关部门和人员的责任。如因业务部门提供虚假信息、未履行合同管理职责等原因导致预付款损失的，由业务部门承担主要责任；如因财务部门审核把关不严、未及时进行财务监督等原因导致预付款管理出现问题的，由财务部门承担相应责任。2.责任追究方式对于违规行为较轻的，公司将给予批评教育、责令改正等