甲供材料管理制度

甲供材料管理制度一、总则1.目的为加强公司甲供材料管理，规范甲供材料的采购、供应、验收、存储、使用及核算等工作流程，确保工程质量、进度和成本控制，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有使用甲供材料的工程项目，包括新建、改建、扩建等各类项目。3.定义甲供材料是指在工程项目建设中，由建设单位（甲方）负责采购供应的材料、设备等物资。

二、职责分工1.采购部门根据工程需求计划，负责甲供材料的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。跟踪采购进度，确保甲供材料按时、按质、按量供应到施工现场。负责与供应商进行沟通协调，处理采购过程中的相关问题。2.工程管理部门负责编制工程甲供材料需求计划，并提交给采购部门。参与甲供材料的验收工作，对材料的规格、型号、质量等进行现场核实。负责监督甲供材料在施工现场的使用情况，确保材料合理使用，避免浪费。协助采购部门处理甲供材料的退换货等相关事宜。3.质量管理部门制定甲供材料的质量验收标准和检验流程。负责对甲供材料进行质量检验，出具检验报告，确保材料质量符合工程要求。对不合格甲供材料的处理情况进行跟踪监督。4.仓储管理部门负责甲供材料的入库、存储、保管和发放工作。建立甲供材料库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。做好甲供材料的存储管理工作，防止材料损坏、变质等情况发生。5.财务部门负责甲供材料的账务核算，审核相关费用支出。参与甲供材料采购合同的审核，对合同付款条款进行把关。根据相关资料进行甲供材料成本核算和分析，为成本控制提供数据支持。

三、采购管理1.需求计划编制工程管理部门应根据施工图纸、施工进度计划等，提前编制详细的甲供材料需求计划。需求计划应明确材料的名称、规格、型号、数量、供货时间等信息。需求计划编制完成后，经部门负责人审核，报项目负责人审批后提交给采购部门。2.供应商选择采购部门应通过招标、询价、邀请招标等方式，选择合格的甲供材料供应商。选择过程中应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、供货能力等因素。对供应商进行评估和考察，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、供货业绩、产品质量等情况。采购合同应明确甲供材料的规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，需经法务部门和财务部门审核。3.采购合同管理采购部门负责采购合同的签订、执行和跟踪。合同签订后，应及时将合同副本分发给工程管理、仓储管理、财务等相关部门。跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。如遇供应商违约等情况，应及时采取措施，维护公司利益。定期对采购合同进行清理和归档，妥善保管合同相关资料。

四、验收管理1.验收准备采购部门在甲供材料到货前，应通知工程管理部门、质量管理部门和仓储管理部门做好验收准备工作。工程管理部门应组织相关人员熟悉甲供材料的规格、型号、数量等要求，准备好验收工具和场地。质量管理部门应明确验收标准和检验方法，准备好检验设备和记录表格。2.到货验收甲供材料到货后，仓储管理部门应及时通知采购部门、工程管理部门和质量管理部门进行验收。验收人员应根据采购合同和质量标准，对甲供材料的数量、规格、型号、外观质量等进行检查。质量管理部门按照规定的检验流程和标准，对甲供材料进行质量检验，可采用抽检或全检的方式。对于重要材料或对质量有疑问的材料，应进行见证取样送检。验收合格的甲供材料，由验收人员在验收记录上签字确认，办理入库手续。验收不合格的甲供材料，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.验收记录与报告验收过程中应做好详细的记录，包括材料名称、规格、型号、数量、到货时间、验收情况等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。质量管理部门应根据验收情况出具验收报告，明确材料是否合格。验收报告应及时提交给采购部门、工程管理部门和财务部门。

五、存储管理1.入库管理甲供材料到货验收合格后，仓储管理部门应及时办理入库手续。入库时应核对材料的名称、规格、型号、数量等信息，确保与验收记录一致。按照材料的类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。建立甲供材料入库台账，记录入库日期、材料名称、规格、型号、数量、供应商等信息。2.存储保管根据甲供材料的特性和存储要求，提供适宜的存储环境，如防潮、防雨、防晒、防火等。定期对甲供材料进行检查和盘点，查看材料的存储状况，是否有损坏、变质等情况。发现问题及时处理，并做好记录。对易燃易爆等危险甲供材料，应按照相关规定进行特殊存储管理，确保安全。3.发放管理工程管理部门根据施工进度需要，填写甲供材料领料单，注明材料名称、规格、型号、数量等信息，经项目负责人审批后提交给仓储管理部门。仓储管理部门根据领料单进行发料，核对材料的名称、规格、型号、数量等，确保发放的材料与领料单一致。发料后，及时在甲供材料库存台账上记录发放日期、领料部门、材料名称、规格、型号、数量等信息，更新库存数量。

六、使用管理1.现场使用监督工程管理部门负责监督甲供材料在施工现场的使用情况，确保材料按照设计要求和施工规范进行使用。施工单位应合理安排甲供材料的使用，避免浪费和不合理损耗。如发现有浪费或违规使用情况，工程管理部门应及时制止并要求整改。2.剩余材料管理工程竣工后，施工单位应及时清理施工现场的剩余甲供材料，并填写剩余材料清单，提交给工程管理部门。工程管理部门组织相关人员对剩余材料进行核实和盘点，如确实为剩余材料，办理退库手续，由仓储管理部门负责回收保管。对于可回收利用的剩余甲供材料，应妥善保管，以备后续项目使用。对于无法回收利用的剩余材料，应按照公司相关规定进行处理。

七、核算管理1.账务处理财务部门根据采购合同、验收报告、入库单、领料单等相关资料，对甲供材料进行账务核算。记录甲供材料的采购成本、入库金额、发出金额等信息，确保账目清晰、准确。定期与采购部门、仓储管理部门核对甲供材料的账务数据，发现差异及时查明原因并进行调整。2.成本核算与分析财务部门负责甲供材料的成本核算，分析甲供材料成本的构成和变动情况。与预算成本进行对比，找出成本差异原因，为成本控制提供决策依据。根据成本核算和分析结果，提出降低甲供材料成本的建议和措施，反馈给相关部门。

八、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对甲供材料管理情况进行审计监督，检查采购、验收、存储、使用、核算等环节的工作是否符合规定流程和制度要求。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立甲供材料管理考核机制，对采购部门、工程管理部门、质量管理部门、仓储管理部门、财务部门等相关部门的甲供材料管理工作进行考核评价。考