物资管理制度

物资管理制度一、总则1.目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放、使用及盘点等环节的操作流程，确保物资供应及时、准确、高效，降低物资成本，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于原材料、辅助材料、设备配件、办公用品、劳保用品等。3.职责分工物资管理部门负责制定和完善物资管理制度，并监督执行。汇总各部门物资需求计划，编制年度、月度物资采购计划。组织物资采购招标、询价等采购活动，签订采购合同。负责物资的验收、入库、存储、发放等日常管理工作。定期组织物资盘点，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析处理。使用部门根据生产经营需要，按时提交物资需求计划。负责本部门领用物资的使用、保管和维护，确保物资合理使用。配合物资管理部门做好物资盘点工作。财务部门负责审核物资采购计划、采购合同及相关费用报销。对物资采购成本进行核算和控制，定期与物资管理部门核对账目。参与物资盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行账务处理。

二、物资需求计划管理1.需求计划编制原则各部门应根据生产经营计划、设备维护计划等实际需求，科学合理地编制物资需求计划。需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。需求计划应具有前瞻性，避免临时紧急采购，影响生产进度。2.需求计划编制流程每月[具体日期]前，各部门将次月物资需求计划提交至物资管理部门。物资管理部门收到各部门需求计划后，进行汇总、审核和平衡。对于不合理或重复的需求，与需求部门沟通协调，进行调整。物资管理部门根据审核后的需求计划，结合库存情况，编制年度、月度物资采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购预算等内容。采购计划经部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购计划作为物资采购的依据。

三、物资采购管理1.采购方式招标采购：对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。通过公开招标、邀请招标等方式，选择优质供应商，确保采购物资的质量和价格优势。询价采购：对于金额较小、市场价格较为透明的物资采购项目，可采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和供货条件，选择合适的供应商进行采购。单一来源采购：符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.供应商管理供应商选择物资管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。根据物资采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货能力强的供应商作为合作对象。供应商评估物资管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估为优秀的供应商，给予一定的奖励或优惠政策；对于评估为不合格的供应商，及时终止合作，并在供应商信息库中进行标注。供应商沟通与合作物资管理部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品供应情况。对于重要物资的采购，与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购流程采购申请：物资管理部门根据审批后的采购计划，向供应商发出采购申请，明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期等要求。报价与谈判：供应商收到采购申请后，在规定时间内进行报价。物资管理部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、条件优惠的供应商进行谈判。谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等条款。合同签订：经过谈判达成一致后，物资管理部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购执行：物资管理部门按照采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保物资按时、按质、按量供应。验收付款：物资到货后，物资管理部门组织相关部门进行验收。验收合格后，办理入库手续。财务部门根据采购合同和验收单，审核无误后支付货款。

四、物资验收管理1.验收标准物资管理部门应根据采购合同要求和相关标准，制定物资验收标准。验收标准应明确物资的规格型号、数量、质量、外观等方面的要求。对于特殊物资或有质量保证期限要求的物资，应按照国家相关标准或行业规范进行验收。2.验收流程物资到货前，物资管理部门通知使用部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货时，物资管理部门会同使用部门和质量检验部门按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等方面。对于验收合格的物资，验收人员在验收单上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，验收人员应及时通知物资管理部门，物资管理部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。物资验收过程中，如发现物资数量短缺、质量问题等异常情况，应及时记录，并拍照留存证据。

五、物资存储管理1.仓库规划物资管理部门应根据物资的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局。仓库应划分为原材料库、辅助材料库、设备配件库、办公用品库、劳保用品库等不同区域，并设置明显的标识牌。仓库应配备必要的存储设备，如货架、货柜、托盘、叉车等，确保物资存储安全、有序。2.物资入库物资验收合格后，物资管理部门仓库管理人员按照物资的类别、规格型号、数量等信息，办理入库手续。入库物资应及时上架存放，并做好库存记录。库存记录应包括物资的名称、规格型号、数量、入库时间、存放位置等信息，确保库存信息准确、完整。3.物资存储保管仓库管理人员应定期对库存物资进行检查和盘点，确保物资存储安全、完好。对于易受潮、易腐蚀、易变质的物资，应采取相应的防护措施，如防潮、防霉、防虫等。仓库应保持整洁、通风良好，严禁烟火，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。对于贵重物资、易燃易爆物资等特殊物资，应实行专人专管，严格控制出入库手续。4.物资出库使用部门根据生产经营需要，填写物资领用申请表，经部门负责人审批后，到物资管理部门仓库领取物资。仓库管理人员根据物资领用申请表，核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确认无误后，办理出库手续。出库物资应及时交付使用部门，并做好出库记录。出库记录应包括物资的名称、规格型号、数量、领用时间、领用部门等信息，确保出库信息准确、完整。

六、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循"按需发放、限额领料"的原则，严格控制物资的发放数量，避免浪费。对于贵重物资、易燃易爆物资等特殊物资，应严格按照相关规定发放。2.发放流程使用部门填写物资领用申请表，详细注明物资的名称、规格型号、数量、用途等信息。物资领用申请表经部门负责人审批后，提交至物资管理部门。物资管理部门仓库管理人员根据物资领用申请表，核对库存情况，确认有足够库存后，办理物资发放手续。物资发放时，仓库管理人员应在物资领用申请表上签字确认，并注明发放时间、发放数量等信息。使用部门领取物资后，应及时将物资领用申请表交回物资管理部门存档。

七、物资使用与维护管理1.使用部门职责使用部门应按照物资的用途和操作规程，合理使用物资，确保物资的正常运行和使用寿命。对领用的物资进行妥善保管，防止丢失、损坏、浪费等情况发生。定期对物资进行维护保养，发现问题及时报告物资管理部门，并配合物资管理部门进行维修或更换。2.物资维护保养计划物资管理部门根据物资的特性和使用情况，制定物资维护保养计划。维护保养计划应明确维护保养的内容、周期、责任人等信息。各部门按照物资维护保养计划，组织实施物资维护保养工作。对于大型设备或关键物资的维护保养，可委托专业维修人员进行。3.物资报废管理物资使用部门发现物资损坏、老化、无法修复或已无使用价值时，应填写物资报废申请表，提交至物资管理部门。物资管理部门组织相关部门对物资报废申请表进行审核，审核通过后，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，物资管理部门办理物资报废手续，并对报废物资进行妥善处理，如变卖、回收等。

八、物资盘点管理1.盘点周期公司定期组织物资盘点，盘点周期为[具体时间周期，如每月、每季度、每年]。对于贵重物资、易燃易爆物资等特殊物资，应增加盘点次数。2.盘点方法物资盘点采用实地盘点的方法，即对库存物资进行逐一清点、核对。盘点人员应认真填写盘点表，详细记录物资的名称、规格型号、数量、存放位置等信息。盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时记录，并查明原因。3.盘点报告盘点结束后，物资管理部门编制盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、账实差异情况及原因分析、处理建议等内容。盘点报告经部门负责人审核后，报公司领导审批。对于盘盈、盘亏情况，物资管理部门应及时查明原因，并进行相应的账务处理。如属于人为原因造成的盘盈、盘亏，应追究相关人员的责任。

九、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对物资管理工作进行监督检查，检查内容包括物资采购、验收、存储、发放、使用及盘点等环节的操作流程是否规范，相关制度是否执行到位等。物资管理部门应定期对各部门物资使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.考核评价公司建立物资管理考核评价机制，对物资管理部门和使用部门的物资管理工作进行考核评价。考核评价指标包括物资采购成本控制、物资供应及时性、物资质量合格率、