文件管理制度范本

文件管理制度范本一、总则1.目的为加强公司文件管理，确保文件的有效控制，提高工作效率，实现文件管理的规范化、标准化和科学化，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各类文件的起草、审核、批准、发布、使用、保管、变更、废止等全过程管理。3.职责分工行政部门负责制定、修订和完善文件管理制度，并监督执行。负责文件管理系统的建设、维护和日常运行，确保文件的安全存储和有效检索。负责文件的收发、登记、编号、存档、借阅、销毁等具体管理工作。负责组织文件管理相关培训，提高员工的文件管理意识和技能。文件起草部门负责文件的起草工作，确保文件内容准确、完整、清晰，符合公司实际情况和相关要求。负责对文件进行初审，确保文件格式规范、语言通顺、逻辑严谨。配合行政部门进行文件的审核、批准、发布等工作。文件审批部门负责对文件进行审核和批准，确保文件内容合法、合规、合理，符合公司整体利益和战略目标。对文件提出修改意见和建议，指导起草部门进行修改完善。文件使用部门负责文件的领取、使用、保管和归还，确保文件的安全和完整。按照文件要求执行相关工作，并及时反馈文件执行情况。配合行政部门进行文件的定期清理和归档工作。

二、文件分类与编号1.文件分类行政文件：包括公司规章制度、行政通知、会议纪要、工作计划与总结、人事文件等。业务文件：涉及公司各类业务活动的文件，如项目方案、合同协议、技术文件、质量文件等。财务文件：有关公司财务预算、核算、审计等方面的文件，如财务报表、财务制度、审计报告等。其他文件：不属于以上分类的其他文件，如外来文件、客户资料等。2.文件编号编号规则：文件编号采用[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]的格式。例如：202301A001，其中"2023"表示年份，"01"表示部门代码（假设01为行政部门），"A"表示文件类别代码（假设A为行政文件），"001"表示流水号。部门代码和文件类别代码各部门代码由行政部门统一规定并发布。文件类别代码如下：行政文件：A业务文件：B财务文件：C其他文件：D

三、文件起草与审核1.文件起草起草部门应根据工作需要和实际情况，明确文件的主题、目的、内容和要求。文件内容应符合国家法律法规、公司政策和相关标准要求，语言表达应准确、简洁、易懂。起草文件时应注明文件的名称、编号、起草部门、起草人、起草日期、审核人、审核日期、批准人、批准日期等信息。2.文件审核文件起草完成后，应提交至本部门负责人进行初审。初审主要审核文件内容的准确性、完整性、逻辑性和格式规范性等。对于涉及多个部门或重要业务的文件，应组织相关部门进行会审。会审由行政部门牵头，各相关部门参与，共同对文件进行审核，提出修改意见和建议。文件审核通过后，审核人应在文件审核页签字确认，并注明审核日期。

四、文件批准1.审批权限行政文件公司规章制度、重大行政决策等重要文件，需经总经理批准。一般性行政通知、会议纪要等文件，由分管领导批准。业务文件涉及重大项目、重要业务合同等文件，需经总经理批准。一般业务文件，由业务部门负责人或分管领导批准。财务文件财务预算、决算报告等重要文件，需经总经理批准。日常财务报销制度、财务核算规定等文件，由财务负责人批准。其他文件外来文件、客户资料等，根据文件性质和要求，由相关部门负责人或分管领导批准。2.批准流程文件起草部门将审核通过的文件提交至审批部门负责人。审批部门负责人对文件进行全面审查，提出审批意见。如同意批准，在文件批准页签字确认，并注明批准日期；如不同意批准，应详细说明理由，退回起草部门修改。对于需总经理批准的文件，由行政部门呈交总经理审批。总经理审批通过后，在文件批准页签字确认，并注明批准日期。

五、文件发布1.发布方式纸质文件：对于需要打印发放的文件，行政部门根据批准后的文件进行排版、印刷，按照规定的发放范围进行分发。电子文件：通过公司内部文件管理系统发布电子文件，员工可根据权限在系统中查阅和下载。2.发布范围文件发布范围应根据文件内容和性质确定，确保相关人员能够及时获取和了解文件信息。对于涉及公司全体员工的规章制度、行政通知等文件，应通过公司内部文件管理系统、公告栏等多种方式向全体员工发布。对于涉及特定部门或岗位的文件，应仅向相关部门或岗位发放。

六、文件使用与保管1.文件使用文件使用部门应指定专人负责文件的领取、使用和归还。领取文件时，需填写《文件领取登记表》，注明领取日期、文件名称、编号、份数等信息。文件使用人员应妥善保管文件，不得擅自复印、转借、涂改文件内容。如需复印文件，应按照公司相关规定办理审批手续。文件使用完毕后，应及时归还至行政部门，并在《文件领取登记表》上签字确认归还日期。2.文件保管行政部门应建立完善的文件保管制度，确保文件的安全存储和有效检索。文件应按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。对于纸质文件，应存放在专门的文件柜中，并做好防潮、防火、防虫等措施。对于电子文件，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中。同时，要设置相应的访问权限，防止文件泄露或被非法篡改。行政部门应定期对文件进行清查和盘点，确保文件的数量和完整性。如发现文件丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。

七、文件变更与废止1.文件变更当文件所依据的法律法规、政策标准发生变化，或公司内部组织结构、业务流程、工作要求等发生调整时，需要对文件进行变更。文件变更由原起草部门提出申请，填写《文件变更申请表》，说明变更的原因、内容和范围等。申请部门对变更后的文件进行起草、审核和批准，流程与新文件起草相同。文件变更批准后，行政部门应及时更新文件管理系统中的文件内容，并对已发放的纸质文件进行相应的更换或修订标识。2.文件废止当文件已不再适用或失去效力时，应予以废止。文件废止由原批准部门提出申请，填写《文件废止申请表》，说明废止的原因。经批准后，行政部门应在文件管理系统中对废止文件进行标注，并将已发放的纸质文件收回销毁。对于因法律法规、政策标准变化等原因废止的文件，应按照相关规定进行妥善保管，以备查阅。

八、文件借阅与查阅1.文件借阅因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅原因、预计归还日期等信息。《文件借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至行政部门审批。行政部门根据文件的密级和借阅用途进行审批，批准后方可借阅。借阅人应按照规定的时间归还文件，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人在借阅期间应妥善保管文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、污损、标记等。如发现文件丢失或损坏，应照价赔偿。2.文件查阅员工因工作需要查阅文件的，可直接在公司内部文件管理系统中按照权限进行查阅。如需查阅纸质文件，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件名称、编号、查阅原因等信息。《文件查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至行政部门审批。行政部门根据文件的密级和查阅用途进行审批，批准后方可查阅。查阅时应在行政部门指定的地点进行，不得擅自将文件带出。

九、文件保密管理1.保密制度公司建立文件保密制度，明确文件的密级划分、保密措施和责任追究等内容。文件密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密文件是指涉及公司核心商业秘密、重大战略决策等重要信息的文件，机密文件是指涉及公司重要业务信息、技术资料等文件，秘密文件是指一般性业务文件和内部资料等。2.保密措施对于绝密文件，应实行专人专管，严格限制接触范围。在存储、传输和使用过程中，应采取加密等安全措施，确保文件信息安全。对于机密文件，应限制知悉范围，对接触人员进行登记和管理。文件存储和传输应采用加密或其他安全手段，防止信息泄露。对于秘密文件，应按照公司规定的程序进行管理，确保文件的安全使用和保管。员工在处理涉及公司机密文件的工作时，应严格遵守保密规定，不得私自传播、泄露文件内容。如因工作需要对外提供文件信息，应按照公司相关规定办理审批手续。

十、文件管理监督与考核1.监督检查行政部门定期对公司文件管理情况进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、批准、发布、使用、保管、变更、废止等环节的执行情况。监督检查可采用现场检查、文件抽查、系统查询等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核机制公司将文件管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对文件管理工作表现优秀的部门和个人