文件收发管理制度

文件收发管理制度一、总则1.目的为加强公司文件收发管理，确保文件传递的及时性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间文件的收发、传递、归档等管理工作。3.职责分工行政部负责公司文件收发工作的归口管理，制定和完善文件收发管理制度。负责接收、登记、编号、分发、传阅、保管公司各类文件，并定期进行整理和归档。负责文件的催办、督办工作，确保文件及时处理。负责与外部单位文件往来的沟通协调工作。各部门负责本部门文件的起草、审核、签发、报送等工作。负责接收行政部转发的与本部门有关的文件，并及时处理。负责向行政部移交需归档的文件资料。

二、文件的分类1.公司文件行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。业务文件：包括市场营销、生产管理、财务管理、人力资源管理、质量管理等方面的文件。技术文件：包括产品设计图纸、工艺文件、技术标准、操作规程等。2.外来文件上级文件：包括政府部门、行业主管部门下发的文件。平行文件：包括与公司有业务往来的单位发来的函件、合同等。其他文件：包括各类宣传资料、培训教材等。

三、文件的收发流程1.收文流程文件接收行政部指定专人负责文件接收工作，接收文件时应认真核对文件的名称、份数、编号、密级等信息，确保文件完整无误。对于外来文件，如挂号信、特快专递等，应及时签收，并在信封上注明签收日期。文件登记接收文件后，应立即进行登记，登记内容包括文件编号、文件名称、发文单位、发文日期、密级、份数、接收日期、处理情况等。登记应使用统一的文件登记簿，确保登记信息准确、清晰、完整。文件编号行政部对接收的文件进行统一编号，编号规则为：年份（四位）+月份（两位）+流水号（三位）。例如：202305001，表示2023年5月接收的第1份文件。文件分发根据文件内容和部门职责，行政部及时将文件分发给相关部门。对于重要文件或紧急文件，应优先分发，并电话通知相关部门及时领取。文件分发时，应填写文件分发登记表，注明分发日期、文件编号、文件名称、分发部门、签收人等信息。文件传阅需要传阅的文件，行政部应按照规定的传阅范围进行传阅。传阅文件时，应使用文件传阅单，注明传阅日期、文件编号、文件名称、传阅人、传阅意见等信息。传阅人应在文件传阅单上签字，并及时将文件传递给下一个传阅人，不得延误。行政部负责对文件传阅情况进行跟踪，确保文件及时返回。文件处理各部门收到文件后，应按照文件要求及时进行处理，并在规定时间内将处理结果反馈给行政部。对于需要办理的文件，应明确责任人和办理期限，确保文件得到有效落实。行政部负责对文件处理情况进行催办、督办，对逾期未处理的文件进行提醒和督促。文件归档文件处理完毕后，各部门应及时将文件原件及相关资料移交行政部进行归档。行政部按照档案管理规定，对文件进行整理、分类、编号、装订，建立档案目录，并将档案存入专用档案柜或档案库。归档文件应确保齐全、完整、准确，便于查阅和利用。2.发文流程文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规和公司相关规定，表述准确、清晰、简洁。文件起草完成后，起草部门应进行认真审核，确保文件质量。审核内容包括文件的必要性、可行性、准确性、规范性等。文件审核审核部门应按照职责分工对起草的文件进行审核。审核内容包括文件的政策依据、业务内容、格式规范、文字表述等。审核部门应提出明确的审核意见，对不符合要求的文件，应退回起草部门进行修改。文件签发文件经审核无误后，由起草部门负责人签字后报公司领导签发。公司领导根据文件内容和职责分工进行签发，重要文件需经总经理或董事长签发。文件签发后，起草部门应将文件原件及领导签发意见返回行政部。文件编号行政部对签发后的文件进行编号，编号规则与收文编号相同。文件印制根据文件签发意见和编号，行政部安排专人进行文件印制。印制文件时，应确保文件格式规范、内容清晰、印刷质量良好。文件印制完成后，行政部应对文件进行校对，确保文件无误。文件分发文件印制完成后，行政部按照文件发放范围及时进行分发。分发文件时，应填写文件分发登记表，注明分发日期、文件编号、文件名称、分发部门、签收人等信息。对于重要文件或紧急文件，应优先分发，并电话通知相关部门及时领取。文件归档文件分发后，行政部应将文件底稿、领导签发意见、文件印制清样等资料进行整理归档，确保文件资料的完整性。

四、文件的密级管理1.密级划分公司文件分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密文件：涉及公司核心机密，如公司战略规划、重大决策、商业秘密等，一旦泄露会给公司造成重大损失。机密文件：涉及公司重要业务信息，如财务报表、市场调研报告、技术研发资料等，泄露后会对公司业务产生较大影响。秘密文件：涉及公司一般业务信息，如部门工作计划、工作总结、一般性文件等，泄露后会对公司工作造成一定影响。2.密级标识文件密级应在文件首页右上角显著位置标明，如"绝密★""机密★""秘密★"等。3.保密措施绝密文件应由专人负责保管，存放于专门的保险柜或保密室，并实行严格的借阅审批制度。机密文件应由部门负责人指定专人保管，存放于有锁的文件柜中，并限制查阅范围。秘密文件应由承办人妥善保管，存放于一般文件柜中，可在本部门范围内查阅。涉及密级的文件在传递、传阅、复印、销毁等过程中，应严格按照保密规定执行，防止文件泄露。

五、文件的借阅管理1.借阅范围公司内部人员因工作需要可借阅公司文件，外部单位人员因特殊原因需借阅公司文件的，应经公司领导批准。2.借阅流程借阅申请公司内部人员如需借阅文件，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件编号、文件名称、借阅原因、借阅期限等信息。外部单位人员如需借阅文件，应填写文件借阅申请表，并提交单位介绍信或相关证明材料，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。借阅审批文件借阅申请表由行政部负责人审核后报公司领导审批。对于涉及密级的文件，需经公司保密委员会批准后方可借阅。借阅登记行政部根据领导审批意见，对借阅人进行登记，发放借阅文件，并填写文件借阅登记表，注明借阅日期、文件编号、文件名称、借阅人、归还日期等信息。文件归还借阅人应在规定期限内归还文件，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人归还文件时，行政部应认真核对文件的完整性和准确性，确认无误后在文件借阅登记表上注明归还日期，并收回借阅文件。3.借阅要求借阅人应妥善保管借阅文件，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播文件内容。借阅人应在借阅期限内归还文件，如因特殊原因不能按时归还，应提前向行政部说明情况，并办理续借手续。借阅人归还文件时，应确保文件完好无损，如有损坏或丢失，应照价赔偿。

六、文件的保管与销毁1.文件保管行政部应设立专门的文件保管场所，配备必要的保管设备，如文件柜、保险柜、防火设备、防潮设备等，确保文件安全存放。行政部应定期对文件进行整理和清查，确保文件的完整性和准确性。对于破损、褪色的文件，应及时进行修复或复制。行政部应建立文件保管台账，详细记录文件的名称、编号、密级、存放位置、保管期限等信息，便于查阅和管理。2.文件销毁文件保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由行政部提出销毁申请，填写文件销毁申请表，注明文件编号、文件名称、密级、销毁原因、销毁方式等信息。文件销毁申请表经行政部负责人审核后报公司领导批准。对于涉及密级的文件，应按照保密规定进行销毁，可采用粉碎、焚烧等方式，并由专人负责监督。文件销毁时，行政部应安排专人进行清点和记录，填写文件销毁登记表，注明销毁日期、文件编号、文件名称、密级、销毁方式、销毁人等信息。文件销毁登记表应与文件销毁申请表一并归档保存，以备查阅。

七、监督与考核1.监督检查行政部负责对公司文件收发管理工作进行定期检查和不定期抽查，检查内容包括文件收发流程执行情况、文件保管情况、文件借阅管理情况等。行政部应及时发现和纠正文件收发管理工作中存在的问题，并提出改进措施和建议。2.考核评价公司将文件收发管理工作纳入部门绩效考核体系，对各部门文件收发管理工作进行考核评价。考核内容包括文件收发的及时性、准确性、完整性，文件处理的效率和质量，文件保