工装管理制度

工装管理制度一、总则1.目的为加强公司工装管理，规范工装的采购、使用、维护、更换等流程，确保工装满足工作需求，保障员工安全与健康，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工装的管理，包括但不限于工作服、安全帽、安全鞋、防护手套、防护眼镜等各类工作所需的服装及防护用品。3.职责分工行政部门负责工装需求的汇总与审核，根据公司实际情况制定工装年度采购计划。负责联系工装供应商，组织工装的选型、采购、验收等工作。建立工装管理档案，记录工装的采购、发放、使用、维护、更换等情况。定期对工装的使用情况进行检查和统计分析，提出改进建议。各部门负责本部门工装需求的申报，明确工装的款式、数量、规格等具体要求。负责本部门工装的日常管理，监督员工正确使用工装，确保工装的正常使用和维护。配合行政部门做好工装的验收、发放、回收等工作。财务部门负责工装采购费用的审核与报销，根据工装管理制度和采购合同支付款项。对工装费用进行预算控制和成本核算，定期提供工装费用的统计报表。员工遵守工装管理制度，正确使用和爱护工装，按时归还工装。如发现工装存在质量问题或不适合工作需求，及时向所在部门报告。

二、工装采购管理1.采购计划制定每年[具体时间]前，各部门应根据本部门下一年度的工作任务和人员变动情况，填写《工装需求申请表》，详细列出工装的名称、款式、数量、规格、预计使用时间等信息，提交至行政部门。行政部门对各部门提交的工装需求申请表进行汇总和审核，结合公司整体发展规划和实际需求，制定工装年度采购计划。采购计划应明确工装的采购项目、预算金额、采购时间等内容。工装年度采购计划经公司领导审批通过后实施。如因特殊情况需要调整采购计划，应提前提交书面申请，说明调整原因和调整内容，经领导批准后方可进行调整。2.供应商选择与管理行政部门负责工装供应商的选择与管理。通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，建立工装供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商合作。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括工装的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、售后服务等条款。合同签订后，行政部门应将合同副本存档备案。定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，给予相应的评价。对于表现不佳的供应商，及时采取整改措施或终止合作。3.采购实施行政部门根据工装年度采购计划和与供应商签订的采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购的工装品种、数量、规格、交货时间等要求。采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保工装按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或产品质量问题，应及时采取措施解决，并向行政部门汇报。工装到货前，行政部门应通知相关部门和人员做好验收准备工作。到货时，由行政部门组织采购人员、使用部门代表等共同进行验收。验收内容包括工装的数量、规格、质量、款式等是否符合合同要求。验收合格后，填写《工装验收单》，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商协商退换货事宜。

三、工装发放管理1.发放标准根据员工的工作岗位和实际需求，按照公司制定的工装发放标准进行工装发放。不同岗位的工装款式、数量、规格等应符合工作要求和安全防护标准。新员工入职时，由所在部门填写《工装领用申请表》，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取工装。行政部门按照发放标准为新员工发放工装，并做好发放记录。员工因工作调动、岗位变动等原因需要更换工装的，由所在部门填写《工装领用申请表》，注明原因和所需工装的品种、数量、规格等信息，经部门负责人签字确认后，到行政部门办理更换手续。2.发放流程员工凭《工装领用申请表》到行政部门工装仓库领取工装。工装仓库管理人员根据申请表上的信息，发放相应的工装，并在《工装发放登记表》上记录员工姓名、部门、工装名称、数量、领取时间等信息。员工领取工装时，应仔细检查工装的质量和规格是否符合要求，如有问题应及时向行政部门反映。对于特殊工种或有特殊工装需求的员工，行政部门应根据实际情况提供必要的培训和指导，确保员工正确使用工装。

四、工装使用管理1.使用规范员工应按照工装的使用说明和操作规程正确使用工装，不得擅自更改工装的款式、结构或用途。工作服应保持整洁、干净，定期清洗更换。安全帽、安全鞋、防护手套、防护眼镜等防护用品应在工作时正确佩戴，不得随意丢弃或挪作他用。在使用过程中，如发现工装存在损坏、变形、褪色等情况，应及时向所在部门报告，以便及时维修或更换。员工离职时，应将所领用的工装全部归还至行政部门。工装如有丢失、损坏或未按规定清洗的，应按照公司规定进行赔偿。2.监督检查各部门负责人应定期对本部门员工的工装使用情况进行检查，确保员工正确使用工装，发现问题及时督促整改。行政部门应不定期对公司各部门的工装使用情况进行抽查，检查内容包括工装的穿戴情况、整洁程度、损坏情况等。对发现的问题及时进行记录，并通知相关部门进行整改。对于违反工装使用规范的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、罚款、警告等。

五、工装维护管理1.维护计划制定行政部门应根据工装的使用情况和使用寿命，制定工装维护计划。维护计划应明确工装的维护项目、维护周期、维护方法、维护责任人等内容。对于工作服等普通工装，维护计划主要包括定期清洗、修补破损部位、更换磨损严重的部件等；对于安全帽、安全鞋、防护手套、防护眼镜等防护用品，维护计划应包括定期检查、保养、更换损坏的零部件等。2.维护实施按照工装维护计划，由行政部门组织或委托专业的维修人员对工装进行维护。维修人员应具备相应的技能和资质，确保工装维护质量。在工装维护过程中，应做好记录，包括维护时间、维护项目、维护人员、维护费用等信息。维护记录应及时归档，以便查询和统计分析。对于因维护不当或使用时间过长导致工装无法正常使用的，应及时进行更换。更换工装时，应按照工装采购和发放管理的相关规定办理手续。3.质量跟踪行政部门应对工装的维护质量进行跟踪检查，确保维护后的工装符合使用要求和安全标准。定期收集员工对工装维护效果的反馈意见，对于员工提出的合理建议和问题，及时进行处理和改进。

六、工装更换管理1.更换条件工装出现以下情况之一的，应及时进行更换：工装因正常使用出现严重磨损、损坏，无法修复或修复后仍不能满足工作需求的。工装的款式、颜色、标识等因公司业务发展、行业规范变化等原因需要统一更换的。工装因质量问题不符合国家相关标准或公司安全要求的。员工个人原因导致工装损坏或丢失的，由员工本人负责赔偿，并自行购买或按照公司规定进行更换。2.更换流程当工装需要更换时，由使用部门填写《工装更换申请表》，详细说明更换原因、工装名称、数量、规格等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门对《工装更换申请表》进行审核，根据公司实际情况和工装更换条件，提出审核意见。审核通过后，按照工装采购管理的相关规定进行采购和更换。工装更换后，行政部门应及时将新工装发放给员工，并做好发放记录。同时，对旧工装进行回收处理，可根据实际情况进行维修、报废或捐赠等。

七、工装费用管理1.费用预算财务部门应根据工装年度采购计划和维护计划，编制工装费用预算。工装费用预算应包括工装的采购费用、维护费用、运输费用、税费等各项支出。工装费用预算经公司领导审批通过后，作为公司年度预算的一部分进行控制和管理。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算管理的相关规定办理审批手续。2.费用报销工装采购费用由行政部门按照采购合同和相关审批流程办理报销手续。报销时应提供采购发票、采购合同、验收单等相关凭证，经财务部门审核无误后，按照公司财务制度进行报销。工装维护费用由行政部门根据维护记录和相关发票进行报销。报销时应注明维护项目、维护时间、维护费用等详细信息，经财务部门审核后报销。员工因个人原因导致工装损坏或丢失需要赔偿的费用，由行政部门负责收取，并交至财务部门入账。3.成本核算财务部门应定期对工装费用进行成本核算，分析工装费用的构成和变化情况。通过成本核算，为公司工装管理决策提供依据，优化工装采购和使用成本。每季度末，财务部