办公用品管理制度自定版

办公用品管理制度自定版一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管及报废等流程，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理原则按需申购原则：各部门应根据实际工作需要，合理申购办公用品，避免浪费。集中管理原则：办公用品由行政部门统一采购、保管和发放，实行集中管理。勤俭节约原则：倡导全体员工节约使用办公用品，降低公司运营成本。

二、职责分工1.行政部门负责制定办公用品管理制度，并监督执行。负责办公用品的采购、验收、保管、发放及库存管理。定期对办公用品的使用情况进行统计分析，提出改进建议。负责办公用品的报废处理。2.各部门负责本部门办公用品需求的统计和申购。负责本部门办公用品的领用、使用及保管，并监督员工合理使用。配合行政部门做好办公用品的盘点工作。

三、办公用品的分类及标准1.办公文具类书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。纸制品：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。文件夹类：如文件袋、档案盒、资料册等。装订用品：如订书机、订书钉、胶水、胶棒等。桌面用品：如计算器、电话机、台历、笔筒等。其他：如涂改液、修正带、剪刀、美工刀等。2.办公设备类电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等。办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。电器设备：如饮水机、空调、投影仪等。3.消耗材料类硒鼓、墨盒、碳粉等打印机耗材。复印纸、打印纸等纸张消耗品。清洁用品：如抹布、拖把、清洁剂等。4.标准办公文具类：根据员工岗位需求，每月或每季度发放一定数量的常用办公用品，如中性笔每月每人[X]支，笔记本每季度每人[X]本等。具体标准可根据实际情况进行调整。办公设备类：根据工作需要和公司实际情况进行配置，如部门员工较多且工作需要，可配备台式电脑；经常外出办公的员工可配备笔记本电脑等。办公家具根据办公场地和人员数量合理配置。消耗材料类：根据使用频率和用量进行采购和发放，如打印机硒鼓、墨盒等根据使用情况及时更换。

四、办公用品的采购1.采购计划各部门应于每月[X]日前将本部门下月办公用品需求计划报行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等。行政部门根据各部门需求计划，结合办公用品库存情况，制定办公用品采购计划。采购计划应包括采购物品名称、规格、数量、预计采购时间等。2.采购渠道行政部门应选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商进行采购。优先选择与公司有长期合作关系的供应商。对于批量采购的办公用品，应通过招标、询价等方式选择合适的供应商，确保采购成本最低。3.采购流程行政部门根据采购计划，填写办公用品采购申请表，经部门负责人审核后报分管领导审批。审批通过后，行政部门负责与供应商签订采购合同，并跟踪采购进度，确保按时到货。办公用品到货后，行政部门负责组织验收。验收内容包括数量、规格、质量等。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。

五、办公用品的验收与入库1.验收办公用品到货后，行政部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和发票，对办公用品的数量、规格、质量等进行逐一核对。对于办公设备类，如电脑、打印机等，应进行开机调试，确保设备正常运行。验收合格的办公用品，验收人员应在验收单上签字确认。2.入库验收合格的办公用品，应及时办理入库手续。行政部门仓库管理人员应根据验收单，将办公用品分类存放，并登记入账。办公用品入库后，应建立库存台账，详细记录办公用品的入库时间、名称、规格、数量、供应商等信息。

六、办公用品的发放1.发放原则按需发放原则：根据员工岗位需求和实际工作需要，合理发放办公用品。限额发放原则：对于常用办公用品，如中性笔、笔记本等，实行限额发放制度，避免浪费。以旧换新原则：对于部分可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，实行以旧换新制度。2.发放流程员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量等。部门负责人对领用申请表进行审核，签字确认后报行政部门。行政部门仓库管理人员根据领用申请表，核实库存情况，如库存充足，予以发放，并在领用申请表上签字确认；如库存不足，应及时通知行政部门采购人员采购。员工领取办公用品后，应在办公用品领用登记表上签字确认。

七、办公用品的使用与保管1.使用要求员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。对于办公设备类，如电脑、打印机等，应按照操作规程正确使用，定期进行维护保养，延长设备使用寿命。对于办公文具类，如钢笔、圆珠笔等，应妥善保管，避免丢失或损坏。2.保管要求行政部门仓库应保持通风、干燥、整洁，确保办公用品的质量不受影响。办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因，并采取相应措施。

八、办公用品的盘点与清查1.盘点周期行政部门应定期对办公用品进行盘点，盘点周期为每月一次。每年年底，行政部门应组织一次全面的办公用品清查，确保账实相符。2.盘点方法盘点采用实地盘点法，即对仓库内的办公用品进行逐一清点。盘点人员应认真填写办公用品盘点表，详细记录盘点情况，包括办公用品名称、规格、数量、存放位置等。3.盘点结果处理盘点结束后，盘点人员应将盘点表交行政部门负责人审核。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。对于盘盈的办公用品，应查明原因后进行相应处理，如属于采购时多采购的，应办理退库手续；如属于员工误领的，应及时追回。对于盘亏的办公用品，应查明原因，如属于正常损耗的，应办理核销手续；如属于保管不善或员工丢失的，应追究相关人员责任，并要求其赔偿。

九、办公用品的报废处理1.报废条件办公用品已损坏且无法修复使用的。办公用品已超过使用期限且无使用价值的。因公司业务调整或其他原因不再使用的办公用品。2.报废流程使用部门填写办公用品报废申请表，注明报废物品名称、规格、数量、报废原因等。部门负责人对报废申请表进行审核，签字确认后报行政部门。行政部门组织相关人员对报废办公用品进行鉴定，如确已无法使用，予以批准报废。批准报废的办公用品，由行政部门仓库管理人员统一回收，并进行妥善处理，如变卖、捐赠等。行政部门应及时对报废办公用品进行核销，调整库存台账。

十、费用控制与核算1.费用预算行政部门应根据公司年度经营计划，制定办公用品费用预算。办公用品费用预算应包括采购费用、库存管理费用等。办公用品费用预算应报公司领导审批后执行。2.费用核算行政部门应建立办公用品费用核算制度，对办公用品的采购、使用、库存等情况进行详细记录和核算。每月末，行政部门应编制办公用品费用报表，报公司财务部门审核。公司财务部门应定期对办公用品费用进行分析，如发现费用超支，应及时查明原因，并采取相应措施进行控制。

十一、监督与检查1.行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行监督检查，如发现浪费、损坏等情况，应及时制止并要求相关部门或人员进行