企业办理劳动合同备案流程

企业办理劳动合同备案流程一、引言劳动合同备案是企业劳动管理中的一项重要工作，它对于规范企业用工行为、保障劳动者合法权益以及维护劳动市场秩序都具有重要意义。通过劳动合同备案，劳动行政部门可以及时掌握企业的用工情况，对劳动纠纷的预防和处理也能提供有力支持。本文将详细介绍企业办理劳动合同备案的具体流程。

二、劳动合同备案的准备工作

（一）明确备案范围企业与劳动者签订的以下劳动合同需要进行备案：1.全日制用工劳动合同；2.非全日制用工劳动合同；3.以完成一定工作任务为期限的劳动合同。

（二）准备相关材料1.劳动合同文本一式三份（双方各执一份，劳动行政部门留存一份）。劳动合同应具备以下条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。此外，可协商约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。2.用人单位营业执照副本复印件一份。3.法定代表人身份证明书一份。4.授权委托书一份（委托他人办理时提供）。5.劳动者身份证复印件一份。6.《劳动合同信息采集表》（可在当地劳动行政部门网站下载或现场领取），需填写用人单位基本信息、劳动者基本信息、合同信息等内容，并加盖单位公章。

（三）确保劳动合同内容合法合规企业应确保劳动合同的各项条款符合法律法规的要求，避免出现违法违规或显失公平的条款。例如，劳动报酬不得低于当地最低工资标准，工作时间和休息休假应符合国家相关规定，社会保险的缴纳应按照法律法规执行等。

三、网上申报备案（以多数地区通用的方式为例）

（一）注册账号1.企业登录当地人力资源和社会保障局官方网站，找到劳动合同备案相关模块。2.点击"注册"按钮，填写企业基本信息，包括企业名称、统一社会信用代码、法定代表人姓名、联系电话、邮箱等，并设置登录密码。3.提交注册信息后，等待系统审核。审核通过后，企业即可获得网上申报账号。

（二）录入劳动合同信息1.使用注册的账号登录系统。2.在系统中找到"劳动合同备案申报"功能模块，点击进入申报页面。3.按照页面提示，依次录入劳动合同的各项信息，包括合同签订日期、终止日期、工作岗位、劳动报酬、社会保险缴纳情况等。确保录入的信息准确无误，与劳动合同文本一致。4.上传劳动合同文本电子版（格式一般为PDF或DOC）、用人单位营业执照副本复印件电子版、法定代表人身份证明书电子版、授权委托书电子版（委托办理时）、劳动者身份证复印件电子版以及《劳动合同信息采集表》电子版。上传的文件应清晰可辨，符合系统要求的格式和大小。

（三）提交申报录入并上传完所有信息后，仔细核对一遍，确认无误后点击"提交"按钮。系统将对申报信息进行初步校验，如发现信息不完整或不符合要求，会弹出提示框，企业需根据提示进行修改补充后重新提交。

四、现场提交备案材料（部分地区可能要求）

（一）预约办理时间如果当地劳动行政部门要求现场提交材料，企业需要提前通过电话、网上预约平台等方式预约办理时间，避免排队等待过长时间。

（二）准备并携带材料原件按照之前准备的材料清单，将所有材料的原件整理好，确保材料真实有效、完整无缺。

（三）前往指定地点办理在预约的时间内，企业派专人携带准备好的材料原件前往当地劳动行政部门指定的办理地点。一般为劳动就业服务机构或人力资源市场管理部门。1.在办理窗口提交材料原件，工作人员会对材料进行核对。核对内容包括材料的真实性、完整性以及与网上申报信息的一致性。2.工作人员核对无误后，会在劳动合同文本上加盖劳动合同备案专用章，并留存一份劳动合同文本及相关材料复印件存档。企业留存一份劳动合同文本，另一份劳动合同文本由劳动者保存。3.领取备案回执。办理完成后，企业会收到劳动行政部门出具的劳动合同备案回执，回执上会注明备案日期、备案编号等信息。备案回执是劳动合同备案成功的重要凭证，企业应妥善保管。

五、备案后的注意事项

（一）劳动合同变更备案如果劳动合同履行过程中发生变更，如工作岗位调整、劳动报酬变更、工作地点变动等，企业应及时与劳动者协商一致，并签订书面的劳动合同变更协议。然后按照劳动合同备案的流程，进行网上申报变更备案或现场提交变更备案材料（具体要求根据当地规定执行）。变更备案应在变更事项发生之日起一定期限内完成，一般为30日。

（二）劳动合同解除或终止备案1.劳动合同期满、劳动者提出辞职、企业解除劳动合同等情况导致劳动合同解除或终止的，企业应在解除或终止劳动合同后一定期限内（通常为15日）办理备案手续。2.办理解除或终止劳动合同备案时，企业需提供解除或终止劳动合同的证明材料，包括解除或终止劳动合同协议书、工资结算证明、社会保险停保手续等（具体材料要求以当地规定为准）。3.按照劳动合同备案的申报流程，在网上录入相关信息并上传证明材料电子版，或前往现场提交材料原件进行办理。备案完成后，企业应将解除或终止劳动合同的相关材料妥善保存，以备劳动监察部门检查或劳动者查询。

（三）数据维护与查询1.企业应定期登录劳动合同备案系统，检查备案信息是否准确完整。如有信息变更或错误，应及时进行修改更新，确保系统数据与实际情况一致。2.企业可以通过备案系统查询本单位的劳动合同备案情况，包括已备案的劳动合同明细、备案状态、变更记录、解除或终止记录等。查询功能方便企业随时掌握用工情况，便于劳动管理和统计分析。

（四）接受劳动监察检查劳动行政部门会不定期对企业的劳动合同备案情况进行检查。企业应积极配合，提供真实有效的劳动合同文本、备案材料以及相关用工资料。如发现企业存在未按规定办理劳动合同备案、虚假备案等违法行为，劳动行政部门将依法予以处罚。因此，企业要严格按照法律法规要求，认真做好劳动合同备案工作，避免出现违规行为。

六、常见问题解答

（一）劳动合同备案是否收费？一般情况下，劳动合同备案不收取费用。劳动行政部门提供劳动合同备案服务是为了加强劳动管理和保障劳动者权益，属于公共服务范畴。

（二）备案的劳动合同丢失怎么办？企业如有需要，可以携带单位介绍信、法定代表人身份证明等材料，前往劳动行政部门申请查阅和复印备案的劳动合同。劳动行政部门留存的备案劳动合同具有法律效力，可为企业提供相应的证明。

（三）新成立的企业何时开始办理劳动合同备案？新成立的企业自用工之日起即与劳动者建立劳动关系，应在用工之日起30日内办理劳动合同备案手续。

（四）非全日制用工劳动合同备案有什么特殊要求？非全日制用工劳动合同备案除了提供一般的劳动合同备案材料外，还需明确非全日制用工的工作时间、劳动报酬支付周期等特殊条款。非全日制用工平均每日工作时间不超过4小时，每周工作时间累计不超过24小时。劳动报酬结算支付周期最长不得超过15日。

（五）劳动合同备案信息与实际情况不符怎么办？如果发现劳动合同备案信息与实际情况不符，企业应及时向劳动行政部门报告，并提交相关证明材料，申请更正备案信息。如因企业原因导致信息错误，企业需承担相应责任，并按照劳动行政部门要求进行整改。

七、结论企业办理劳动合同备案是一项法定的重要工作，它贯穿于企业用工的全过程。通过严格按照规定的流程进行劳动合同