食品采购验收及索证索票管理制度

食品采购验收及索证索票管理制度一、总则1.目的为加强食品采购管理，规范采购验收行为，确保所采购食品的质量安全，保障消费者的健康权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位所有食品采购及验收活动，包括但不限于原材料、成品、半成品等各类食品。3.职责分工采购部门：负责食品供应商的选择、采购合同的签订与执行，确保所采购食品符合相关标准和要求。验收部门：负责对采购食品进行严格验收，检查食品的质量、数量、包装等，确保所验收食品符合规定，并做好验收记录。食品安全管理部门：负责监督食品采购验收及索证索票工作的执行情况，定期进行检查和评估，对发现的问题及时提出整改意见。其他相关部门：配合采购部门和验收部门开展工作，提供必要的协助和支持。

二、食品采购管理1.供应商选择资质审核采购部门应建立供应商资质审核机制，对拟合作的供应商进行全面调查。审核内容包括但不限于供应商的营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品合格证明文件、生产经营状况、信誉等。对于初次合作的供应商，要求其提供详细的企业信息、联系方式、生产地址、经营范围等资料，并实地考察供应商的生产经营场所，确保其具备稳定的生产供应能力和良好的卫生环境。供应商评估定期对供应商进行评估，评估指标包括食品质量、交货期、价格、售后服务等。采购部门应收集供应商的相关信息，如产品检验报告、客户反馈、投诉处理情况等，进行综合分析。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对不符合要求的供应商及时进行淘汰，并建立供应商黑名单制度，防止再次与其合作。2.采购合同合同签订采购食品时，采购部门应与供应商签订书面采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括食品的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货日期、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规的要求，确保双方的合法权益得到保障。对于涉及食品安全关键条款的内容，应进行重点明确和细化，如食品的质量要求应符合国家相关食品安全标准，食品包装应符合卫生要求等。合同执行采购部门应严格按照合同约定执行，跟踪供应商的交货情况，确保按时、按质、按量交付食品。如发现供应商有违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其承担违约责任，并采取相应的措施，如更换供应商、调整采购计划等，以减少对本单位生产经营的影响。采购部门应定期对合同执行情况进行总结分析，评估合同的履行效果，为后续采购合同的签订和管理提供参考依据。3.采购渠道合法合规采购食品应选择合法合规的渠道，优先从具有合法资质的食品生产企业、食品经营企业采购。不得采购无合法来源的食品，严禁采购"三无"食品（无生产日期、无质量合格证、无生产厂家）、超过保质期的食品、变质食品等。采购部门应建立食品采购渠道档案，记录供应商的名称、地址、联系方式、采购食品的种类、采购时间等信息，以便追溯和查询。集中采购根据本单位的实际情况，可推行集中采购制度。对于用量较大、通用性较强的食品，由采购部门统一组织采购，以提高采购效率，降低采购成本，确保食品质量的一致性。在集中采购过程中，采购部门应充分调研市场，比较不同供应商的产品质量、价格、服务等，选择最优的采购方案。同时，应加强与供应商的沟通协调，确保集中采购工作的顺利进行。

三、食品验收管理1.验收人员要求资质与培训验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉食品质量标准和验收流程。验收人员应经过食品安全相关知识培训，取得合格证书后方可上岗。定期组织验收人员参加培训，更新食品安全知识，提高验收水平，使其能够准确识别食品质量问题，掌握正确的验收方法和技巧。职责与纪律验收人员应严格履行验收职责，认真检查每一批次采购食品的质量、数量、包装等，确保所验收食品符合要求。不得擅自降低验收标准或弄虚作假。验收人员应遵守职业道德和工作纪律，保守本单位的商业秘密，不得泄露采购食品的相关信息。对于验收过程中发现的问题，应及时向上级报告，并协助做好处理工作。2.验收场所与设备验收场所应设立专门的食品验收场所，确保验收工作能够在相对独立、清洁、卫生的环境中进行。验收场所应具备必要的照明、通风、冷藏等设施，以保证食品质量不受外界环境因素的影响。验收场所应划分不同的功能区域，如待验区、合格区、不合格区等，并设置明显的标识，防止不同状态的食品混淆。验收设备配备必要的验收设备，如电子秤、温度计、显微镜、检测试剂等，以满足食品质量检测的需要。验收设备应定期进行校准和维护，确保其准确性和可靠性。根据不同食品的特点，合理选用验收设备。例如，对于生鲜食品，应配备冷藏设备和快速检测设备，以保证在验收过程中食品的新鲜度和安全性。3.验收内容食品质量检查食品的外观、色泽、气味、口感等感官指标是否正常，有无变质、异味、霉变、生虫等现象。对于有包装的食品，应检查包装是否完好，标识是否清晰，是否标明食品的名称、规格、生产日期、保质期、配料表、生产厂家等信息。按照食品安全标准和相关规定，对部分食品进行抽样检验。检验项目包括食品中的有害物质含量、微生物指标等。对于检验不合格的食品，应及时进行处理，严禁流入市场。食品数量核对采购食品的数量与送货凭证、采购合同等文件是否一致。采用称重、计数等方式进行数量验收，确保数量准确无误。对于数量短缺或溢余的情况，应及时与供应商沟通协商，查明原因，并做好记录。如因供应商原因造成的数量问题，应要求供应商承担相应的责任。食品包装检查食品包装是否符合卫生要求，有无破损、渗漏、污染等情况。食品包装材料应符合国家相关标准，无毒无害，能够有效保护食品质量安全。对于进口食品，应检查其包装上是否有中文标签，标签内容是否符合我国食品安全法律法规的要求，包括食品名称、配料表、生产日期、保质期、原产国、境内代理商的名称、地址、联系方式等信息。4.验收流程到货通知采购部门在食品到货前，应及时通知验收部门做好验收准备工作。通知内容包括食品的名称、规格、数量、预计到货时间、供应商信息等。验收部门根据采购部门的通知，安排验收人员和验收场所，准备好验收设备和工具。初步检查食品到货后，验收人员首先对食品的外包装进行检查，查看包装是否完好，标识是否清晰，有无破损、污染等情况。同时，核对食品的名称、规格、数量等信息与送货凭证是否一致。如发现外包装存在问题，应及时记录并拍照留存证据。对于标识不全或不符合要求的食品，应拒绝验收，并通知采购部门与供应商联系解决。详细验收将食品搬运至验收场所的待验区，按照验收内容的要求，对食品的质量、数量、包装等进行详细检查。对于需要抽样检验的食品，应按照规定的抽样方法进行抽样，并及时送样检测。在验收过程中，验收人员应认真填写验收记录，记录内容包括食品的名称、规格、数量、供应商名称、到货日期、验收情况（合格或不合格）、验收人员签名等信息。验收记录应字迹清晰、内容完整、真实可靠。结果判定与处理根据验收结果，对食品进行合格或不合格的判定。对于验收合格的食品，应及时搬运至合格区，并做好标识。对于验收不合格的食品，应立即隔离存放于不合格区，并采取相应的处理措施。如不合格食品为一般性质量问题，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商换货或补货。如不合格食品涉及食品安全问题，应立即停止使用，并按照相关法律法规的要求进行处理，如召回已销售的食品、向监管部门报告等。验收部门应定期对验收结果进行统计分析，总结存在的问题，提出改进措施和建议，反馈给采购部门和食品安全管理部门，以便不断完善食品采购验收工作。

四、索证索票管理1.索证索票要求索取凭证在采购食品时，采购部门应向供应商索取相关的证明文件和票据，确保食品来源合法、质量可靠。索取的凭证包括但不限于供应商的营业执照副本复印件、食品生产许可证或食品经营许可证副本复印件、产品合格证明文件（如检验报告、质量认证证书等）、进货发票、送货清单等。对于进口食品，还应索取海关报关单、出入境检验检疫证明等文件。索取的凭证应加盖供应商的公章或业务专用章，并注明与原件相符。保存期限采购部门应妥善保存索证索票资料，保存期限不得少于食品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。索证索票资料应分类整理，建立档案，以便于查询和追溯。档案应包括供应商档案、采购合同档案、索证索票凭证档案等，档案内容应完整、清晰、可查。2.索证索票流程采购前准备在与供应商洽谈采购业务前，采购部门应明确索证索票的要求和范围，告知供应商需要提供的证明文件和票据内容。采购人员应熟悉相关法律法规和食品安全标准，了解索证索票的重要性和必要性，掌握索证索票的具体流程和方法。索证索票实施在签订采购合同或接收食品时，采购人员应及时向供应商索取相应的证明文件和票据。索取的凭证应按照规定的格式和内容填写完整、准确，确保其真实性、合法性和有效性。对于供应商提供的电子票据，采购人员应及时进行下载、打印，并妥善保存。同时，应确保电子票据的存储介质安全可靠，便于日后查询和使用。资料整理与归档采购人员应将索取的索证索票资料及时交给档案管理人员进行整理和归档。档案管理人员应按照分类标准，对索证索票资料进行编号、装订、存放，建立规范的档案管理系统。在整理归档过程中，档案管理人员应认真核对索证索票资料的完整性和准确性，对不符合要求的资料及时反馈给采购人员，要求其补充或更正。3.索证索票检查与监督定期检查食品安全管理部门应定期对采购部门的索证索票工作进行检查，检查内容包括索证索票资料的完整性、真实性、合法性，以及保存期限是否符合要求等。检查方式可采用查阅档案、实地核实等方法。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求采购部门限期整改，并跟踪整改情况，确保整改措施落实到位。不定期抽查食品安全管理部门可根据工作需要，不定期对采购部门的索证索票情况进行抽查。抽查范围应涵盖不同时间段、不同供应商、不同种类的食品采购业务。通过不定期抽查，及时发现索证索票工作中存在的潜在问题，加强对采购部门的监督管理，防止出现索证索票不规范或弄虚作假的行为。责任追究对于未按照本制度要求进行索证索票或索证索票资料不全、虚假的采购行为，食品安全管理部门应责令采购部门限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。对因索证索票不规范导致食品安全事故的，依法追究相关人员的责任。同时，应及时总结经验教训，完善索证索票管理制度，加强对采购人员的培训教育，提高其索证索票意识和业务水平。

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