教材征订与发放管理制度

教材征订与发放管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范学校教材征订与发放工作，确保教材的及时供应、质量可靠，满足教学需要，保障教学秩序的正常运行。2.适用范围本制度适用于学校各类学历教育所使用教材的征订、采购、验收、存储、发放及相关管理工作。3.基本原则（1）按需征订原则：根据教学计划和课程标准的要求，准确统计学生人数和教材需求，确保教材数量与实际教学需要相符。（2）质量优先原则：选用符合国家教育教学要求、内容准确、编排合理、印刷清晰、装帧精良的教材。优先选用国家级规划教材、获奖教材及其他优秀教材。（3）公平公正原则：征订过程公开透明，严格按照规定的程序和标准进行操作，确保所有教材供应商享有平等的竞争机会，杜绝不正当竞争行为。（4）及时高效原则：优化工作流程，提高工作效率，确保教材按时征订、采购、验收、存储和发放，不影响正常教学秩序。

二、职责分工1.教务处（1）负责制定教材征订计划，汇总各教学单位的教材需求信息，审核教材选用情况。（2）组织教材征订工作，与教材供应商签订教材供应合同，协调解决教材征订过程中出现的问题。（3）跟踪教材采购进度，督促供应商按时交货，组织教材验收工作，确保教材质量符合要求。（4）负责教材的存储管理，建立教材库存台账，定期盘点库存，及时处理积压教材。（5）组织教材发放工作，按照教学计划和学生名单，将教材准确无误地发放到学生手中。2.教学单位（1）根据专业教学计划和课程标准，确定本单位各课程所选用的教材版本，并填写教材选用申请表，报教务处审核。（2）指定专人负责本单位教材需求信息的统计工作，确保数据准确、及时。统计信息应包括课程名称、教材名称、主编、出版社、版本、年级、专业、班级、学生人数等。（3）配合教务处做好教材征订、验收、发放等工作，及时反馈教材使用过程中出现的问题。3.财务处负责审核教材采购预算，按照合同约定及时支付教材采购款项。4.教材供应商（1）按照学校教材征订计划和合同要求，按时、足额供应符合质量标准的教材。（2）提供教材的相关信息，如教材目录、样书、价格等，配合学校做好教材选用和征订工作。（3）负责教材的运输、配送等工作，确保教材安全、及时送达学校。（4）对教材质量问题负责，及时处理学校反馈的教材质量问题，如退换货、补货等。

三、教材征订1.教材选用（1）每学期开学前，教学单位应根据专业教学计划和课程标准，组织教师认真选用教材。教材选用应遵循优先选用国家级规划教材、获奖教材及其他优秀教材的原则，确保教材内容的科学性、系统性、先进性和实用性。（2）教师填写教材选用申请表，详细注明课程名称、教材名称、主编、出版社、版本、选用理由等信息，经教研室主任审核、教学单位负责人批准后，报教务处审核。（3）教务处对各教学单位报送的教材选用申请表进行审核，审核通过后的教材方可列入教材征订计划。对于不符合要求的教材选用申请，教务处应及时反馈教学单位并说明原因，要求其重新选用。2.征订计划编制（1）教务处根据审核通过的教材选用申请表，结合各年级、专业、班级的学生人数，编制教材征订计划。征订计划应明确教材的名称、版本、数量、预计到货时间等信息。（2）教材征订计划编制完成后，教务处应及时向各教学单位下达征订通知，要求其再次核对本单位的教材需求信息，如有变动应及时反馈教务处。3.供应商选择（1）教务处通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，选择具有良好信誉、较强实力和丰富经验的教材供应商。在选择供应商时，应综合考虑其教材质量、价格、服务水平、信誉等因素。（2）与选定的教材供应商签订教材供应合同，明确双方的权利和义务。合同应包括教材的名称、版本、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。4.征订流程（1）教务处将教材征订计划及相关要求提供给教材供应商，供应商根据征订计划及时组织教材货源，并在规定时间内将教材订单回执返回教务处。（2）教务处对供应商返回的教材订单回执进行审核，审核无误后通知供应商按照订单要求进行教材采购。（3）供应商采购教材过程中，如遇教材缺货、版本变更等问题，应及时与教务处沟通协商，提出解决方案。教务处根据实际情况调整征订计划，并及时通知相关教学单位。

四、教材采购1.采购合同管理（1）教材采购合同签订后，教务处应指定专人负责合同的跟踪管理，及时掌握合同执行情况。（2）如发现供应商未按照合同约定履行义务，如未按时交货、教材质量不符合要求等，教务处应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，教务处有权按照合同约定追究其违约责任。2.采购进度跟踪（1）教务处定期与教材供应商沟通教材采购进度，及时了解教材的生产、运输等情况。如发现采购进度滞后，应督促供应商加快采购进度，确保教材按时到货。（2）对于因不可抗力等原因导致教材无法按时到货的情况，教务处应及时与供应商协商解决方案，并向教学单位说明情况，做好解释工作。3.验收管理（1）教材到货前，教务处应通知教学单位、教材管理人员等相关人员做好验收准备工作。（2）教材到货时，由教务处组织教学单位、教材管理人员等相关人员按照合同要求和验收标准进行验收。验收内容包括教材的数量、版本、质量、包装等。（3）验收合格的教材，由教材管理人员填写教材验收单，相关人员签字确认后办理入库手续。验收不合格的教材，如数量短缺、版本不符、质量有问题等，教务处应及时与供应商联系，要求其在规定时间内补货或换货。如供应商拒不处理，教务处有权按照合同约定扣除相应货款，并追究其违约责任。

五、教材存储1.仓库管理（1）学校设立专门的教材仓库，配备必要的仓储设备和设施，确保教材存储安全、有序。（2）教材仓库应实行分区分类管理，按照教材的类别、年级、专业等进行存放，便于查找和发放。（3）建立教材库存台账，详细记录教材的入库时间、数量、版本、存放位置等信息。库存台账应定期更新，确保账实相符。2.库存盘点（1）教材管理人员应定期对教材仓库进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每学期进行一次大盘点。盘点内容包括教材的数量、版本、质量等。（2）盘点结束后，教材管理人员应填写库存盘点表，对盘点结果进行详细记录。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。（3）对于长期积压、损坏、变质等无法使用的教材，教材管理人员应及时填写教材报废申请表，报教务处审核批准后进行报废处理。报废教材应妥善保管，定期进行清理。

六、教材发放1.发放计划制定（1）每学期开学前，教务处根据教学计划和学生名单，制定教材发放计划。发放计划应明确各年级、专业、班级的教材发放时间、地点、方式等信息。（2）教材发放计划制定完成后，教务处应及时通知各教学单位和学生，做好发放准备工作。2.发放方式（1）教材发放可采用集中发放、班级发放、个人领取等方式。具体发放方式应根据实际情况确定，确保教材发放便捷、高效。（2）集中发放时，教务处应组织教材管理人员按照发放计划将教材搬运至指定地点，各教学单位安排专人负责组织学生有序领取教材。（3）班级发放时，教务处将教材发放至各班级，由班级辅导员或班主任负责组织学生领取教材。（4）个人领取时，学生可在规定时间内到教材仓库自行领取教材。3.发放记录（1）教材发放过程中，教材管理人员应认真填写教材发放登记表，详细记录教材的发放时间、班级、学生姓名、教材名称、数量等信息。（2）教材发放登记表应妥善保管，作为教材发放的凭证和统计依据。4.特殊情况处理（1）对于因休学、转学、退学等原因不在校的学生，教务处应及时通知教材管理人员停止发放其教材，并办理相关手续。（2）对于教材发放过程中出现的教材短缺、损坏等问题，教材管理人员应及时记录，并为学生办理补发或更换手续。补发或更换的教材应在规定时间内发放到学生手中。

七、教材结算1.结算依据教材结算以教材验收单、教材发放登记表等相关凭证为依据。2.结算流程（1）教材采购完成后，供应商应按照合同约定向学校提供发票等结算资料。教务处对供应商提供的结算资料进行审核，审核无误后报财务处办理结算手续。（2）财务处根据教务处审核后的结算资料，按照合同约定及时支付教材采购款项。3.账目核对（1）财务处定期与教务处核对教材采购账目，确保账目清晰、准确。如发现账目不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。（2）教务处应定期与教材供应商核对账目，如发现问题应及时沟通协商解决。

八、教材使用反馈与评价1.使用反馈（1）教学单位和教师应及时收集学生对教材使用的反馈意见，了解教材在内容、难度、编排、印刷质量等方面存在的问题。（2）教学单位和教师应将学生的反馈意见及时整理汇总，反馈给教务处。教务处根据反馈意见，及时与教材供应商沟通协商，要求其对教材进行改进或调整。2.评价机制（1）建立教材评价机制，定期对教材的使用情况进行评价。评价内容包括教材的适用性、质量、教学效果等方面。（2）教务处组织教学单位和教师对教材进行评价，评价结果作为今后教材选用的重要参考依据。对于评价较差的教材，教务处应及时调整征订计划，不再选用。

九、监督与检查1.内部监督（1）学校成立教材管理工作监督小组，定期对教材征订、采购、验收、存储、发放等环节进行监督检查，确保教材管理工作规范、有序。（2）监督小组应重点检查教材选用是否符合要求、征订计划是否准确、采购合同是否规范、验收工作是否严格、库存管理是否到位、发放工作是否及时等方面。（3）对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。整改情况应及时反馈给监督小组。2.外部监督（1）接受教育主管部门、社会各界等对学校教材管理工作的监督检查，积极配合相关部门的工