文件和档案的管理制度

文件和档案的管理制度一、总则1.目的为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类文件和档案的管理。3.定义文件：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件等。档案：指公司在生产经营、行政管理等活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种形式的历史记录，是公司重要的信息资源。

二、文件管理1.文件分类行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。业务文件：涉及公司业务活动的各类合同、协议、订单、业务报表、技术文件等。财务文件：财务预算、决算、报表、审计报告、税务文件等。人事文件：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等。2.文件编号为便于文件的识别、查找和管理，对各类文件进行统一编号。编号规则如下：行政文件：[年份][部门代码][文件序号]，如[2023][行政部]001。业务文件：[年份][业务类别代码][文件序号]，如[2023][销售]002。财务文件：[年份][财务类别代码][文件序号]，如[2023][财务报表]003。人事文件：[年份][人事类别代码][文件序号]，如[2023][员工档案]004。部门代码、业务类别代码、财务类别代码、人事类别代码由公司统一制定并发布。3.文件起草与审核文件起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、清晰、完整，符合公司政策和法律法规要求。文件审核：起草完成的文件需经部门负责人审核，重要文件还需提交上级领导审批。审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性等。审核通过的文件方可正式印发。4.文件印发文件印发：经审核通过的文件，由行政部门负责印发。印发前需对文件格式、排版等进行统一规范，确保文件质量。文件分发：行政部门按照文件规定的分发范围，将文件分发给相关部门和人员。分发时需做好登记，记录文件名称、文号、分发日期、接收部门及人员等信息。5.文件签收与传阅文件签收：接收文件的部门或人员需在文件签收登记表上签字确认，注明签收日期。文件传阅：对于需传阅的文件，由行政部门负责组织传阅。传阅过程中，传阅人需在文件传阅单上签字，注明传阅日期，确保文件及时、有序地传递。6.文件保管纸质文件保管：各部门应设立专门的文件柜，对本部门的纸质文件进行分类存放，并指定专人负责保管。定期对文件进行整理、归档，确保文件存放有序，便于查找。电子文件保管：电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照文件分类进行文件夹管理。对重要电子文件要进行备份，防止数据丢失。同时，要设置相应的访问权限，确保文件的安全性。7.文件借阅与归还文件借阅：因工作需要借阅文件的，需填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人或文件保管人批准后，方可借阅。文件归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，归还时需经文件保管人检查文件的完整性和准确性，确认无误后在文件借阅申请表上签字注销。如发现文件有损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。8.文件清理与销毁文件清理：各部门应定期对本部门的文件进行清理，对已失去保存价值的文件进行标识。清理工作每年至少进行一次。文件销毁：经鉴定确需销毁的文件，由行政部门统一组织销毁。销毁前需填写文件销毁申请表，注明文件名称、文号、数量、销毁原因等信息，经公司领导批准后，采用适当的方式进行销毁，并做好销毁记录。

三、档案管理1.档案分类行政管理档案：包括公司行政事务管理活动中形成的各类文件材料，如公司组织架构、会议记录、工作计划与总结、印章管理文件等。业务管理档案：涵盖公司各项业务活动中形成的档案资料，如市场调研、销售合同、生产记录、质量检验报告等。财务管理档案：涉及公司财务活动的各类档案，如财务凭证、账簿、财务报表、审计报告等。人力资源管理档案：包括员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等方面的档案资料。基本建设档案：公司基本建设项目过程中形成的文件材料，如项目立项批复、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。2.档案收集部门收集：各部门负责收集本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，并按照档案分类要求进行初步整理，定期移交至公司档案管理部门。档案管理部门收集：档案管理部门应主动跟踪公司各项工作进展，及时收集重要文件材料，并督促各部门按时移交档案。同时，对各部门移交的档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。3.档案整理分类整理：档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，将同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。编号编目：为每一份档案编制唯一的档案编号，并进行编目，建立档案目录数据库，以便于查询和检索。编目内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。装订装盒：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。装订后的档案按照类别装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.档案保管库房建设：公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。档案上架：档案应按照类别、年度、保管期限等顺序上架存放，便于查找和管理。同时，要建立档案存放索引，标明档案在库房中的具体位置。定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。5.档案检索与利用检索工具：建立完善的档案检索工具，如纸质档案目录、电子档案数据库等，方便档案管理人员和利用者快速查找所需档案。利用申请：因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅档案名称、文号、查阅目的、查阅期限等信息，经部门负责人或档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅方式：档案查阅一般在档案库房内进行，如需借阅档案，应按照文件借阅的相关规定办理借阅手续。利用者查阅档案时应遵守档案库房管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。利用登记：档案管理部门应对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、部门、查阅档案名称、文号、查阅日期、查阅期限等信息，以便于统计和跟踪。6.档案鉴定与销毁定期鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的保管期限。鉴定工作由档案管理部门组织，相关业务部门参与，形成档案鉴定报告。销毁审批：经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，注明档案名称、文号、数量、销毁原因、保管期限等信息，经公司领导批准后，方可进行销毁。销毁实施：档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中要安排专人监销，并做好销毁记录，监销人和销毁人应在销毁记录上签字确认。

四、责任与处罚1.公司各部门应严格按照本制度的要求，做好文件和档案的管理工作。对违反制度规定，导致文件或档案丢失、损坏、泄露等情况的，将视情节轻重追究相关责任人的责任。2.对于在文件起草、审核、印发过程中，因工作疏忽导致文件出现错误或造成不良影响的，对相关责任人给予批评教育，并责令其及时纠正错误。3.对未按照规定进行文件签收、传阅、保管、借阅与归还等操作，造成文件管理混乱或丢失的，给予责任人警告处分，并要求其采取措施弥补损失。4.对于在档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节中，违反制度规定的行为，视情节轻重给予责任人相应的纪律处分或经济处罚。如因故意或重大