物资采购及合同管理办法

物资采购及合同管理办法一、总则1.目的为规范公司物资采购及合同管理工作，加强内部控制，防范风险，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门物资采购及合同签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.基本原则（1）合法性原则：物资采购及合同管理应符合国家法律法规及公司相关规定。（2）效益性原则：以降低采购成本、提高物资质量和使用效益为目标。（3）公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保供应商机会均等，公平竞争。（4）归口管理原则：物资采购实行归口管理，明确各部门职责。

二、职责分工1.采购部门（1）负责制定采购计划，组织实施采购活动。（2）选择供应商，进行商务谈判，签订采购合同。（3）跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.需求部门（1）提出物资需求计划，明确物资规格、型号、数量等要求。（2）参与采购过程中的技术谈判，对物资质量进行验收。3.财务部门（1）负责审核采购预算，监督采购资金使用。（2）参与采购合同评审，负责合同付款审核。4.审计部门负责对物资采购及合同管理进行审计监督，检查采购过程的合规性和效益性。

三、采购计划管理1.需求预测各需求部门应定期对物资需求进行预测，结合生产经营计划、库存状况等因素，提出物资需求计划。2.采购计划编制采购部门根据需求部门的物资需求计划，结合库存情况，编制年度、季度、月度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购时间等内容。3.采购计划审批采购计划报经分管领导审核后，提交总经理审批。重大采购计划需经公司董事会审议通过。

四、供应商管理1.供应商选择（1）采购部门应建立供应商信息库，收集供应商基本资料、资质证明、业绩情况等信息。（2）根据采购物资的要求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，进行实地考察或调查，评估供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面情况。（3）综合评估结果，选择合格供应商，与其签订合作协议或框架合同。2.供应商评价与考核（1）采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价指标包括物资质量、交货期、价格、售后服务等。（2）根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商进行淘汰或整改。

五、采购流程1.采购申请需求部门根据物资需求计划，填写采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等内容，经部门负责人审核后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，进行初审，审核采购申请的必要性、合理性等。初审通过后，报分管领导审批。对于重大采购项目，需报总经理审批。3.采购实施（1）采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等。（2）编制采购文件，明确采购物资的技术要求、商务条款、评标标准等内容。（3）发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。（4）组织开标、评标或谈判活动，确定中标供应商或成交供应商。4.合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。5.合同执行与验收（1）供应商按照采购合同约定组织生产和发货，采购部门跟踪合同执行情况，及时协调解决问题。（2）物资到货后，需求部门负责组织验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等。验收合格后，填写验收报告。（3）对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货。

六、合同管理1.合同签订（1）采购合同必须采用书面形式，由采购部门负责起草，经财务部门、法律部门等相关部门审核后，报分管领导审批。（2）合同签订前，应对合同对方的主体资格、经营范围、信用状况等进行审查，确保合同合法有效。（3）合同签订时，应明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清或歧义条款。2.合同履行（1）合同双方应按照合同约定履行各自的义务，采购部门应跟踪合同执行情况，及时掌握物资到货、验收、付款等环节的进展。（2）如合同履行过程中出现问题或变更事项，应及时与对方协商解决，并签订补充协议或变更合同。3.合同变更与终止（1）合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。（2）合同终止时，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权利义务的履行完毕。4.合同档案管理采购部门负责建立合同档案，对合同文本、审批文件、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、存放，便于查阅和使用。

七、监督与检查1.内部审计监督审计部门定期对物资采购及合同管理进行审计监督，检查采购过程的合规性、合同签订与履行情况、采购成本控制等方面内容。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门自查采购部门应定期对自身采购及合同管理工作进行自查，发现问题及时整改。同时，应积极配合内部审计监督和其他部门的检查工作。3.违规处理对于在物资采购及合同管理过程中违反本办法规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。构成违法犯罪的，依法追究法律