行政物资管理制度

行政物资管理制度一、总则1.目的为加强公司行政物资的管理，规范行政物资的采购、使用、保管及处置等行为，提高行政物资使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的行政物资管理。行政物资是指公司为开展日常办公、运营活动所需的各类物品，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、低值易耗品、通讯设备、交通工具等。3.管理原则统一管理：行政物资实行统一采购、统一调配、统一核算，由公司行政部门归口管理。合理配置：根据工作实际需要，合理确定行政物资的配备标准和数量，避免浪费和闲置。节约使用：倡导节约意识，鼓励员工合理使用行政物资，延长物资使用寿命，降低物资消耗。规范流程：明确行政物资管理各环节的操作流程和审批程序，确保管理工作规范、有序进行。

二、职责分工1.行政部门负责制定和完善行政物资管理制度，并组织实施。负责行政物资的采购计划编制、采购执行、验收、入库、保管、发放、调配、盘点等日常管理工作。定期对行政物资的使用情况进行检查和分析，提出改进建议，提高物资使用效率。负责行政物资报废、报损等处置工作的审核和申报。2.使用部门负责本部门行政物资需求的申报，明确物资的规格、型号、数量等要求。负责本部门行政物资的领用、使用和保管，做好物资的日常维护和保养，确保物资正常使用。配合行政部门做好行政物资的盘点工作，及时反馈物资使用过程中存在的问题。3.财务部门负责行政物资采购资金的审核和支付。负责行政物资的账务核算，定期与行政部门核对账目，确保账实相符。参与行政物资报废、报损等处置工作的审核，监督处置资金的收支情况。4.审计部门负责对行政物资采购、使用、保管及处置等环节进行审计监督，确保行政物资管理工作合规、有效。

三、采购管理1.采购计划各使用部门应根据工作需要和实际库存情况，于每月末前向行政部门提交下月行政物资需求计划。需求计划应详细注明物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。行政部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况进行综合分析，编制月度行政物资采购计划。采购计划应经行政部门负责人审核后报公司分管领导审批。对于临时性、紧急性的行政物资需求，使用部门可填写《行政物资紧急采购申请表》，经部门负责人签字后报行政部门，行政部门审核确认后可先行采购，采购完成后及时补办相关审批手续。2.采购方式集中采购：对于通用性强、使用量大的行政物资，如办公用品、办公设备等，实行集中采购。由行政部门通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商，签订采购合同，统一组织采购。分散采购：对于专业性较强、集中采购难以满足需求的行政物资，或采购金额较小、不适合集中采购的物资，可由使用部门在公司规定的合格供应商范围内自行采购。使用部门应在采购前填写《行政物资分散采购申请表》，经部门负责人审核、行政部门审批后实施采购。3.供应商管理行政部门负责建立和维护公司行政物资供应商名录。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，及时调整出供应商名录。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.采购执行行政部门根据审批后的采购计划或采购申请表，按照规定的采购方式组织实施采购。采购人员应严格按照采购合同要求，与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。采购过程中发生的物资价格变动、交货期变更等情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并向行政部门负责人报告。如因特殊原因需要变更采购合同，应按照公司合同管理规定办理相关手续。采购物资到货前，采购人员应及时通知使用部门和行政部门相关人员做好验收准备。

四、验收与入库1.验收行政部门组织使用部门、财务部门等相关人员对采购物资进行验收。验收人员应依据采购合同、发票及相关质量标准，对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。对于办公设备、办公家具等需要安装调试的物资，应在安装调试完毕后进行验收，确保物资正常运行。验收合格的物资，验收人员应在《行政物资验收单》上签字确认；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理，并做好记录。2.入库验收合格的物资，由行政部门仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员应根据《行政物资验收单》，对物资进行分类存放，并填写《行政物资入库单》，注明物资名称、规格型号、数量、入库日期等信息。《行政物资入库单》一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购人员作为结算凭证。仓库管理人员应定期对入库物资进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。

五、保管与发放1.保管行政部门应设立专门的仓库或储物区域，用于存放行政物资。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资安全。仓库管理人员应对入库物资进行分类标识、分区存放，并建立物资台账，详细记录物资的出入库情况。定期对库存物资进行盘点清查，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结果应形成书面报告，报行政部门负责人审核。如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因并进行处理。对于易损、易腐、有保质期要求的物资，应定期检查其质量状况，及时清理过期、变质物资。2.发放行政物资的发放实行以旧换新（如有规定）、限量领用制度。使用部门应指定专人负责物资领用，并填写《行政物资领用申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、领用原因等信息，经部门负责人签字后交行政部门。行政部门仓库管理人员根据审批后的《行政物资领用申请表》发放物资，并在《行政物资领用登记表》上记录领用情况，包括领用日期、领用部门、领用人、物资名称、规格型号、数量等信息。对于价值较高、使用期限较长的行政物资，如办公设备、办公家具等，应建立领用档案，记录物资的领用、使用、维修、报废等情况。行政部门应定期对各部门行政物资的领用情况进行统计分析，如发现异常领用情况，应及时与使用部门沟通核实。

六、使用与维护1.使用各使用部门应教育员工正确使用行政物资，遵守操作规程，爱护物资设备，严禁违规操作或野蛮使用。员工在使用行政物资过程中发现问题，应及时向部门负责人报告，由部门负责人协调行政部门进行维修或处理。禁止将行政物资擅自转借、挪用或用于非工作用途。如需外借行政物资，应填写《行政物资外借申请表》，经部门负责人和行政部门负责人审批后办理外借手续。外借期限不得超过规定时间，外借期间由借用人负责物资的保管和归还。2.维护行政部门负责制定行政物资的维护保养计划，并组织实施。对于办公设备、办公家具等，应定期进行检查、保养和维修，确保其正常运行。建立行政物资维修档案，记录物资的维修情况，包括维修时间、维修内容、维修费用等信息。鼓励员工参与行政物资的维护保养工作，提高员工的节约意识和责任感。对于能够自行维修的小故障，员工可在行政部门指导下进行维修。

七、处置管理1.报废与报损行政物资因使用年限到期、损坏无法修复、技术淘汰等原因需要报废的，由使用部门填写《行政物资报废申请表》，详细说明报废原因，并附上相关证明材料，如物资购置发票、使用记录、维修记录等，经部门负责人签字后报行政部门。行政部门组织相关人员对报废物资进行鉴定，核实情况属实后，填写《行政物资报废鉴定表》，经行政部门负责人审核、公司分管领导审批后进行报废处理。对于因不可抗力、意外事故等原因造成行政物资损坏或丢失需要报损的，使用部门应及时向行政部门报告，并提供相关证明材料，按照报废审批程序办理报损手续。2.处置方式对于已批准报废的行政物资，行政部门应根据物资的实际情况选择合适的处置方式，如变卖、捐赠、回收等。变卖报废物资应通过招标、询价、拍卖等方式进行，确保处置价格合理、公开、公正。变卖收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。对于可捐赠的物资，应按照公司相关规定办理捐赠手续，确保捐赠物资的去向合法、合规。对于有回收价值的报废物资，应联系专业回收公司进行回收处理，回收过程中应做好记录，确保物资得到妥善处置。3.账务处理财务部门根据行政部门提交的《行政物资报废鉴定表》、《行政物资处置清单》等相关资料，及时进行账务处理，核销报废物资的账面价值。对于处置报废物资取得的收入，财务部门应按照规定进行账务核算，如实反映公司的资产处置收益情况。

八、监督与检查1.行政部门应定期对行政物资管理情况进行自查，及时发现和纠正管理过程中存在的问题。自查内容包括采购计划执行情况、物资验收与入库情况、保管与发放情况、使用与维护情况、处置管理情况等。2.财务部门应定期对行政物资的账务进行审计，检查账务处理是否规范、准确，物资采购资金的使用是否合理。3.审计部门应不定期对行政物资管理工作进行审计监督，重点审查采购过程的合规性、物资使用的合理性、处置行为的合法性等方面，对发现的问题提出审计意见和建议，并督