行政办公管理制度

行政办公管理制度一、总则1.目的：为规范公司行政办公管理，提高工作效率，确保各项工作有序进行，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司全体员工。3.管理原则：遵循合法合规、高效便捷、权责明确、监督制约的原则。

二、办公秩序管理1.考勤制度员工应严格遵守公司规定的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退。员工请假需提前填写请假申请表，按照审批流程经相关领导批准后生效。请假期间应保持通讯畅通，以便处理工作事宜。无故旷工者，按照公司相关规定进行处罚。2.办公区域环境保持办公区域整洁卫生，物品摆放整齐有序。爱护办公设施设备，不得随意损坏或挪用。如有损坏，应及时报告并照价赔偿。禁止在办公区域内吸烟、大声喧哗、追逐打闹等影响他人工作的行为。3.公共资源使用合理使用公司的办公用品、水电、网络等公共资源，杜绝浪费。如需使用会议室、接待室等公共场地，应提前预约，使用后及时清理恢复原状。

三、文件与档案管理1.文件管理文件的起草、审核、签发应按照规定的流程进行。文件内容应准确、清晰、规范。收文应及时登记、传阅、办理，不得积压。重要文件应跟踪催办，确保落实。发文应进行编号、登记，确保文件的准确性和完整性。文件发出后应及时跟踪送达情况。定期对文件进行整理、归档，便于查阅和保存。2.档案管理公司档案包括行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等各类档案。档案管理人员应按照档案管理的相关规定，对档案进行分类、整理、编号、装订。建立档案借阅制度，严格履行借阅手续，确保档案的安全和保密。借阅档案应按时归还，如有损坏或丢失，应承担相应责任。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。

四、会议管理1.会议分类公司会议分为公司例会、部门会议、专项会议等。2.会议组织会议主办部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通知相关人员。会议组织者应做好会议准备工作，包括会议资料的准备、会议场地的布置等。会议期间应保持良好的秩序，参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得随意打断他人。3.会议记录会议应安排专人负责记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。会议记录应及时整理，形成会议纪要，并按照审批流程经相关领导审核后发布。会议纪要应明确责任人和完成时间，跟踪决议事项的执行情况。

五、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章使用印章使用应严格按照审批流程进行，未经授权不得擅自使用印章。使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事项、使用时间、使用人等信息，经相关领导批准后，到印章管理部门办理盖章手续。印章管理人员应认真核对申请事项与审批内容是否一致，确认无误后加盖印章，并做好登记。3.印章保管印章应指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，确保印章的安全。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自携带印章外出。如因工作需要携带印章外出，应经相关领导批准，并办理登记手续。定期对印章进行检查，如发现印章损坏或丢失，应及时报告并采取相应措施。

六、车辆管理1.车辆调度公司车辆由行政部门统一调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。员工如需使用车辆，应提前填写用车申请表，经部门负责人审核、行政部门批准后，到车队办理派车手续。车辆调度应优先保障公司重要公务活动和紧急工作需要。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。驾驶员应定期对车辆进行保养和维护，确保车辆性能良好。如发现车辆故障，应及时报告并维修。车辆使用过程中发生交通事故，驾驶员应立即停车，保护现场，及时报告交警部门和公司行政部门，并积极配合处理。3.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修费等。车辆费用应按照公司财务制度进行报销，驾驶员应妥善保管相关票据，定期到财务部门办理报销手续。行政部门应定期对车辆费用进行统计分析，控制车辆使用成本。

七、办公用品与设备管理1.办公用品管理行政部门负责办公用品的采购、保管、发放等工作。员工应根据工作需要合理领用办公用品，不得浪费。定期对办公用品进行盘点，及时补充库存，确保办公用品的正常供应。2.办公设备管理办公设备包括电脑、打印机、复印机、传真机等。行政部门应建立办公设备台账，对办公设备进行登记、编号、维护、保养等管理。员工应正确使用办公设备，如发现设备故障，应及时报告行政部门进行维修。办公设备的报废、更新应按照公司规定的流程进行审批。

八、接待管理1.接待原则热情周到、规范有序、勤俭节约。2.接待流程接待部门应提前了解来访人员的基本情况、来访目的、行程安排等信息，并填写接待申请表，经相关领导批准后安排接待工作。根据来访人员的级别和重要程度，确定接待规格和接待方式。做好接待准备工作，包括车辆安排、餐饮安排、住宿安排、会议室安排等。接待过程中，应安排专人陪同，介绍公司情况，解答疑问，确保接待工作顺利进行。3.接待费用管理接待费用应严格按照公司规定的标准执行，不得超支。接待费用报销应提供相关票据，按照公司财务制度进行审批报销。

九、安全与保密管理1.安全管理加强公司安全保卫工作，确保公司财产和员工人身安全。制定安全管理制度，明确安全责任，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。加强对重点区域、重要设备的安全防范措施，配备必要的安全设施设备。如发生安全事故，应立即启动应急预案，及时报告相关部门，并积极配合处理。2.保密管理加强公司保密工作，保护公司商业秘密和敏感信息。制定保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等。对涉及公司机密的文件、资料、信息等进行严格管理，限制知悉范围。员工应签订保密协议，遵守保密规定，不得泄露公司机密信息。如发现泄密事件，应及时报告并采取措施进行处理