大型论坛筹备协议

大型论坛筹备协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：____________________

地址：____________________

乙方（以下简称“乙方”）名称：____________________

地址：____________________

鉴于甲方计划举办一场大型论坛，旨在促进行业交流与合作，提高行业整体水平，乙方愿意为甲方提供筹备及执行服务。为明确双方的权利义务，经双方友好协商，特订立本协议。

本协议的签订，旨在明确甲乙双方在大型论坛筹备过程中的合作内容、责任分配、费用结算等事项，确保论坛的顺利进行。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务：

1.提供论坛的主题、时间、地点、规模等基本信息，确保信息的准确性和及时性。

2.配合乙方进行论坛的宣传推广工作，包括但不限于媒体发布、线上线下活动等。

3.在论坛筹备过程中，提供必要的场地、设备、物资等支持，确保论坛的顺利进行。

4.对乙方提供的服务进行监督和评估，确保服务质量符合协议要求。

5.按照协议约定，支付乙方筹备及执行服务费用。

6.对论坛的成果进行总结和推广，提高论坛的影响力。

二、乙方责任和义务：

1.根据甲方提供的信息，制定详细的筹备方案，包括但不限于场地布置、设备租赁、人员安排等。

2.按照甲方要求，负责论坛的宣传推广工作，确保论坛的知名度。

3.负责论坛的现场执行工作，包括但不限于现场布置、设备调试、人员管理等。

4.在论坛筹备过程中，与甲方保持密切沟通，及时反馈筹备进展。

5.对甲方提供的场地、设备、物资等资源进行合理使用，确保资源的高效利用。

6.按照协议约定，提供高质量的筹备及执行服务，确保论坛的顺利进行。

7.对论坛的成果进行总结和反馈，协助甲方进行后续推广。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照协议约定，提供高质量的筹备及执行服务。

2.甲方有权对乙方的服务进行监督和评估，确保服务质量。

3.乙方有权要求甲方按照协议约定，提供必要的场地、设备、物资等支持。

4.乙方有权要求甲方支付筹备及执行服务费用。

5.双方均有权在协议履行过程中，对对方的违约行为提出异议，并要求对方承担相应责任。

四、双方义务：

1.双方应按照协议约定，履行各自的责任和义务。

2.双方应保持密切沟通，及时解决筹备过程中出现的问题。

3.双方应遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。

4.双方应保守协议内容，不得泄露给无关第三方。

合同金额与支付方式：

本协议的总金额为人民币__________元（大写：__________元整），以下简称“合同金额”。

一、支付比例：

1.预付款：合同签订后，甲方应向乙方支付合同金额的__________%作为预付款，即人民币__________元。

2.进度款：论坛筹备期间，乙方每完成一项关键工作，甲方应按照乙方提交的进度报告及费用清单，支付已完成工作量的__________%作为进度款。

3.结算款：论坛成功举办后，甲方应在论坛结束后的__________个工作日内，对乙方提供的最终服务进行验收，验收合格后支付结算款，即合同金额减去已支付预付款及进度款后的剩余金额。

二、支付方式：

1.预付款及进度款的支付：甲方应通过银行转账方式将款项支付至乙方指定的账户。

2.结算款的支付：甲方应通过银行转账方式将结算款支付至乙方指定的账户。

三、支付条件：

1.甲方支付款项前，乙方应向甲方提供详细的费用清单、工作进度报告及相关证明材料。

2.甲方在收到乙方提供的上述材料后，应在__________个工作日内完成款项支付。

3.若乙方在合同履行过程中出现重大违约行为，甲方有权暂停支付款项，直至乙方纠正违约行为。

四、额外费用：

1.本协议的合同金额不包括因不可抗力、政策调整等原因产生的额外费用。

2.如出现额外费用，双方应根据实际情况协商解决，并在必要时签订补充协议。

五、违约责任：

1.若甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款利息，利率为__________%。

2.若乙方未按时完成工作或提供的服务不符合协议要求，甲方有权要求乙方承担相应的违约责任。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理：

1.违约行为：

（1）甲方违约：未按协议约定支付款项；未提供必要场地、设备、物资等支持；提供虚假信息导致筹备工作受阻等。

（2）乙方违约：未按协议约定提供高质量服务；未按时完成工作或提供的服务不符合协议要求；泄露协议内容等。

2.处理方式：

（1）甲方违约：乙方有权要求甲方立即改正违约行为，并承担相应违约责任；若甲方拒不改正，乙方有权解除协议，并要求甲方赔偿损失。

（2）乙方违约：甲方有权要求乙方立即改正违约行为，并承担相应违约责任；若乙方拒不改正，甲方有权解除协议，并要求乙方赔偿损失。

二、争议解决：

1.争议解决方式：本协议的争议解决方式为协商、调解、仲裁或诉讼。

2.协商：双方应本着友好、平等的原则，积极协商解决争议。

3.调解：协商不成时，任何一方均可申请调解，调解人应具备相关专业知识。

4.仲裁：协商和调解均未解决问题时，任何一方均可向有管辖权的仲裁机构申请仲裁，仲裁裁决为终局裁决。

5.诉讼：协商、调解和仲裁均未解决问题时，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

6.争议解决程序：双方应在争议发生后__________个工作日内提出书面请求，并提供相关证据。

7.适用法律：本协议适用中华人民共和国法律。

8.管辖法院：本协议争议的解决，应向协议签订地人民法院提起诉讼。

三、违约责任及赔偿：

1.任何一方违约，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。

2.违约金的计算标准：根据违约行为的严重程度和损失情况，由双方协商确定。

3.损失赔偿：违约方应赔偿因违约行为给对方造成的直接经济损失和合理费用。

4.违约金的支付方式：违约方应在违约行为发生后__________个工作日内支付违约金。

四、不可抗力：

1.如发生不可抗力事件，导致本协议无法履行，双方应相互理解，并协商解决。

2.不可抗力事件包括自然灾害、政府行为、社会异常事件等。

3.双方应在不可抗力事件发生后__________个工作日内通知对方，并提供相关证明材料。

附则：

一、生效条件：

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

二、有效期：

本协议的有效期为自生效之日起至论坛成功举办之日止。如需延长有效期，双方应提前__________个工作日协商一致，并签订补充协议。

三、变更和终止条款：

1.变更：本协议的任何变更，必须以书面形式进行，并经双方签字（或盖章）确认。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更本协议的内容。

2.终止：

（1）协议到期自然终止；

（2）任何一方违反本协议约定，经对方书面通知后__________个工作日内仍未纠正，对方有权解除本协议；

（3）因不可抗力导致本协议无法履行，双方协商一致后可终止本协议；

（4）法律法规或政策调整导致本协议无法履行，双方协商一致后可终止本协议。

3.终止后的处理：

（1）终止协议后，双方应立即停止履行各自的权利和义务；

（2）乙方应向甲方提供已完成工作的总结报告，甲方应支付乙方已完成工作量的相应款项；

（3）双方应妥善处理合同终止后的遗留问题，包括但不限于场地、设备、物资等资源的返还。

四、通知：

1.双方应按照本协议约定的地址和联系方式进行通知。

2.通知应以书面形式进行，并加盖公章或签字确认。

3.通知自送达对方之日起生效。

五、不可抗力：

1.本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、政府行为、社会异常事件等。

2.发生不可抗力事件时，双方应及时通知对方，并提供相关证明材料。

3.不可抗力事件持续期间，本协议的履行期限相应顺延。

六、争议解决：

本协议的争议解决方式、适用法律和管辖法院等事项，均按照“违约与争议解决机制”部分的约定执行。

七、其他：

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。

2.本协议的附件与本协议具有同等法律效力。

3.本协议的标题仅供参考，不影响本协议的效力。

附件：

一、需求文档

1.大型论坛筹备需求说明书，包括论坛主题、目标受众、活动日程、场地要求、设备需求等详细信息。

2.论坛宣传推广方案，包括媒体计划、线上线下活动安排、合作伙伴关系等。

二、设计方案

1.论坛场地布置图，包括舞台、观众席、休息区等布局设计。

2.论坛背景板、海报、邀请函等视觉设计稿件。

三、技术规格

1.论坛所需设备清单，包括音响、灯光、投影仪、网络设备等的技术参数和规格。

2.设备租赁合同副本，明确租赁设备的使用期限、维护责任等。

四、各类证件复印件

1.甲方相关资质证明，如营业执照、组织机构代码证等。

2.乙方相关资质证明，如营业执照、专业许可证等。

3.论坛举办场所的租赁合同副本，明确租赁期限、费用等。

五、其他辅助材料

1.论坛筹备进度报告，包括