建筑公司费用报销制度

建筑公司费用报销制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目部、分公司等相关部门。3.基本原则真实性原则：费用报销必须以实际发生的经济业务为依据，提供真实、合法、有效的凭证。合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理性、必要性原则，杜绝不合理支出。审批合规原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，各级审批人员应认真履行职责，确保审批意见准确、合规。及时性原则：费用报销应在规定的时间内办理，不得拖延，以保证财务核算的及时性和准确性。

二、费用报销的一般规定1.报销凭证要求所有费用报销必须取得合法有效的原始凭证，包括发票、收据、车票、机票等。发票应具备税务监制章、发票专用章、开票日期、购买方名称、服务内容、金额等要素，且内容必须真实、完整、清晰。对于增值税专用发票，报销时应确保发票的开具符合国家税务法规要求，抵扣联应妥善保管，不得折叠、污损，以备税务机关查验。原始凭证如有遗失，应取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位负责人、财务负责人和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人、财务负责人和单位领导人批准后，代作原始凭证。2.报销审批流程一般流程：费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。报销单经部门负责人审核签字，确认费用的真实性、合理性和必要性后，提交给财务部门。财务部门对报销凭证的合规性、金额计算准确性等进行审核，审核通过后报公司领导审批。公司领导根据审批权限进行审批，审批通过后，财务部门予以报销付款。特殊情况：对于金额较大或情况复杂的费用报销，可能需要经过公司相关会议讨论或专项审批流程。例如，重大项目的专项费用支出，需经项目决策小组审议通过后，方可进行报销。3.报销时限费用报销应在费用发生后的[X]个工作日内办理完毕。对于因特殊原因未能及时报销的，需经财务部门同意并说明原因。跨年度的费用原则上应在次年[X]月[X]日前报销完毕，逾期财务部门可不予受理（因特殊原因经公司领导批准的除外）。

三、各类费用报销标准及规定

差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、伙食补助及市内交通等费用。2.交通工具标准飞机：根据出差的紧急程度和实际需要，经公司领导批准后可乘坐飞机。乘坐飞机的舱位等级应符合公司规定，一般情况下，中层及以下管理人员乘坐经济舱，高层管理人员可乘坐公务舱。火车：长途出差优先选择火车，乘坐火车软席（软座、软卧）的人员范围为公司领导及相当职务人员；其他人员原则上乘坐火车硬席（硬座、硬卧），因工作需要乘坐火车软座、软卧的，需经公司领导批准。长途汽车：长途汽车票应注明出发地、目的地、乘车时间、票价等信息，作为报销依据。市内交通：出差期间市内交通原则上选择公共交通出行，如公交车、地铁等。如因特殊情况需要乘坐出租车，应在报销单上注明事由。3.住宿标准根据出差地区的不同，分为一类地区、二类地区、三类地区，具体划分标准见附件[X]。住宿标准按照相应地区执行，实际发生的住宿费应在标准范围内凭发票报销。同性两人一同出差，应根据职务高低或年龄大小安排住宿，原则上按一人标准报销住宿费。如有特殊情况需要分别住宿的，需经公司领导批准。4.伙食补助标准出差期间的伙食补助按照自然天数计算，补助标准为一类地区[X]元/天，二类地区[X]元/天，三类地区[X]元/天。出差人员由接待单位统一安排伙食的，不享受伙食补助，但应取得接待单位开具的相关证明。5.报销规定出差人员应在出差结束后及时填写差旅费报销单，按规定粘贴原始凭证，并附上出差审批单。差旅费报销时，应分别注明出差的起止日期、地点、事由等信息，对于乘坐飞机的，还需注明航班号；对于乘坐火车的，需注明车次。如有订票手续费、保险费等额外支出，应一并在报销单上注明，并提供相应的票据作为报销依据。

业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的应酬费用，包括因接待客户、供应商等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。2.审批流程业务招待费的报销应提前填写业务招待费申请表，详细注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人审核后，报公司领导审批。未经审批的业务招待费不予报销。业务招待费申请表应作为报销凭证的附件，与报销单一起提交财务部门。3.报销标准业务招待费应严格控制在合理范围内，根据业务性质和实际需要确定招待标准。一般情况下，单次业务招待费不得超过[X]元，特殊情况需超过标准的，需经公司总经理批准。招待客户应本着节俭、务实的原则，严禁铺张浪费。对于礼品赠送，应符合相关规定，避免违规行为。4.报销规定业务招待费报销时，应提供真实有效的发票，发票内容应详细注明招待事项、消费金额等信息。如为餐饮发票，应附上消费清单。对于赠送礼品的业务招待费，还应提供礼品清单，注明礼品名称、数量、单价等信息，并由接受礼品的人员签字确认。

办公用品及低值易耗品1.定义办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、文件夹、墨盒等消耗性物品；低值易耗品是指单位价值在规定标准以下（一般为[X]元以下）、使用年限在一年以内的劳动资料，如办公桌椅、文件柜、饮水机等。2.采购及审批流程办公用品及低值易耗品的采购应根据实际需求填写采购申请单，经部门负责人审核后，提交给行政部门。行政部门根据库存情况进行汇总采购。对于批量采购金额较大的办公用品及低值易耗品，需经公司领导审批后，方可进行采购。3.报销规定办公用品及低值易耗品采购后，由行政部门统一办理入库手续，并填写入库单。报销时，经办人员应提供采购发票、入库单及采购申请单，按规定填写费用报销单，经部门负责人、行政部门审核签字后，报财务部门报销。财务部门应根据入库单对采购数量、金额进行核对，确保报销金额与实际采购情况相符。对于已办理入库手续的办公用品及低值易耗品，应按照领用情况进行分摊，不得一次性全部报销。

通讯费1.定义通讯费是指公司员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.报销标准根据员工的岗位和工作性质，制定不同的通讯费报销标准。具体标准如下：公司领导[X]元/月；中层管理人员[X]元/月；一般员工[X]元/月。员工通讯费报销应凭正规的通讯费发票，发票抬头必须为公司名称或员工个人姓名。3.报销规定员工应按照公司规定的报销标准在限额内报销通讯费，超出部分自理。通讯费报销周期为每月一次，员工应在次月[X]日前提交当月通讯费报销单及发票，经部门负责人审核签字后，报财务部门报销。

车辆费用1.定义车辆费用是指公司车辆在使用过程中发生的加油费、过路费、停车费、车辆维修保养费、保险费等支出。2.车辆使用管理公司车辆由行政部门统一管理，建立车辆使用登记制度，详细记录车辆的使用时间、事由、行驶里程等信息。车辆使用应优先保障公司公务需要，严禁公车私用。因特殊情况需要私车公用的，应按照公司规定办理相关手续，并给予一定的费用补贴，补贴标准为[X]元/公里。3.费用报销规定加油费报销应提供正规的加油发票，发票上应注明加油时间、金额、加油地点等信息。如使用加油卡加油，应提供加油卡充值记录及消费清单。过路费、停车费报销应提供相应的票据，票据上应注明车辆牌号、时间、事由等信息。车辆维修保养费报销应提供维修保养清单及发票，发票上应注明维修保养项目、金额等信息。维修保养前需填写车辆维修申请表，经行政部门审核、公司领导批准后，方可进行维修保养。车辆保险费报销应提供保险发票及保险单，保险费用应按照公司规定的标准进行支付，超出部分不予报销。

四、费用报销的其他规定1.借款管理因业务需要借款的，借款人应填写借款单，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息，经部门负责人审核、公司领导审批后，到财务部门办理借款手续。借款应按照借款用途使用，不得挪作他用。借款期限一般不得超过[X]个月，特殊情况需延长借款期限的，需经公司领导批准。借款人应在借款到期后及时归还借款，如需续借，应重新办理借款手续。对于逾期未归还的借款，财务部门将从借款人工资中扣除。2.费用分摊对于涉及多个部门或项目的共同费用，应按照合理的方法进行分摊。例如，水电费可根据各部门实际使用面积进行分摊；差旅费可根据出差人员所属部门进行分摊。费用分摊应在费用发生后及时进行，并编制费用分摊表，作为报销凭证的附件。财务部门应根据费用分摊表进行账务处理。3.财务审计与监督财务部门应定期对费用报销情况进行审计和检查，对发现的问题及时进行整改。对于违反本制度规定